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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 19  SOIRÉE DE REMISE DES GRANDS PRIX DU SPORT ORGANISÉE PAR UN CONSEIL REGIONAL

 

A - Contexte, date 

 

Chaque année, les sportifs d’une région sont mis en valeur par une grande soirée festive. Le mois de février, juste après la période des fêtes et avant le début des saisons sportives, semble le plus adapté. La soirée a lieu un vendredi pour permettre aux sportifs des départements éloignés d’y participer. Un jury fait une sélection parmi les nominés et rend ses conclusions le mois précédent. 

 

B - Invitations 

 

- Sur les cartons figurent en puissances invitantes : le président du conseil régional ainsi que le président du comité régional olympique et sportif (dans certaines régions, il y en a deux). 

- Les invitations sont envoyées de manière coordonnée par les CROS (pour les sportifs) et par la Région (pour les personnalités). 

- Un bulletin-réponse s’impose pour prévoir la salle, le traiteur et les places réservées pour les personnalités. 

 

C - Public 

 

- Sont conviés à la soirée : tous les nominés, les familles des lauréats, des athlètes de haut niveau, dont le parrain et la marraine de la soirée. Cela représente environ 50 à 70 personnes.  

- Les comités et ligues sont représentés à raison de 4 à 6 personnes par discipline sportive (présidents, dirigeants…). Cela représente environ la moitié de l’assistance, soit 400 personnes.  

- Les clubs sportifs sont choisis en fonction de leur représentativité à la fois géographique (tous les départements de la région doivent y figurer) et leur importance. C’est un choix toujours difficile. 

- Enfin, les personnalités sont essentiellement des élus : conseillers régionaux, le représentant du président du conseil général et du maire du lieu d’accueil, les maires des communes dont sont issus les nominés et lauréats, ainsi que les services de l’État du secteur jeunesse et sport. 

 

D - Déroulé 

 

- Les athlètes de haut niveau, les lauréats, les personnalités et la presse sont conviés à un cocktail qui précède la soirée dans une salle à part, afin de les rassembler et faciliter les présentations. Un parking spécial leur est réservé. 

- Les invités (environ 800 à 1 000 personnes) sont accueillis par des hôtesses à l’aide des listes alphabétiques pour pouvoir indiquer certaines tables réservées (c’est le cas pour les équipes sportives). - Vestiaire obligatoire. 

- Un accueil spécial est fait pour les nominés qui sont tous placés. 

- Les autres invités se placent librement. La table d’honneur est au milieu. 

- Les conseillers régionaux président chacun une table. Le président, le vice-président aux sports coprésident la table d’honneur à laquelle prennent place le parrain et la marraine, les présidents des CROS et les lauréats des deux Grands Prix spéciaux. 

- La soirée commence par l’allocution du président sur scène et se poursuit par les interventions du ou des présidents de CROS (à table). 

- Ensuite, la soirée est rythmée par des séquences de remise des prix et des spectacles à caractère sportif. Le service du repas se fait en continu en évitant la circulation des serveurs pendant les spectacles. 

- Le protocole gère les séquences de remise de prix à l’aide d’hôtesses (remise des médailles, cadeaux et bouquet de fleurs pour les dames). 

- À la fin de la soirée, tous les lauréats et nominés, les athlètes de haut niveau, les conseillers régionaux, les CROS montent sur scène pour clore la soirée. 

 

Astuces
- Répartir les tables « officielles » partout dans la salle. Ainsi, les séquences de remise de prix auront toujours lieu près des invités.
- La traditionnelle photo de famille sera faite en début de soirée, juste après le discours du président pour que les photographes de presse puissent la traiter le soir même.
- Faire deux équipes d’hôtesses pour que les remises de prix soient les plus fluides possible sans temps mort.
- À la fin de la soirée, disposer les hôtesses près des tables officielles pour aider les personnalités et lauréats à retrouver leur parking.

Elena KONCKE 

Protocole de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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