consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 13  SIGNATURE D’UNE CONVENTION ENTRE UNE COLLECTIVITÉ TERRITORIALE ET UN COMITÉ D’ORGANISATION SPORTIF DANS LE CADRE D’UNE COUPE DU MONDE

 

Les collectivités sont régulièrement sollicitées, par exemple dans le cadre d’une Coupe du monde, pour apporter une aide financière et un soutien logistique à l’organisateur de la manifestation. Une convention est donc établie, en particulier pour l’accueil des équipes étrangères, qui seront amenées à jouer dans la commune, le département, la région. 

 

A - Établissement de la convention 

 

La convention est préparée par le service des sports de la collectivité, après validation de l’assemblée délibérante. Elle peut concerner l’hébergement, les lieux d’entraînement, la tenue d’une conférence de presse et diverses réceptions des équipes concernées, avec animations dans les villes qui les accueillent (logement, entraînements…). 

 

B - Le lieu 

 

La signature protocolaire est prévue dans l’enceinte de la collectivité. 

 

C - Les invitations 

 

- La collectivité est la puissance invitante, mais on n’oublie pas d’indiquer sur le carton la présence du ou des signataires du comité d’organisation de cet événement. 

 

- Le carton peut se présenter de la manière suivante :  

 

M. …
maire de …
ou président du conseil général
ou président du conseil régional
a le plaisir de vous convier
(date)
à la signature de la convention de partenariat
entre
(identification de la collectivité)
la ville de …
et le comité d’organisation de la Coupe du monde …
en présence de :
M. …
président du comité d’organisation …

 

D - Le fichier 

 

- Établir un fichier protocolaire de base : autorités préfectorales, élus… 

- Cibler plus particulièrement un fichier « sport », sans oublier la totalité des clubs et des associations de la discipline concernée. 

- Demander un fichier spécifique de la commune qui accueille les équipes. 

- Un quota de cartons est remis au comité d’organisation. 

- Le service presse établit le dossier de presse et convoque les médias. 

 


E - L’organisation 

 

1. Le choix de la salle 

 

La salle doit être suffisamment vaste, car, en dehors des invités et si cette convention concerne un sport d’équipe, des joueurs seront présents, et suffisamment claire (éclairage naturel ou artificiel) pour faciliter la signature et la prise de photographies. 

 

2. La disposition 

 

- Installation d’une tribune, généralement constituée de tables et de chaises en fonction du nombre de signataires.  

- Prévoir un micro fixe devant chaque signataire ainsi qu’un stylo. 

- Face à la tribune, disposer quelques rangées de chaises (en fonction du nombre d’invités attendus) séparées par une allée centrale, pour une meilleure circulation. 

- Les conventions validées seront mises dans un parapheur et posées sur une table proche de la tribune.  

- Prévoir un ou deux micros sans fil, pour d’éventuelles questions posées par la presse. 

- Un cocktail est installé dans la même salle.  

 

3. Le déroulé – la signature 

 

- Les signataires se dirigent vers la tribune. 

- Le représentant de la collectivité concernée prononce l’allocution d’accueil. 

- Le président du comité d’organisation prend la parole à son tour. 

- Des hôtesses disposent les conventions ouvertes (autant d’exemplaires que de signataires) devant chaque partenaire. 

- On procède à la signature sous les flashes des photographes. 

- Les conventions sont remises au service intéressé qui en assure la diffusion. 

- Le maire (ou le président) annonce l’ouverture du cocktail et invite le public à partager le verre de l’amitié. 

 

Astuces
- Réserver, de part et d’autre de l’allée centrale, un premier rang pour les personnalités, un des deux sera consacré aux consuls des différents pays.
- Prévoir un espace pour les personnes à mobilité réduite.
- Disposer une bouteille d’eau, un verre et une petite serviette devant chaque signataire.
- S’assurer du bon fonctionnement des stylos.
- Se procurer une affiche de la manifestation, pour assurer un fond pour les différentes photos.
- Au moment de la signature, les joueurs présents seront invités à se tenir derrière les signataires.
- Le buffet du cocktail devra tenir compte des contraintes alimentaires.

 

Michèle TOMASI 

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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