consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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II • Honneurs militaires

Fiche pratique n° 4  JOURNÉE DE L’EUROPE

A - Objet 

 

Instituée le 9 mai, la journée de l’Europe génère événements et festivités qui rapprochent l’Europe de ses citoyens et ses peuples entre eux. 

 

La collectivité territoriale, en l’occurrence la ville, organise autour de cette journée et pour une durée de quinze jours, des conférences, des expositions, des spectacles… La journée phare étant le 9 mai. 

 

Chaque année, autour d’un thème choisi par la collectivité, divers événements sont organisés en partenariat avec différentes structures telles que le rectorat, les bibliothèques, les associations à vocation européenne… 

 

Le service des relations internationales pilote l’événement Un visuel symbolisant la manifestation et sa thématique est conçu spécialement à cette occasion. Il devra figurer sur l’ensemble des documents se rapportant à cet événement. 

 

Tous les publics sont visés par cette quinzaine, mais principalement les jeunes, auxquels de nombreuses manifestations sont totalement dédiées : 

- expositions illustrant des travaux d’élèves d’établissements scolaires qui participent aux programmes européens tels que Comenius ; 

- spectacle mis en scène par des jeunes qui ont vécu une expérience de mobilité européenne ; 

- bus d’information sur l’Europe pour aider les jeunes dans leur démarche de mobilité ou d’apprentissage d’autres cultures. 

 

Des conférences et des débats peuvent également être organisés à l’attention d’un plus large public, notamment sur les derniers pays ayant intégré l’Union européenne. 

 

B - Organisation de la journée du 9 mai 

 

Tous les édifices publics sont pavoisés aux couleurs européennes. 

 

Le moment fort de la journée demeure la réception organisée, de préférence en fin de journée, pour avoir le plus de monde possible, par le service du protocole en relation avec le service des relations internationales. 

 

Cette réception comporte, bien sûr, un aspect protocolaire, mais représente aussi un moment festif, avec de la musique et des animations. Elle peut être également le moment opportun pour inaugurer la ou les expositions consacrées à ces journées européennes. 

 

La réception est organisée soit dans un vaste salon, soit dans un espace dédié à l’international. Une ouverture de cet espace sur des jardins permet une animation festive avec orchestre ou lâcher de ballons. 

 

1. Invitations 

 

Le carton d’invitation est un carton double, de format A5. Sur la première de couverture figure le visuel de la quinzaine de l’Europe et les logos des partenaires institutionnels. Les pages 2 et 3 comportent le programme détaillé de cette quinzaine (jour, heure, lieu, objet de chaque manifestation). Un carton simple A5 est inséré dans le carton double et porte sur l’invitation à la réception, rédigé ainsi : 

 

logo de la collectivité 
 

Maire de ... 
 
vous invite à fêter la journée de l’Europe 
 
le vendredi 9 mai 2008, à 18 heures 
 
lieu 
adresse

 


Ce carton est adressé à la liste protocolaire, sans oublier les consuls des États de l’Union européenne, la presse, les associations internationales, les chefs d’établissements scolaires, le recteur, l’inspecteur d’académie, les unions de quartiers, l’université… 

 

2. Déroulement 

 

Accueil en musique. 

 

Visite des expositions (durée 20 minutes, en fonction de l’importance). 

 

Allocution du maire de la ville (5 à 10 minutes). 

 

Allocution du recteur, chancelier des universités (5 minutes). 

 

Lâcher de ballons. 

 

Cocktail en musique. 

 

3. Logistique 

 

Une réunion est organisée sur place avec les services techniques de la ville, le service des relations internationales et le service du protocole, pour définir les besoins en logistique. Il est nécessaire de prévoir : 

- une estrade pour le discours du maire, avec pupitre au logo ou au blason de la ville, encadré par un drapeau français et à sa droite un drapeau européen ; 

- une sonorisation avec un micro sur pupitre ; 

- une retransmission vidéo sur écrans si le public est nombreux ; 

- le pavoisement aux couleurs des 27 pays de l’Union européenne et de l’Europe sur façade, si possible, sur mâts ou sur râteliers ou grilles ; 

- des places de stationnement pour les personnalités, dont les consuls ; 

- un espace pour le cocktail qui peut être commandé aux saveurs des diverses spécialités des pays de l’Union ; 

- des bouquets de fleurs aux couleurs de l’Europe sur les buffets, ainsi que de petits fanions ; 

- un orchestre ou un groupe qui animera la réception, avant le discours, pour permettre aux invités de patienter, et également pendant le cocktail ; 

- un emplacement à l’extérieur, pour le lâcher de ballons. 

 

Astuces
- Le visuel de la manifestation peut faire l’objet d’un concours d’affiches.
- Commander les ballons aux couleurs de l’Europe, bleu et jaune.
- Pendant l’allocution, placer les consuls présents aux côtés du maire, ils seront particulièrement sensibles à cette attention.
- Le nappage des buffets peut être réalisé en bleu et jaune.
- Demander à l’orchestre d’interpréter des airs typiques des différentes nations.

 

Patricia DETROYAT
Chef du protocole, ville de Grenoble 

 

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