consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • Honneurs civils

Fiche pratique n° 4  Le protocole des visites ministérielles

 

L’accueil d’un ministre dans une commune représente un temps fort pour la collectivité d’accueil. Ces visites ne sont en général pas nombreuses dans le temps d’un mandat : autant se donner les moyens de les « réussir ». Le souci de valorisation de l’initiative ira de pair avec une organisation maîtrisée, mais aussi partagée puisque la collectivité aura rarement la main « seule ». Elle devra notamment composer avec les services préfectoraux, représentants l’État en région, pour un très grand nombre d’aspects : sécurité, trajet, stationnement, déroulement… Le timing de telles visites, souvent serré, nécessite une parfaite maîtrise de cette organisation, dans laquelle les « impondérables » (retard, changement de programme, annulation pure et simple parfois) sont potentiellement nombreux.

 

La dimension protocolaire revêt donc précision et connaissances des règles en vigueur dans les différents cas de figure. On insistera notamment sur le soin apporté aux détails qui font la différence : fléchage des salles, stationnement réservé, remise d’un cadeau le cas échéant, en évitant toutefois de donner un aspect trop guindé ou solennel à la visite.

 

A - Prendre en compte la « nature » de la visite

 

Les visites ministérielles peuvent revêtir des formes très différentes, allant du simple passage presque chronométré d’un ministre à une visite sur une plage horaire plus complète – deux à trois heures.

 

Il faudra bien entendu à chaque fois s’adapter au type de déplacement programmé : une visite intercalée entre deux villes différentes par exemple ne se gérera pas comme un déplacement consacré à une commune en particulier, durant lequel un ministre dispose de beaucoup de temps. De la même façon, une visite « ciblée » en direction d’un public précis – lycéens, chefs d’entreprise, anciens – ne prendra pas la même forme qu’un déplacement de type visite de terrain dans un quartier. À chaque type de « formule » devra correspondre une organisation « ad hoc ».

 

La première chose à savoir est donc la nature de la visite, ce qu’elle vise comme objectif. Par exemple, un ministre de la Ville peut tout à fait, dans une de ses visites, consacrer un temps à une « déambulation » dans les quartiers et poursuivre avec une table ronde thématique avec des acteurs triés sur le volet. Le thème de la visite nécessitera des échanges téléphoniques avec les représentants de la préfecture et du ministère. Ces contacts permettront d’établir le déroulé type du programme : l’horaire de rendez-vous d’abord ; la durée de l’audience ; les dossiers à traiter ; la liste des participants. Il sera bienvenu de caler un rendez-vous sur place avec les services de la préfecture de région ou du département, selon l’autorité en charge des déplacements.

 

Les voyages ministériels sont systématiquement gérés par les services de la préfecture, représentante décentralisée de l’État. Ces visites sont traditionnellement appelées « visites des précurseurs » : elles se tiennent généralement en présence de membres des cabinets et de représentants du protocole.

 

Attention aux visites liées à une crise ou à une catastrophe naturelle : éboulement, inondation, glissement de terrain, intempéries… Ces visites ministérielles organisées dans des délais très courts nécessitent une réactivité importante de la part de l’État, mais aussi des élus des communes concernées qui peuvent avoir « intérêt » à cette présence. Symbole de la reconnaissance de la gravité d’une situation, ces visites témoignent pour les élus comme pour les habitants de la solidarité de l’État. Elles se traduisent fréquemment par des délais un peu abrégés comme dans le cas de la catastrophe naturelle(*). Ces visites, réactives et courtes, devront être valorisées en termes de couverture médiatique, s’inscrivant dans une perception plutôt positive pour les habitants(*). Souvenons-nous des erreurs de communication de Jean-François Mattei en polo devant sa maison d’été lors de la canicule de 2003 ou de Dominique Voynet, absente lors de la pollution de l’Erika et qui avait déclaré : « Que je sois avec un ciré et des bottes sur place, cela ne sert à rien ». Se saisir de la présence d’un déplacement ministériel lors d’une crise est vivement recommandé pour en « amortir » le choc. Il est même bienvenu, pour un élu local, de solliciter la présence de l’État en faisant jouer ses relais ou ses canaux.

 

En résumé, le premier point essentiel est de bien cerner les enjeux d’une visite ministérielle : en dehors d’une crise (où les raisons s’imposent d’elles-mêmes), il s’agira de bien savoir ce que le ministre en attend, ce que la collectivité peut en retirer, quel est le bénéfice ou la plus-value pour les habitants.

 

À noter
Le droit à l’information des habitants de zones à risques est reconnu par le Code de l’environnement (article L.125-2) dans les termes suivants : « Les citoyens ont un droit à l’information sur les risques majeurs auxquels ils sont soumis dans certaines zones du territoire et sur les mesures de sauvegarde qui les concernent. Ce droit s’applique aux risques technologiques et aux risques naturels prévisibles ». Le ministre de l’Écologie dispose également qu’« il revient, d’une manière générale, au maire de porter à la connaissance de ses administrés les informations qu’il détient en matière de risques pouvant affecter le territoire de sa commune », rappelant que, « pour cela, le maire s’appuie sur les informations que lui fournissent les services de l’État par le canal du préfet, mais également sur ses propres informations » (Réponse à la question écrite n° 67901, JOAN du 25 octobre 2005).


 

B - Les règles en vigueur

 

1. Modalités protocolaires

 

Lors des déplacements d’un ministre, c’est le préfet qui, en accord avec le cabinet du ministre, établit le programme de la visite, accueille et accompagne le ministre dans sa visite, même si celui-ci répond à l’invitation d’une personnalité élue.

 

Les parlementaires, le président du conseil régional et le président du conseil général, les maires des communes visitées, les conseillers généraux des cantons concernés sont informés de ce déplacement. Lorsque la visite officielle se termine par une manifestation privée, le préfet prend congé du ministre. Les services de police et de gendarmerie, sous l’autorité du préfet, assurent la sécurité du ministre pendant toute la durée de son déplacement.

 

À noter
Soyez républicains ! Lors d’une visite ministérielle, il faut faire fi des étiquettes et des positionnements politiques. Il n’est plus d’actualité le temps où certains pouvaient se permettre de ne pas accueillir un ministre d’un bord politique opposé. Cette attitude est contre-productive. Un élu aura tout à gagner à jouer le jeu lors de la venue d’un ministre même s’il n’en partage pas les opinions. C’est le jeu de la démocratie et le sens de la préséance due à des personnalités.


 

2. La gestion des relations presse

 

Dans le cas des déplacements ministériels, les relations presse jouent, on ne le soulignera jamais assez, un rôle essentiel. La venue d’un ministre reste un bon sujet pour la presse quotidienne régionale et plus largement pour les radios ou les télévisions locales. Il faudra donc, en lien étroit avec le service presse de la préfecture, se mettre d’accord sur une communication commune, laquelle n’exclut pas des relais spécifiques, auprès des correspondants locaux notamment.

 

Communiqué de presse et/ou dossier
 
Dans l’écrit, on distingue deux types de documents : courts et longs. Les courts sont des communiqués, brèves missives synthétiques d’une ou deux pages ; les longs sont des dossiers plus épais, contenant plusieurs fiches et un CD ou DVD de photos (libres de droit nécessairement).
 
Les deux types de documents ne se mobilisent pas dans les mêmes occasions : le dossier de presse concerne des opérations plus lourdes (festival par exemple) que le simple communiqué.
 
Sur une période longue, un dossier presse peut être l’addition de trois ou quatre communiqués qui auront été adressés aux journalistes et dont il est la synthèse. Un dossier de presse peut également être introduit (ou résumé) par un communiqué. Dans le cas de la venue d’un ministre, les deux solutions sont mobilisables ou combinables. Un communiqué de la collectivité (et/ou de la préfecture) peut annoncer sa venue aux médias locaux, un dossier de presse pouvant ensuite être remis sur place aux journalistes présents ou adressé ensuite à celles et ceux n’ayant pas pu venir. Il faudra apprécier l’importance du contenu pour en décider : la venue d’un ministre de la ville peut permettre la rédaction d’un communiqué consacré à une opération de renouvellement urbain, rappelant les grandes lignes du projet, les conditions de son élaboration, le phasage et le plan d’ensemble dans lequel il s’inscrit.
 
Des faits, rien que des faits, c’est l’esprit des relations presse : plus vous serez factuel et neutre, plus vous serez crédible. Il faut donc ne pas en rajouter dans une argumentation complexe, mais aller à l’essentiel, en privilégiant des informations exploitables. Il faut éviter l’emploi des points d’exclamation et de suspension. Tous les attachés de presse soulignent qu’il faut rédiger le communiqué de presse que les journalistes pourraient « sans modification » reprendre à leur compte : ce cas de figure est certes rare, mais il faut penser le communiqué de presse comme un tout qu’on serait fondé à réutiliser in extenso. Cela sous-entend qu’il comprenne des chiffres clés, des données chronologiques, des citations ou extraits de propos réutilisables. Il est d’ailleurs plus aisé de le faire lors d’une visite ministérielle qui donne matière à contenus. Certains journalistes chercheront certes légitimement d’autres témoignages, mais vous lui offrez ainsi une matière disponible qu’il peut intégrer si le temps lui est compté. Vous serez alors « gagnant », maîtrisant de fait l’information fournie au journaliste.
 
Autre élément essentiel : un communiqué doit avoir un angle. Trop généraliste, il ennuiera. Trop technique, il risque de ne pas être relayé. Il faut donc trouver ce qui va faire réagir le média. L’angle peut d’ailleurs différer d’un média à l’autre, étant entendu qu’ils n’ont pas tous les mêmes centres d’intérêt.
 
Événement en soi, la venue d’un ministre doit donc donner lieu à une communication « vendeuse », attractive.

 

À noter
Si vous disposez d’un service vidéo, ne ratez pas l’occasion de faire des images de la venue d’un ministre. Elles peuvent donner lieu à une présence sur le site Internet de la collectivité – type podcast –, à des images d’archives dont il convient de conserver la trace, et peuvent même avoir « une seconde vie » si un média comme France 3 venait à en avoir besoin. Pensez donc bien à couvrir comme il se doit la venue d’un ministre.


 

3. Une bonne coordination des relations presse

 

C’est bien entendu la clé de la réussite de la communication sur le déplacement ministériel : la venue d’un ministre s’accompagne généralement d’une communication locale destinée à en valoriser la présence ; la visite d’un représentant de l’État s’accompagne d’une communication préfectorale. Ces deux communications doivent, idéalement, n’en faire qu’une. En effet, la coordination est la garantie d’une communication réussie. Les chargés de communication respectifs devront se mettre d’accord sur un contenu rédactionnel commun. Dans l’hypothèse d’une communication locale spécifique, insistant sur la venue dans telle ville du ministre lors d’un déplacement plus large (un ministre vient à X dans le cadre d’un déplacement dans les villes de X, Y et Z), celle-ci devra à tout le moins s’inscrire dans une cohérence de contenu avec la communication préfectorale, dont elle sera le relais. Les fichiers de presse seront « ajustés » : à la préfecture le soin de faire le lien avec les grands médias locaux, à la ville celui de toucher les « correspondants » impliqués dont la venue est garantie.

 

C - La place des autorités et des personnalités dans les cérémonies publiques

 

Quand les autorités sont placées côte à côte, l’autorité à laquelle la préséance est due se tient au centre. Les autres autorités sont placées alternativement à sa droite puis à sa gauche, du centre vers l’extérieur, dans l’ordre décroissant des préséances.

 

Lorsque l’objet de la cérémonie et le nombre important des autorités militaires présentes le justifient, les autorités peuvent être scindées en deux groupes, les autorités civiles étant placées à droite, et les autorités militaires à gauche.

 

À l’exception des cérémonies nationales, l’autorité invitante (par exemple, le maire d’une commune) occupe le 2e rang, immédiatement après le représentant de l’État (ministre, préfet, ou en leur absence le sous-préfet). Les anciens ministres peuvent se situer immédiatement après le préfet. Les rangs et les préséances ne se délèguent pas. Dans les cérémonies publiques, les personnes présentes tiennent le rang, le grade et la fonction qu’elles occupent et non ceux des personnes qu’elles représentent. En revanche, les autorités exerçant des fonctions à titre intérimaire ou dans le cadre d’une suppléance statutaire ont droit au rang qu’ils représentent. Deux exceptions existent toutefois : un vice-président du conseil régional ou du conseil général, représentant le président de cette assemblée, et un adjoint représentant le maire occupent la place de l’autorité qu’ils représentent.

 

En l’absence d’un membre du gouvernement, seuls les membres du corps préfectoral sont susceptibles d’occuper le rang du représentant de l’État dans le département. Les membres des cabinets ministériels peuvent participer à des cérémonies publiques, représenter leur ministère, mais seul le préfet représente l’État. Le préfet de région est en civil, en dehors du département chef-lieu de région. Il n’a pas la préséance sur le préfet de département.

 


À noter
C’est un classique de ce type de rencontre, mais on veillera à choisir, pour la réception, une salle bien « gabariée ». Trop grande, elle obligera à « doper » à tout prix la fréquentation, en créant de la déception si la rencontre est serrée dans le temps. Trop petite, elle apportera inconfort, voire insatisfaction aux participants. Choisir un lieu au bon « format », c’est déjà s’assurer du succès de la venue ministérielle. Les images (photos, vidéos…) diffusées de la rencontre en assureront le relais.


 

D - L’ordonnancement des discours

 

Au cours des cérémonies publiques, les prises de parole ont lieu généralement à l’issue de la manifestation. L’ordre protocolaire se trouve alors inversé. Le premier discours sera prononcé par la puissance invitante et le dernier par le représentant du gouvernement (le préfet en l’absence d’un ministre). L’État ne parle que d’une seule voix, en conséquence, s’il y a un ministre, le préfet ne parlera pas. De même, si au cours d’une cérémonie, plusieurs ministres sont présents, chacun devra prendre la parole dans le sens inverse de leur rang de nomination au sein du gouvernement.

 

Dans le cas le plus courant, quand un seul ministre est présent, le maire tiendra un propos chaleureux et ramassé, en évitant de mettre son interlocuteur en porte-à-faux par des demandes ou sollicitations impromptues – ce qui n’interdit pas de caler les choses avec les collaborateurs du ministre.

 

E - La remise de dossier

 

S’il est recommandé dans l’esprit républicain de ne pas interpeller publiquement un ministre, d’éviter de le mettre mal à l’aise, il est en revanche toujours bienvenu de remettre un dossier. C’est bien connu – même s’il s’agit d’une règle non écrite –, un ministre ne vient jamais les « mains vides », il s’est au préalable renseigné sur les grands dossiers en cours dans la commune, connaît les questions qui appellent un soutien.

 

Cela peut prendre la forme d’un courrier ou d’un petit dossier contenant les documents essentiels transmis aux accompagnateurs du ministre, en attirant l’attention de la presse locale sur les questions posées au ministre. Le tout est de faire les choses avec doigté en évitant une sollicitation qui serait par trop voyante et brouillerait le message de la visite.

 

F - La rencontre des habitants

 

Dans la plupart des visites ministérielles, il est tentant, pour en assurer les retombées via le bouche-à-oreille, de proposer l’organisation de rencontres avec les habitants. Certains ministres (Ville, Transports, Environnement) peuvent tout à fait au regard de leur délégation en accepter le principe, sous condition. Il est vrai que ce type de rencontre « réchauffe » considérablement l’idée que peuvent se faire des habitants de la déconnexion des représentants de l’État. Cela casse une certaine solennité et c’est parfois une image forte à retenir. L’organisation de tels moments reste toutefois sujette à nombre de précautions à bien peser : trier les habitants sur le volet, ce qui est fréquemment demandé par les autorités ; sécuriser la rencontre ; éviter les interpellations à mauvais escient ; trouver un lieu adapté à la rencontre.

 

Cela étant, il n’est pas inintéressant, loin de là d’ailleurs, de proposer ce type de moment dont la valeur est forte pour les habitants. Cela revient à faire passer un message comme : « nos élus ont souhaité ne pas garder la présence du ministre pour eux, mais vous en faire profiter ». Dès lors, les questions protocolaires se posent avec beaucoup d’acuité, s’agissant notamment de la sécurité (qui n’implique pas la commune au premier chef). On veillera toutefois à préserver la spontanéité nécessaire à ce genre de moment, en essayant d’organiser des échanges constructifs avec la population.

 

À noter
Un temps avec les habitants se prépare. Sans « préparer » outre mesure les interventions – les ministres souhaitant rencontrer des « vrais gens » –, il est intéressant de prendre soin des participants, d’anticiper les questions ou leur esprit, de désamorcer les éventuels facteurs de conflit, qui terniraient la visite. Il s’agit donc d’un exercice d’équilibre assez pointu.


 

G - Le choix de l’hôtel de ville

 

Il est logique – en complément ou pas d’une rencontre citoyenne (selon le timing de la visite) – qu’un maire souhaite donner un caractère solennel à une visite ministérielle en organisant un temps à l’hôtel de ville, la « maison commune » s’il en est. Accueillir un ministre dans la salle des mariages ou du conseil municipal avec les attributs du genre (Marianne, portrait du président, écharpes…) est en effet vecteur d’images intéressantes pour celles et ceux qui accueillent le représentant de l’État. Un minimum de solennité n’est pas, dans ce type d’occasion, superflu, dès lors que c’est organisé avec un protocole habilement dosé. On veillera lors de ce type de réception à soigner les détails : qualité de la sonorisation pour que tout le monde entende correctement, présence de plantes qui égayent les lieux ; boissons et encas pour les collaborateurs et chauffeurs ; chaises en nombre suffisant ; tribune avec les noms des participants (sans faute d’orthographe et en n’oubliant personne) ; livre d’or quand il en existe un. Là encore, il s’agira de mettre une juste solennité sans excès.

 

Le choix de l’hôtel de ville est très symbolique : les salles des mariages ou du conseil sont parfois chargées d’histoire. Quand ce n’est pas le cas, on insistera sur le sens d’un accueil en mairie. Attention aux horaires de « bureau » : quand le ministre vient en journée, aux heures ouvrables, il peut s’avérer intéressant de lui faire croiser des agents municipaux et de les lui présenter. Ils en seront légitimement flattés.

 

À noter
Pensez à la présence des services publics de proximité et à l’intérêt pour le ministre de les croiser. S’il existe un poste de police nationale ou un commissariat proche de la mairie, on insistera auprès du ministre de l’Intérieur (et de son directeur départemental de la sécurité publique) pour qu’il s’y rende. Un ministre des Transports devra croiser les autorités et personnels en charge des déplacements locaux. On est parfois insuffisamment attentif à ces détails qui sont pourtant essentiels et marquent la « réussite » d’une visite.


 

H - Ce qu’il faut retenir

 

Un déplacement ministériel est une opportunité à saisir en termes de communication, pour valoriser un territoire et plus encore les appuis des élus en charge des intérêts d’une collectivité locale. Mais avant d’être un temps de communication à valoriser, il s’agit d’abord et avant tout d’une organisation à soigner.

 

On rappellera donc ici les grandes recommandations à intégrer.

 

D’abord, bien connaître le sens de la visite et ce qui en est attendu en termes de retombées. Cela conditionne bien entendu le type de « réponse » attendue du point de vue de l’organisation pratique.

 

Ensuite, il faut veiller à se rapprocher des services préfectoraux, incontournables du point de vue de l’organisation d’une visite ministérielle. Qu’il s’agisse des modalités pratiques du déplacement ou de la coordination nécessaire à la communication, une grosse partie du travail devra se faire en commun. Les liens avec les cabinets préfectoraux et ministériels devront être constants. La communication en amont devra essayer de drainer le plus de médias possible sur la visite même, ce qui sera d’autant plus aisé que l’organisation s’avère attractive – un rendez-vous sur le terrain avec des habitants, une table ronde avec des institutionnels, un moment qui permet des « images » fortes pour la télévision. Il faudra ensuite attacher un soin bien particulier à une foule de détails qui tiennent aussi bien à la qualité des prestations (son, décoration, buffet) qu’à l’impression générale produite auprès de son interlocuteur.

 

On veillera également à ce que la nécessaire solennité ne donne pas lieu à quelque chose d’excessivement « pompeux », mais au contraire se traduise par un formalisme raisonnable. Produire une bonne impression d’ensemble n’est pas « en mettre plein la vue ».

 

En résumé, accueillir un ministre, c’est créer les conditions d’un déplacement réussi, vecteur d’une bonne image, mais pas non plus contre-productif parce qu’excessivement chargé en symboles. Une affaire d’équilibre en quelque sorte.

 

Circulaire de 2014
 
Une circulaire, signée du secrétaire général du gouvernement et préparée par le Premier ministre, a été adressée début 2014 à l’ensemble du gouvernement. Ce texte rappelle les règles de fond « connues et issues de la jurisprudence » qui stipulent, par exemple, qu’il ne peut pas y avoir de financement public, directement ou indirectement, de la campagne et qui précisent les règles qui régissent les déplacements ministériels avant les élections.
Cette période préélectorale comprend deux phases :
1 - La période précédant le scrutin (six derniers mois), celle pendant laquelle les ministres sont tenus de distinguer clairement, très précisément lorsqu’ils font un déplacement mixte, la partie officielle et la partie militante. Il ne peut y avoir utilisation de moyens publics à l’occasion de la partie campagne électorale.
2 - La période de réserve préélectorale, qui commence trois semaines avant le premier tour de scrutin. Les préfets ne peuvent plus sortir de leur préfecture, indique Matignon. Ils ne peuvent plus participer à des cérémonies officielles dans leurs préfectures ou à des actes officiels dehors, sauf catastrophe. Pendant cette période, les déplacements des ministres sur le terrain en tant que ministres, officiels, sont également prohibés, sauf cas de force majeure – ce qui ne les empêche pas de se déplacer en leur qualité d’homme ou de femme politique pour aller soutenir tel ou tel candidat.
 
François Hollande avait rappelé, lors de ses vœux au gouvernement, qu’il ne devait « y avoir aucune confusion » et que « l’essentiel » du temps des ministres « devait être consacré au gouvernement ». « Nul ne comprendrait qu’il puisse y avoir utilisation des moyens de l’État pour des campagnes qui doivent être menées localement », avait-il prévenu.

 


Exemple d’invitation « type » (à adapter) à un déplacement ministériel
 
INVITATION PRESSE
Programme du déplacement de : nom du ministre et titre
 
Date :
12 h 42 Départ de la gare de …
15 h 55 Arrivée à la gare de … et rencontre avec … 
16 h 10 Arrivée à la mairie de … pour une rencontre avec …, puis réunion de travail avec le directeur de l’OPHLM sur la politique de la ville.
17 heures Visite du quartier … sur le thème du logement.
18 heures Visite du quartier … sur le thème de l’insertion.
20 h 30 Dîner officiel en préfecture.
 
Date :
10 h 00 Présentation de l’activité de la direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement (DREAL) et des problématiques liées au logement et à l’aménagement du territoire.
12 h 15 Visite du collège … sur le thème de l’éducation.
14 h 00 Visite du lycée agricole …
14 h 35 Visite de l’hôpital intercommunal de …
15 h 20 Visite de l’entreprise …
15 h 50 Visite du centre-bourg de … et de la médiathèque, sur le thème de la culture en ruralité.
16 h 15 Point presse.
18 h 23 Départ de la gare de … pour Paris
 
Accréditation obligatoire avant le … (date)
Contacts téléphoniques et e-mail : …
 
Commentaire
On le voit, un tel communiqué très factuel émanant du ministère peut utilement être enrichi d’informations locales : un communiqué des communes concernées par le déplacement viendra utilement compléter ces informations, notamment en termes de contenu. Il sera en particulier intéressant de valoriser les thèmes dont traiteront les rencontres avec les élus locaux, en y amenant des informations locales.

 

Bruno COHEN-BACRIE

Directeur de la communication de la ville d’Échirolles

 

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