consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 9  ORGANISATION D’UNE GRANDE FÊTE CHAMPÊTRE PAR UN CONSEIL RÉGIONAL

 

A - Contexte / Période 

 

- La « fête de la Durance » fait partie des fêtes identitaires organisées par la région. 

- Elle a lieu tous les deux ans avant la fin de l’année scolaire, un dimanche du mois de juin. 

- La préparation et la réalisation de cette manifestation se font en partenariat avec les communes d’accueil. 

 

B - Le principe  

 

- Sur plusieurs sites (6 à 8 environ), au bord du fleuve (ici, par exemple, la Durance qui traverse 4 des 6 départements de la région), ont lieu, simultanément de 10 h à 18 h, des animations gratuites proposées par les associations, producteurs régionaux en partenariat avec la commune d’accueil. 

- Ces sites correspondent à des zones de population suffisantes et présentent des accès faciles et conviviaux sur les bords du fleuve. 

- Les participants viennent en famille ou avec des amis pour pique-niquer, assister aux animations, parcourir les stands. 

- Un espace commun est aménagé par la collectivité, pour les pique-niques. Les infrastructures de base sont mises à disposition : barbecues, points d’eau, parasols, etc. 

- Les associations et producteurs tiennent des stands d’information et/ou de vente. 

 

C - L’invitation  

 

- L’information et l’invitation du grand public se font par voie de presse, de dépliants et d’affiches. La gestion est assurée par la région en partenariat avec la commune d’accueil (efficace relais auprès de la population). 

- Pour les élus et personnalités, des invitations personnalisées sont envoyées par la région. 

- Les invitations reprennent tous les sites de la fête et leurs horaires communs (ouverture, pot de l’amitié, clôture). 

- Un bulletin-réponse permet de gérer l’accueil des personnalités sur les différents sites. 

- Pour les plus hautes personnalités et autorités (préfet, parlementaires, président du département et maire), une démarche personnalisée est indispensable afin de donner l’heure précise de la présence du président de région sur le site qui les concerne. 

- Les conseillers régionaux sont invités à participer tout au long de la journée et plus particulièrement aux moments clés : ouverture, pot de l’amitié en représentation du président. 

 

D - Le déroulé  

 

1. L’accueil  

 

- À leur arrivée, un cadeau d’accueil et une bouteille d’eau personnalisée « fête de la Durance » sont offerts aux participants par la collectivité sur le stand d’accueil. 

- Les communes qui le souhaitent peuvent organiser un café d’accueil au centre-ville : orienter les participants vers le site sur le bord de la Durance et créer ainsi une synergie. 

- Maire et conseiller régional prononcent une allocution d’ouverture sur un ton informel et convivial. 

 

2. Le tour des stands  

 

- Il est indispensable de faire un tour complet des stands. Prendre le temps de discuter avec les associations et producteurs régionaux sur leurs activités et produits. 

- Ce tour peut être fait conjointement par le conseiller régional et le maire en tout début de manifestation. 

 

3. Le pot de l’amitié 

 

- À midi, un cocktail, à base des produits régionaux, est offert par la région en présence d’un conseiller régional qui l’ouvre avec une petite allocution. 

- Il est entouré du maire, des personnalités et autorités locales. 

 


E - Le parcours du président 

 

- Le président est présent sur chaque site à un moment précis de la journée en suivant un itinéraire élaboré en alternance : une année, le départ se fait en amont, et l’année d’après, en aval de la Durance. 

- Le président participe ainsi à chaque étape clé sur un site différent : lancement, pot de l’amitié, animations, remises des prix. 

- C’est un exercice très difficile car le temps de présence sur chaque site ne doit pas excéder 45 minutes, ce qui peut paraître court aux yeux des participants. 

 

Astuces
- Avoir sur chaque site un correspondant « protocole » pour pouvoir informer le président à son arrivée de ce qui s’est passé au cours de la journée, animations, faits marquants et présence de personnalités.
- Bien gérer le timing, surtout en début de journée. Sinon, les derniers sites sont pénalisés par des passages éclairs qui créent beaucoup de frustration.
- Réserver au président les occasions de prise de parole en public sans nuire au programme de la journée : les remises des prix sont l’occasion idéale.
- Ne jamais interrompre une animation en cours pour accueillir le président, c’est du plus mauvais effet auprès des participants.
- Il faut s’adapter au déroulement de la journée et caler l’arrivée du président entre chaque étape (le correspondant protocole donne le top départ de son site pour permettre au suivant de s’organiser).
- Prévenir les élus sur la tenue vestimentaire décontractée.
- Fournir des informations sur l’histoire, les anecdotes, les légendes des sites pour illustrer les allocutions.

 

Elena Koncke 

Chef du protocole et des relations publiques de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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