consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 14  DÉPLACEMENT À L’ÉTRANGER

 

A - Date / Période 

 

- La date du déplacement est fixée en accord avec le pays ou la région d’accueil.  

- La durée du séjour n’excède pas les trois ou quatre jours pour une destination lointaine, deux jours pour une destination plus proche. 

- Il faut tenir compte des jours fériés (vendredi dans les pays musulmans) et, bien entendu, des fêtes nationales. 

 

B - Contacts 

 

- Plusieurs interlocuteurs sont concernés par l’organisation du déplacement : cabinet, direction internationale, protocole, presse. Ils prennent contact avec leurs homologues étrangers respectifs. 

- La mise au point du programme nécessite de nombreux échanges pour validation des propositions. C’est le cabinet qui pilote. 

 

C - Invitations / Confirmation 

 

- Un courrier officiel confirme le déplacement avec toutes les informations pratiques nécessaires : dates du séjour, but de la mission et, si possible, composition de la délégation. 

- Le pays ou la région qui accueille remet aux membres de la délégation, à leur arrivée, les invitations pour les différents moments prévus (déjeuners, dîners de gala…). 

- La région qui se déplace peut également émettre des invitations pour certains moments organisés par ses soins (il est d’usage qu’un repas soit offert aux hôtes qui les accueillent). 

 

D - Programme  

 

Il comporte des informations très précises de date, d’horaires et des lieux. 

 

1. L’arrivée 

 

- Date, lieu (aéroport : numéro du hall ; gare, etc.) et horaires en heure locale. 

- La délégation est attendue par les autorités locales et par les autorités françaises à l’étranger (ambassadeur, consul, etc.). 

- Le service VIP de l’aéroport est présent pour faciliter les mouvements. 

- Un salon VIP permet de patienter le temps des démarches administratives et de la gestion des bagages (les deux protocoles s’en chargent). 

- En fonction des horaires et du programme, le transfert à l’hôtel est souhaitable pour le confort des invités et la gestion des bagages. 

- Pour accélérer l’installation du groupe à l’hôtel, le protocole est particulièrement utile (attribution des chambres, présentation des passeports). 

 

2. Visites 

 

- Des visites sont programmées selon le centre d’intérêt et la thématique de la délégation. 

- Bien prévoir les temps de trajet, l’inertie propre aux groupes, la difficile circulation dans certaines villes, le rythme de vie du pays d’accueil. 

- Le pays ou la région d’accueil a tendance à proposer beaucoup trop d’activités, sans tenir compte de la fatigue souvent aggravée par un décalage horaire, voire des saisons. 

- Une succession de visites de même nature (entreprises, associations, sites…) risque d’être lassante. 

- Des visites culturelles ou des sites naturels doivent compléter agréablement le programme. 

 

3. Déjeuners / Dîners / Réceptions 

 

- En général, il y a un dîner de gala offert par la collectivité qui accueille et auquel sont associées des personnalités locales. 

- La délégation étrangère offre également un repas à la collectivité qui l’accueille, le plus souvent organisé en lien avec sa représentation consulaire.  

- Il est d’usage qu’une réception avec la communauté française du pays soit organisée en l’honneur de la délégation par les autorités françaises (ambassade, consulat).  

- Les services protocole se mettent en contact pour arrêter les listes des invités aux différents événements prévus.  

- Ils peuvent travailler ensemble et s’entraider pour faciliter l’accueil, la présentation et l’installation des personnalités. 

- Le plus important est de garantir le même niveau de représentation d’un pays à l’autre.  

 

4. Cadeaux 

 

- Le choix du moment d’échange des cadeaux est fixé par le protocole qui reçoit. 

- Lors de la préparation du déplacement, les services protocole arrêtent la liste des personnalités qui échangent des cadeaux et la nature de ces derniers. 

- Il faut prévoir les cadeaux pour tous ceux qui ont participé à l’organisation et au déroulement du séjour. 

 

5. Temps libre 

 

- Il est très rare d’en trouver dans un programme. Cependant, il est indispensable de ménager du temps libre pour que les invités puissent souffler, faire du shopping, flâner. 

- Il faut beaucoup de diplomatie pour faire accepter ces créneaux de temps libre au protocole d’accueil qui aura à cœur de montrer un maximum de sites. 

 

6. Départ 

 

- Le protocole doit jouer le rôle de GO pour permettre au groupe de regagner le point de départ dans les temps (avec bagages, billets et passeports). 

- Même dispositif mais un peu plus allégé que pour l’accueil : salon VIP, accompagnement dans les démarches, etc. 

 

Astuces
- Prendre soin de dater les documents (programme, composition de la délégation…), ils changent si souvent ! 
- À partir d’Internet, préparer une note biographique des hôtes que la délégation va rencontrer (avec photos, c’est mieux). 
- Avec la complicité du protocole d’accueil, s’informer sur les goûts et hobbies des hôtes, cela facilite le choix des cadeaux. 
- Pour le repas offert par la délégation, privilégier les mets de sa région, si possible. 
- Si la délégation n’a pas de photographe attitré, passer commande à un photographe local (il a l’avantage de connaître les lieux et la qualité des personnalités d’accueil). 
- Préparer un dossier pratique avec la conversion de monnaie, un plan de la ville… cela répondra à bien des questions des membres de la délégation. 
- Demander à l’hôtel le « rooming » (liste des noms avec leurs numéros de chambres), très pratique pour appeler les retardataires.

 

Elena Koncke 

Chef du protocole et des relations publiques de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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