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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 20  CÉRÉMONIE DE REMISE DES TROPHÉES SPORTIFS PAR UN CONSEIL GÉNÉRAL

 

Une soirée dédiée aux athlètes qui se sont illustrés au cours de l’année et aux clubs les plus performants est organisée, par la collectivité, à l’issue des compétitions sportives de l’été. 

 

Les trophées récompensent toutes les disciplines qu’elles soient individuelles ou collectives.  

 

A - La date 

 

Elle est fixée courant septembre, après la saison estivale.  

 

B - Le lieu 

 

Une salle assez vaste dans l’enceinte de la collectivité est nécessaire, cette manifestation attirant un grand nombre de sportifs, notamment pour les sports d’équipe.  

 

C - Le carton d’invitation 

 

Le carton d’invitation est établi par la puissance invitante. Le carton se présentera de la façon suivante : 

 

M. X ………… 
Président du conseil général de département 
 
M. Y ………… 
Conseiller général, délégué aux sports 
 
ont le plaisir de vous convier 
 
Jour, date, à heure 
Lieu ………… 
 
à la cérémonie de remise des trophées sportifs 
 
et au cocktail qui suivra 
 
Réponse SVP au (téléphone) avant le ………… (date
 
………… 
adresse de la collectivité

 

- Un quota est réservé pour le service des sports de la collectivité qui l’adresse aux divers clubs et comités concernant les disciplines récompensées. 

- Un quota est également attribué aux établissements scolaires ayant participé aux différents challenges sportifs leur étant réservés. 

 

D - Le fichier 

 

- Fichier principalement sportif : fédérations, associations, clubs et scolaires, comités, maisons de quartier, centre sociaux, athlètes. 

- Le service presse de la collectivité relaie l’information auprès des médias. 

 

E - L’organisation 

 

- Une signalétique est installée pour l’acheminement du public. 

- Les hôtesses accueillent et accompagnent les invités.  

- Un podium suffisamment grand pour accueillir les équipes des différentes disciplines est installé en fond de salle.  

- Un animateur (souvent un journaliste sportif) organise le déroulé de la cérémonie. 

- Allocution : 

* Le président de la collectivité accueille et prononce un discours ; 

* L’animateur reprend la parole pour commencer les annonces.  

- Remise des récompenses aux athlètes : 

* Les athlètes sont appelés par groupe et par discipline ; 

* Le président, les élus présents, ainsi que les représentants officiels des disciplines remettent tour à tour les trophées ; 

* Avant la remise aux clubs sportifs, l’animateur annonce une démonstration, plutôt de sport d’équipe : karaté, gymnastique sportive, etc. Le temps de la démonstration doit être limité à un quart d’heure maximum. 

- Remise des récompenses aux clubs :
Les dirigeants et les membres des clubs récompensés sont conviés par l’animateur à rejoindre le podium. Le trophée leur est remis par le président ou le délégué aux sports.  

- On peut prévoir aussi : 

* la remise des trophées d’honneur à des athlètes plusieurs fois champions ou des vétérans, ainsi qu’à un club qui s’est tout particulièrement distingué. Chaque athlète sera appelé individuellement, sur la scène, par l’animateur ; 

* la remise des trophées scolaires
Il peut être décerné, par exemple, dans le cadre d’un challenge intercollèges. L’animateur appelle les sportifs sur le podium, accompagnés par leur professeur d’éducation physique, et le chef d’établissement.  

- Chaque remise de trophée sera immortalisée par une photo qui sera adressée au récipiendaire avec un mot d’accompagnement du président.  

- À l’issue de la cérémonie, le président invite les invités à passer au buffet où sera offert le cocktail.  

 

Astuces
- Faire une annonce invitant à mettre les portables en veille. 
- On fait monter sur le podium tous les élus présents. 
- On note au président de la collectivité toutes les personnalités présentes avec leur titre, pour qu’il les cite dans son discours. 
- Concernant la démonstration sportive, il y a lieu de prévoir : 
* un vestiaire proche de la salle de réception ; 
* un podium, ou un espace suffisamment vaste nécessaire à cette démonstration ; 
* si ce sont des arts martiaux, un tatami.  
Le tout doit être monté suffisamment à l’avance pour permettre les répétitions préalables à la démonstration. 
- Durant la manifestation, il est judicieux de disposer un grand écran, sur lequel seront projetées les photos des compétitions et des athlètes, ou éventuellement une vidéo, qui passe en boucle, de tous les événements ayant donné lieu à la remise des trophées sportifs.

 

Michèle TOMASI

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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