consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • Honneurs civils

Fiche pratique n° 1  INSTALLATION D’UN NOUVEAU CONSEIL MUNICIPAL

L’installation d’un conseil municipal dans la semaine qui suit le premier tour ou le second tour des élections, est le premier temps fort de la vie communale. 

 

En vertu de l’article L. 2121-7 du Code général des collectivités territoriales, après un renouvellement général du conseil municipal, la première réunion se tient de plein droit, au plus tôt le vendredi matin et, au plus tard, le dimanche matin qui suit le jour du scrutin à l’issue duquel le conseil a été élu au complet. 

 

L’installation du nouveau conseil municipal relève avant tout d’un formalisme juridique et de règles de fonctionnement qui s’imposent à l’administration, pour que le maire et les adjoints puissent former la nouvelle municipalité (articles L. 2121 et suivants du CGCT). 

 

Au-delà de son aspect réglementaire, la mise en place d’une nouvelle équipe municipale est l’objet de toutes les attentions protocolaires. 

 

A - La préparation de la salle du conseil municipal 

 

Quelques jours avant, vérifier le bon agencement de la salle du conseil : 

- chaque conseil municipal doit définir dans son règlement intérieur la façon dont siègent ses membres ; 

- l’installation protocolaire de chacun des élus sera déterminée par des chevalets personnalisés à leur nom. 

 

Préparer les tables : 

- celle sur laquelle sera installé le matériel de vote : urne de préférence transparente (l’usage d’un isoloir n’est pas obligatoire), bulletins blancs marqués du sceau de la mairie ; 

- celle sur laquelle seront disposées les écharpes des nouveaux élus. 

 

Vérifier la sonorisation, prévoir l’enregistrement des minutes de la séance et définir l’emplacement de la sténotypiste, des photographes et cameramen, et des journalistes. 

 

B - Le jour J 

 

1. Accueil du public 

 

La séance du conseil municipal étant publique (article L. 2121-18 du CGCT) et le nombre de places étant limité dans la salle du conseil, il conviendra d’accueillir et de placer en priorité les familles des nouveaux élus, puis le public. 

 

Afin que l’accueil se passe dans les meilleures conditions, il conviendra de s’entourer d’un nombre suffisant d’huissiers et hôtesses d’accueil, placés stratégiquement selon la configuration des lieux. 

 

2. Accueil des élus 

 

Une attention particulière sera réservée à l’accueil des nouveaux élus, afin de les aider à se familiariser avec les lieux et leurs nouvelles fonctions. Les hôtesses les accompagneront vers les places qui leur auront été assignées dans la salle des séances. 

 

C - L’élection du maire et des adjoints 

 

Pour la partie réglementaire, se reporter au CGCT : 

- articles L. 2122-4 et 2122-7 pour l’élection du maire ; 

- articles L. 2122-2, 2122-4 et 2122-7 pour l’élection des adjoints ; 

- articles L. 2122-3 et 2122-11 pour l’élection des adjoints spéciaux. 

 

Après l’élection du maire, des adjoints et des adjoints spéciaux, le maire procède à la cérémonie de remise des écharpes aux membres du nouveau conseil municipal. 

 

À l’issue de la séance d’installation du conseil municipal, il convient de regrouper les élus pour la traditionnelle photo à l’hôtel de ville. Plusieurs espaces, salon d’honneur, escaliers d’entrée, parvis, jardin etc., peuvent servir de cadre à cette photo. 

 

Afin d’éviter aux élus d’inutiles errements, il est indispensable d’en déterminer le choix en amont. Cette décision peut être prise en concertation avec le photographe. Son avis permettra d’éviter de possibles contretemps fâcheux, liés aux différentes contraintes, qu’elles soient protocolaires ou encore esthétiques ou techniques. 

 

L’installation du conseil municipal peut être suivie d’un dépôt de gerbe par le maire, au monument aux morts de la commune. 

 

Astuces  
- Convocation des élus une heure avant l’ouverture de la séance ; prévoir un accès différent de celui du public. 
- Prévoir un espace réservé à l’attention des élus, avec quelques rafraîchissements pour atténuer les effets de l’attente. 
- La veille, remettre aux hôtesses le trombinoscope des nouveaux élus, pour faciliter à la fois leur accueil et leur placement en séance (fournir un plan de la salle). 
- Si la salle du conseil municipal est trop petite pour accueillir l’ensemble du public, il est nécessaire de prévoir l’enregistrement et la retransmission en simultané dans le hall d’accueil de l’hôtel de ville, par exemple, aménagé pour la circonstance. 
- Veiller à garder quelques places proches de la présidence pour des personnalités de dernière minute. 
- Prévoir emplacements parking, accès et places pour les personnes à mobilité réduite. 
- Disposer quelques petites bouteilles d’eau avec verre et petite serviette, pour les élus en tribune.

 

Marie-Noëlle MARQUET
Chef du protocole de la ville d’Arles 

 

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