consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 10  RÉCEPTION POUR LA PRÉSENTATION DE PRODUCTIONS RÉGIONALES

 

A - Contexte 

 

- Dans une région à forte activité agricole et horticole, la mise en valeur des produits du terroir est de plus en plus demandée par les producteurs à la recherche d’une reconnaissance de leurs productions dans un marché très concurrentiel. 

- Elle répond aussi à une exigence de qualité du consommateur et de respect de l’environnement du citoyen. 

 

B - Date / Période 

 

- En fonction des productions, le calendrier est établi en accord avec les producteurs. Printemps/été est la période la plus recherchée. 

- Les horaires normalement choisis sont autour du traditionnel « goûter », vers 16 h-17 h, ou bien en guise de dessert, au début de l’après-midi (c’est mieux pour la presse aussi). 

 

C - Invitations 

 

- Sur le carton d’invitation, figurent les deux puissances invitantes : le président de la collectivité qui accueille dans ses locaux et le président de la confrérie qui représente les producteurs. 

- En fonction de chaque cas particulier, on peut y associer : le maire, s’il s’agit d’une production portant le nom d’une commune (melon de Cavaillon, fraises de Carpentras, etc.) ou d’un président de communauté de communes, si la production couvre un territoire plus large. 

 

D - Invités 

 

- Les invitations doivent être adressées à un fichier régional d’élus et d’autorités concernées (agriculture, consommateurs, tourisme, etc.), mais également à un fichier d’associations de familles, de consommateurs, de protection de l’environnement, sans oublier les associations de défense de l’agriculture raisonnée, etc. 

- Il ne faut pas oublier non plus les fichiers d’élus et de personnalités des communes et territoires concernés par la production. 

 

E - Déroulé 

 

- Les produits seront installés sur des buffets avec les accompagnements de rigueur (de la crème chantilly, du sucre pour les fraises…). 

- Un discours du président de la collectivité qui accueille ouvre la manifestation. Le président de la confrérie ou du syndicat concerné répond également par un discours. Ces deux personnalités sont sur une petite estrade (ne pas installer un grand podium qui crée une distance avec l’assistance, la cérémonie doit rester dans la convivialité). 

- On peut projeter un film ou une animation audiovisuelle, ou encore présenter quelques panneaux d’exposition pour aller plus loin dans la présentation du produit. 

- L’intronisation du président et/ou d’autres élus suit et apporte une touche traditionnelle haute en couleur. Les membres de la confrérie sont en costume traditionnel. Cela permet de faire de belles photos (presse, souvenir…). Certaines confréries ont également des instruments de musique, ce qui crée une ambiance très joyeuse. 

- La dégustation commence après et se fait dans une ambiance décontractée.  

- Les invités repartent en général avec une petite barquette offerte par la confrérie.  

 

Astuces
- Faire appel à un traiteur pour toute la logistique : buffet, vaisselle, boissons, service.
- Organiser cette manifestation au milieu d’une séance plénière d’une collectivité ou un conseil municipal d’une commune permet d’associer tous les élus, ce qui est très intéressant pour les producteurs, et apporte une touche de fraîcheur à cette longue journée de travail des élus.
- Dans ce cas-là, pour le déjeuner, on peut proposer un menu contenant le produit en question (cerises, pommes, fraises…), et organiser la réception à l’issue du déjeuner pour un fruit, ou juste avant pour un légume ou une viande.
- Une autre piste intéressante pour qu’il y ait du monde et que ce soit très festif : organiser la présentation/dégustation dans le cadre d’une fête du personnel de la collectivité.

 

Elena KONCKE

Chef du protocole et des relations publiques de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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