consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 18  INAUGURATION D’UNE PISCINE COUVERTE

 

A - Objet 

 

Toute la difficulté d’organisation de cette inauguration réside dans le fait que les lieux ne permettent pas d’accueillir l’événement pour des raisons d’hygiène et de sécurité. La manifestation est organisée sur les espaces jouxtant la piscine (parkings, espaces verts…). 

 

B - Préparation 

 

Deux réunions doivent être programmées : une destinée à préparer le programme des animations de la journée d’inauguration ainsi que le moment plus protocolaire des discours, de la visite de l’établissement ; la seconde portant sur la logistique et la gestion des espaces. 

 

Cette inauguration représente un moment festif pour le quartier où est implantée la piscine et se doit d’être attractive. L’inauguration va s’articuler autour d’un moment fort qui peut être un spectacle du type plongeons de haute voltige. 

 

C - Invitations 

 

- Un carton double est établi par le service du protocole. Sur la première page figure un visuel conçu par le service communication sur le thème de la piscine et du nom qui lui a été attribué ; la seconde de couverture est destinée au texte de l’invitation et aux logos, la troisième au programme des manifestations. 

- Les puissances invitantes sont les partenaires financiers du projet : État, conseil général, Ville… Le carton doit être validé par les services protocole ou cabinet de chaque collectivité ou institution. 

- Le carton est adressé à tout le fichier protocolaire (préfet, députés, sénateurs…), à la presse, aux unions de quartiers, aux associations sportives, aux entreprises et à l’architecte qui ont travaillé sur le projet, à toutes les associations socioculturelles présentes sur le quartier. 

- Un prospectus reprenant le programme est distribué largement dans les boîtes aux lettres des habitants du quartier ainsi que dans les lieux publics. 

 

D - Déroulé 

 

- Arrivée des représentants des collectivités territoriales et de l’État ainsi que des invités. 

- Spectacle de plongeons de haute voltige (durée une demi-heure). 

- Dévoilement de la plaque d’inauguration par les représentants de l’État et des collectivités territoriales financeurs : le préfet, le président du conseil général et le maire. 

- Allocutions (le maire commence, le préfet clôt les discours). 

- Ouverture du buffet et visite privée de la piscine à l’intention des personnalités et de la presse sous la conduite de l’architecte. 

- Spectacle de plongeons de haute voltige pour le public qui ne pourra pas participer à la visite privée (durée une demi-heure). 

- Ouverture de la piscine au public – entrée gratuite. 

 

E - Logistique 

 

- Mettre en place un chapiteau. Pour cela, contacter plusieurs prestataires, leur donner les dimensions souhaitées, les contraintes horaires d’installation et de démontage. Prévoir une réunion sur place avec l’entreprise choisie afin de définir le lieu d’implantation du chapiteau. Celui-ci doit être suffisamment grand pour accueillir un podium pour les discours ainsi que les buffets. 

- Demander au service des espaces verts de la Ville d’assurer la décoration en plantes vertes du chapiteau, la décoration en plantes vertes et fleuries de l’estrade et de réaliser les bouquets de tables pour agrémenter le buffet. 

- Prévoir avec les services techniques de la collectivité un podium recouvert de moquette ainsi qu’un pupitre et des tables pour installer le buffet. L’estrade sera centrée sur la longueur du chapiteau et le buffet installé de part et d’autre de cette estrade. 

- Faire réaliser une plaque en plexiglas portant l’inscription « La piscine ………… a été inaugurée le ………… par Monsieur le Maire de ………… en présence de ………… ». Cette plaque sera posée sur un support provisoire : grille ou colonne à l’extérieur de la piscine et sera voilée aux couleurs de la Ville organisatrice. 

- Prévoir un lieu adéquat pour installer le bassin provisoire qui accueillera les exploits des plongeurs, en toute sécurité pour le public et les artistes.  

- S’assurer que toutes les règles de sécurité ont bien été respectées. Un bureau de contrôle peut être mandaté pour l’occasion. 

 

Astuces
- Prévoir des ballons à l’effigie de la piscine qui seront distribués aux enfants et qui pourront également décorer le chapiteau. 
- Pour la visite privée de la piscine et dans un souci d’hygiène, prévoir pour l’ensemble des invités des chaussons à enfiler sur les chaussures.

 

Patricia DETROYAT 

Chef du protocole, ville de Grenoble 

 

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