A - Date / Période
- La date du déplacement est fixée en accord avec le pays ou la région d’accueil.
- La durée du séjour n’excède pas les trois ou quatre jours pour une destination lointaine, deux jours pour une destination plus proche.
- Il faut tenir compte des jours fériés (vendredi dans les pays musulmans) et, bien entendu, des fêtes nationales.
B - Contacts
- Plusieurs interlocuteurs sont concernés par l’organisation du déplacement : cabinet, direction internationale, protocole, presse. Ils prennent contact avec leurs homologues étrangers respectifs.
- La mise au point du programme nécessite de nombreux échanges pour validation des propositions. C’est le cabinet qui pilote.
C - Invitations / Confirmation
- Un courrier officiel confirme le déplacement avec toutes les informations pratiques nécessaires : dates du séjour, but de la mission et, si possible, composition de la délégation.
- Le pays ou la région qui accueille remet aux membres de la délégation, à leur arrivée, les invitations pour les différents moments prévus (déjeuners, dîners de gala…).
- La région qui se déplace peut également émettre des invitations pour certains moments organisés par ses soins (il est d’usage qu’un repas soit offert aux hôtes qui les accueillent).
D - Programme
Il comporte des informations très précises de date, d’horaires et des lieux.
1. L’arrivée
- Date, lieu (aéroport : numéro du hall ; gare, etc.) et horaires en heure locale.
- La délégation est attendue par les autorités locales et par les autorités françaises à l’étranger (ambassadeur, consul, etc.).
- Le service VIP de l’aéroport est présent pour faciliter les mouvements.
- Un salon VIP permet de patienter le temps des démarches administratives et de la gestion des bagages (les deux protocoles s’en chargent).
- En fonction des horaires et du programme, le transfert à l’hôtel est souhaitable pour le confort des invités et la gestion des bagages.
- Pour accélérer l’installation du groupe à l’hôtel, le protocole est particulièrement utile (attribution des chambres, présentation des passeports).
2. Visites
- Des visites sont programmées selon le centre d’intérêt et la thématique de la délégation.
- Bien prévoir les temps de trajet, l’inertie propre aux groupes, la difficile circulation dans certaines villes, le rythme de vie du pays d’accueil.
- Le pays ou la région d’accueil a tendance à proposer beaucoup trop d’activités, sans tenir compte de la fatigue souvent aggravée par un décalage horaire, voire des saisons.
- Une succession de visites de même nature (entreprises, associations, sites…) risque d’être lassante.
- Des visites culturelles ou des sites naturels doivent compléter agréablement le programme.
3. Déjeuners / Dîners / Réceptions
- En général, il y a un dîner de gala offert par la collectivité qui accueille et auquel sont associées des personnalités locales.
- La délégation étrangère offre également un repas à la collectivité qui l’accueille, le plus souvent organisé en lien avec sa représentation consulaire.
- Il est d’usage qu’une réception avec la communauté française du pays soit organisée en l’honneur de la délégation par les autorités françaises (ambassade, consulat).
- Les services protocole se mettent en contact pour arrêter les listes des invités aux différents événements prévus.
- Ils peuvent travailler ensemble et s’entraider pour faciliter l’accueil, la présentation et l’installation des personnalités.
- Le plus important est de garantir le même niveau de représentation d’un pays à l’autre.
4. Cadeaux
- Le choix du moment d’échange des cadeaux est fixé par le protocole qui reçoit.
- Lors de la préparation du déplacement, les services protocole arrêtent la liste des personnalités qui échangent des cadeaux et la nature de ces derniers.
- Il faut prévoir les cadeaux pour tous ceux qui ont participé à l’organisation et au déroulement du séjour.
5. Temps libre
- Il est très rare d’en trouver dans un programme. Cependant, il est indispensable de ménager du temps libre pour que les invités puissent souffler, faire du shopping, flâner.
- Il faut beaucoup de diplomatie pour faire accepter ces créneaux de temps libre au protocole d’accueil qui aura à cœur de montrer un maximum de sites.
6. Départ
- Le protocole doit jouer le rôle de GO pour permettre au groupe de regagner le point de départ dans les temps (avec bagages, billets et passeports).
- Même dispositif mais un peu plus allégé que pour l’accueil : salon VIP, accompagnement dans les démarches, etc.
Astuces |
- Prendre soin de dater les documents (programme, composition de la délégation…), ils changent si souvent ! - À partir d’Internet, préparer une note biographique des hôtes que la délégation va rencontrer (avec photos, c’est mieux). - Avec la complicité du protocole d’accueil, s’informer sur les goûts et hobbies des hôtes, cela facilite le choix des cadeaux. - Pour le repas offert par la délégation, privilégier les mets de sa région, si possible. - Si la délégation n’a pas de photographe attitré, passer commande à un photographe local (il a l’avantage de connaître les lieux et la qualité des personnalités d’accueil). - Préparer un dossier pratique avec la conversion de monnaie, un plan de la ville… cela répondra à bien des questions des membres de la délégation. - Demander à l’hôtel le « rooming » (liste des noms avec leurs numéros de chambres), très pratique pour appeler les retardataires. |
Elena Koncke
Chef du protocole et des relations publiques de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur