consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 8  MANIFESTATIONS SPORTIVES ESTIVALES SPORTS DE PLAGE

 

En juillet-août, les manifestations sportives prennent leurs quartiers d’été en bord de mer, ou sur des plages reconstituées. Ces rendez-vous incontournables sont particulièrement appréciés par le public, qu’il soit sportif ou pas. C’est aussi, pour les collectivités territoriales, l’occasion de saisir l’opportunité de ces rencontres internationales de haut niveau (championnat du monde de beach volley ou de beach soccer), et dont l’accès est gratuit, pour y organiser des opérations de relations publiques. 

 

A - Les dates 

 

Mois de juillet et d’août. 

 

B - Le lieu 

 

- La plage pour les communes, régions ou départements côtiers, sur laquelle sera édifié un village de tentes pour l’ensemble des partenaires. 

- Pour les autres, nécessité de créer l’espace sable, ce qui demande un budget plus important. 

 

C - Identification du partenaire principal 

 

- Installation de drapeaux, oriflammes, kakémonos à l’entrée, et à l’intérieur du village de tentes, banderoles en haut des tribunes, et autour de l’espace de compétition. 

- Édification d’un stand représentatif à l’intérieur du village, avec un espace sportif délimité : 

* accueil par des hôtesses et des éducateurs sportifs ; 

* distribution de documentation de la collectivité ; 

* animation, et organisation de jeux d’enfants ; 

* organisation de compétitions avec remises de prix par des élus ; 

* remise d’objets promotionnels aux gagnants et lots de « consolation » aux perdants. 

 

D - Conférence de presse 

 

- Elle est généralement organisée dans le village, en présence des équipes en compétition des organisateurs, et des représentants de toutes les collectivités partenaires. 

- Accueil par les compétiteurs, avec animation sur fond musical, tribune dressée en plein air, sous parasol ou tente, avec sonorisation performante. 

- Hôtesses vêtues aux couleurs de la collectivité. Elles auront en charge l’accompagnement des personnalités et la circulation des micros au moment du « question-réponse ». 

 

E - Compétition sportive 

 

- Loge réservée à la collectivité pour toute la durée de la compétition. 

 

- Invitations protocolaires à la finale de la compétition : 

 

1/ Tribune officielle : 

* liste des personnalités présentes ; 

* on vérifie l’exactitude de l’installation protocolaire du représentant de la collectivité ; 

 

2/ Loge : 

* invitations nominatives ; 

* accueil des personnalités à l’entrée du village ; 

* placement selon un plan protocolaire déterminé ; 

 

3/ Remise des prix : 

* détermination de l’ordre protocolaire, pour les intervenants à la remise des prix. 

 


F - Dîner de gala  

 

- Organisé sur place, sur invitation par cartons personnalisés. 

- Les invitations ciblent la liste protocolaire, le mouvement sportif, les sportifs de haut niveau soutenus par la collectivité, des personnalités civiles, etc. 

- Ce dîner est coprésidé par le représentant de la collectivité et l’organisateur de la compétition. 

- Pour en conserver la convivialité, l’atmosphère décontractée de la soirée appelle à réduire les allocutions, à un simple mot d’accueil, prononcé par chacune des deux entités.  

 

Astuces
- Choisir l’emplacement le plus proche de l’entrée pour une meilleure lisibilité du stand de la collectivité.
- Placer l’animation du stand sous la responsabilité du service des sports et de celui de la communication. Leurs agents seront aptes à répondre aux questions des visiteurs.
- Disposer sur l’espace : des livrets relatifs aux compétences de la collectivité, diverses documentations comme, par exemple, des cartes postales, des autocollants, des exemplaires du journal mensuel édité par la collectivité, ainsi que des bulletins d’abonnement gratuit pour les personnes ne bénéficiant pas de la distribution.
- Prévoir, pour l’espace sportif, la prestation d’un animateur bien briefé qui citera les équipes, et les personnalités présentes.
- Organiser une compétition « pro-am » joueurs professionnels contre équipe de la collectivité.
- S’assurer les services d’un photographe, pour envoi des photos aux compétiteurs, et publication dans le journal de la collectivité.
- Remettre un cadeau souvenir aux invités du dîner qui soit en rapport avec l’activité de plage : draps de bain, bobs, tongs, ballons de volley, etc.
- Anticiper les effets secondaires des expositions solaires, et pour les imprudents, prévoir casquettes, crèmes solaires protectrices et calmantes.

 

Michèle Tomasi 

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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