consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 7  CÉRÉMONIE DE REMISE DE DIPLÔMES DE FIN D’ÉTUDES

 

A - Contexte / Date 

 

- À la fin de l’année scolaire, une cérémonie de remise de diplômes est organisée par le centre de formation (université, grande école, centre de formation d’apprentis, etc.) avec la participation de la ou des collectivités de tutelle (la région pour les grandes écoles, CFA, etc.). 

- Le mois de juin, juste avant l’été, semble la période incontournable. 

- La cérémonie a lieu en fin de journée, ce qui permet d’organiser une soirée festive à l’issue. 

 

B - Invitations 

 

- Sur les cartons, figurent en puissances invitantes : recteur (s’il représente officiellement l’État, à vérifier avec la préfecture), président de la collectivité, président de l’université et/ou directeur de l’établissement. 

- Pour un CFA, on doit faire figurer en puissances invitantes les organismes de tutelle que sont, selon les cas, les syndicats professionnels ou les associations de financement de la formation dans les secteurs concernés.  

- L’invitation comporte le programme de la cérémonie et de la soirée festive, avec les horaires précis. 

- Un bulletin-réponse s’impose pour prévoir la salle et le traiteur, ainsi que pour la gestion des places réservées pour les personnalités. 

 

C - Public 

 

- Sont conviés à la cérémonie : les familles des diplômés, le protocole relatif au secteur d’activité concerné, les principales entreprises ou acteurs du secteur, le protocole républicain habituel (préfet, parlementaires, présidents des collectivités, maire…), les autres écoles ou centres de formation, les élus de la collectivité qui organise. 

- TRÈS IMPORTANT : inviter les anciens élèves, même s’ils sont dans d’autres villes. Cela renforce l’esprit de corps. Idem pour les précédents directeurs et anciens enseignants. 

- Ne pas négliger les proviseurs ou directeurs de prépas des formations qui fourniront les futurs étudiants ou élèves à l’école ou au centre de formation. 

 

D - Déroulé 

 

- L’élaboration du déroulé est un exercice difficile. Il faut éviter les longueurs (remettre un diplôme à plus d’une vingtaine d’élèves devient très vite lassant).  

- Il faut permettre aux élus et aux autorités d’assister aux temps forts (discours, remise des diplômes), sans bloquer plus d’une heure et demie dans leur emploi du temps. 

- Pour réussir une cérémonie de remise de diplômes, il faut aussi une mise en scène avec un conducteur très précis. 

- Un maître de cérémonies s’impose. 

- Gérer les mouvements sur scène en toute discrétion est essentiel pour éviter l’amateurisme. 

- Les plus hautes personnalités sont installées au premier rang. 

- La prise de parole suit l’ordre suivant : 

* mot d’accueil du directeur ; 

* autorités de tutelle (université, etc.) ; 

* collectivités locales (maire, président de la ou les collectivités – département, région…) ; 

* représentant de l’État (en règle générale, le recteur). 

- Les autorités qui viennent de s’exprimer peuvent rester sur scène pour participer activement à la remise de diplômes. 

- Les autorités sont invitées à rejoindre les diplômés pour la photo de famille. 

- L’autorité invitante invite à passer au buffet. 

- Ouverture du buffet. 

 


Astuces
- Pour que la manifestation ait une touche originale et pour égayer la soirée, l’accueil et l’animation musicale ou théâtrale peuvent être assurés par des étudiants de l’école, cela met les invités dans l’ambiance étudiante. 
- Prévenir les photographes des journaux de l’heure exacte de la remise de diplômes pour qu’ils puissent faire la traditionnelle photo de famille, diplôme en main, sans perdre trop de temps. 
- Donner la parole à un ou deux représentants des étudiants pour permettre une expression des jeunes sans pour autant donner la parole à chacun, ce qui est matériellement impossible. Mieux encore, une fille et un garçon peuvent intervenir dans une même séquence. 
- Prévoir accès et emplacements fauteuils pour personnes à mobilité réduite et quelques sièges pour les personnes âgées.

 

Elena KONCKE 

Chef du protocole et des relations publiques de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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