consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 17  INAUGURATION D’UN PONT ROUTIER À LA JONCTION DE DEUX RÉGIONS, DE DEUX DÉPARTEMENTS ET DE DEUX COMMUNES

 

A - Objet 

 

Ce type de dossier est complexe à gérer. La réalisation de ce genre d’ouvrage, d’un coût très élevé, induit la participation financière de plusieurs collectivités. L’organisation de la manifestation incombe toutefois à la collectivité maître d’ouvrage, en collaboration directe avec les services des collectivités partenaires, et tout particulièrement des communes concernées. Dans notre cas, le maître d’ouvrage est un conseil général, collectivité compétente pour l’entretien et l’aménagement des réseaux routiers. 

 

B - Préparation de la manifestation 

 

- La date d’inauguration est fixée avec les différents cabinets des partenaires et celui de la préfecture. 

- Choisir un emplacement pour le geste inaugural :
Le milieu du pont peut être l’endroit le plus adapté ; le cours d’eau est souvent la frontière entre différents territoires (dans notre cas : deux régions, deux départements et deux communes). 

- Afin de ne pas bloquer la circulation automobile trop longtemps, on choisira, pour les prises de parole et la réception, un site à proximité sur le territoire de la collectivité maître d’ouvrage. S’il n’existe pas de bâtiment sur le terrain, prévoir l’installation d’un velum. 

- L’accueil sera organisé devant le velum pour une meilleure gestion du flux des invités et pour éviter l’encombrement automobile du pont. Le transport entre le velum et le pont se fera en car. 

- Organiser une première réunion sur le site avec les différents services concernés pour recenser les prestations et la logistique nécessaires. 

- Prévoir ensuite une réunion avec les services du protocole des collectivités partenaires pour fixer le déroulement de la manifestation. 

 

C - Invitations 

 

Il y a en présence plusieurs collectivités partenaires invitantes. C’est la collectivité maître d’ouvrage qui établit le carton d’invitation en tenant compte, pour l’énumération des partenaires, de l’ordre protocolaire et de l’importance des financements. Le carton d’invitation pourra être rédigé selon le modèle ci-après : 

 

« Prénom » « Nom » 
Président du conseil général… 
 
« Prénom » « Nom » 
Président du conseil régional… 
 
« Prénom » « Nom » 
Maire de …
 « Prénom » « Nom » 
Président du conseil général… 
 
« Prénom » « Nom » 
Président du conseil régional… 
 
« Prénom » « Nom » 
Maire de …
 
ont le plaisir de vous convier 
 
Samedi 14 septembre 20.. à 11 h 30 
 
à l’inauguration 
 
du nouveau pont routier sur le « nom du fleuve ou de la rivière » 
entre « 
ville » et « ville » 
 
Un apéritif clôturera la manifestation 
 
Accueil sur le site « … »

 

- Prévoir un plan d’accès ou de situation à joindre à votre envoi (peut également être imprimé au verso du carton). Mettre en évidence le point d’accueil. 

- Seront invités les autorités protocolaires (les deux préfets de région, les deux préfets de département concernés, les sous-préfets, les parlementaires, les maires des communes alentours, les directions et les services des collectivités partenaires, des services de l’État…), les sapeurs-pompiers, la gendarmerie… 

- Prévoir un quota de cartons d’invitation pour chaque collectivité partenaire ou demander que les fichiers d’invités vous soient transmis pour l’envoi des invitations.  

 

D - Logistique 

 

- Solliciter les services techniques départementaux et municipaux concernés pour une bonne organisation de cette manifestation : 

* le service de nettoiement pour le nettoyage du site et des environs ; 

* le service des espaces verts pour l’aménagement autour du velum ; 

* la police municipale et la gendarmerie en charge de canaliser et d’orienter les véhicules vers les différents lieux de stationnement et d’interrompre momentanément la circulation au moment de l’inauguration ; 

* le service des transports et la régie départementale des transports pour l’organisation des déplacements entre le velum et le lieu d’inauguration ;  

* le service des régies pour l’installation du velum et son aménagement (estrade, pupitre, sonorisation, drapeaux des différents partenaires, tables pour le cocktail) ;  

* le service de l’économat pour l’organisation du cocktail à la fin de la manifestation. 

- Prévenir les services de secours pour la présence d’un véhicule de secours et d’une assistance sur le site de l’inauguration le jour J. 

- Prévoir du personnel d’accueil sur le pont et sous le velum. 

- Prévoir un ruban tricolore, un coussin et une paire de ciseaux pour le geste inaugural. 

- Cette manifestation réunissant un grand nombre d’autorités, prévoir un livre d’or à placer à l’entrée du velum. Une hôtesse à proximité invitera chaque autorité à le signer lors de son départ. 

- La veille de l’inauguration, organiser une dernière réunion avec tous les services concernés et vérifier ensemble le déroulement de la manifestation. 

 

E - Proposition de déroulement – Le jour J 

 

- Accueil des invités devant le velum et transport en car jusqu’au lieu de l’inauguration. 

- C’est le chef de l’exécutif de la collectivité maître d’ouvrage (ou son représentant) qui procède au geste inaugural, avec à ses côtés les autorités des collectivités partenaires. Il est de bon ton de leur attribuer un rôle particulier et de les faire participer au geste inaugural. 

- Retour en car jusqu’au velum en suivant un parcours défini à l’avance, par exemple la traversée dans les deux sens du pont pour passer symboliquement dans l’autre commune, l’autre département et l’autre région. 

- Les prises de parole se font sous le velum. Le premier intervenant est le maître d’ouvrage qui organise la manifestation (dans notre cas le président du conseil général). 

- Suivent les allocutions des représentants des collectivités partenaires dans l’ordre protocolaire et en respectant la préséance des représentations et des financements. 

- À la fin de la manifestation, le président de la collectivité organisatrice invite les autorités et le public à un cocktail. 

 

Astuces
- Anticiper les délais nécessaires pour l’élaboration du carton d’invitation et sa validation par toutes les collectivités partenaires, si vous voulez que vos invités reçoivent l’invitation à temps. 
- Préciser sur le carton les différentes possibilités de stationnement. 
- Prévoir le jour même la présence d’une équipe de nettoyage. Un dernier nettoiement des lieux peut s’avérer nécessaire avant la manifestation. 
- Deux hôtesses resteront en permanence au point d’accueil pour accueillir et diriger les retardataires vers le lieu d’inauguration. 
- Prévoir sous le velum un coin vestiaire selon la saison, un accès pour les personnes à mobilité réduite et quelques chaises pour les personnes âgées. 
- Avoir dans votre sac une paire de ciseaux supplémentaire pour éviter le stress au moment crucial, lorsque la personne à qui vous l’avez confiée est introuvable.  
- Préétablir une fiche recensant toutes les personnalités confirmées, que vous compléterez sur place, à joindre au discours de votre autorité. 
- Préparer quelques mots pour le livre d’or que vous donnerez discrètement à votre autorité, au cas où…

 

Madeleine AUBERT 

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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