consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 6  OPÉRATION DE RELATIONS PUBLIQUES AU FESTIVAL DE CANNES

 

A - Le programme  

 

- Le Festival de Cannes offre une excellente opportunité d´inviter des personnalités à la plus prestigieuse rencontre de cinéma du monde. 

- Il se déroule dans la seconde moitié du mois de mai. Il commence un mercredi et se termine le deuxième dimanche qui suit. 

- La programmation est connue très tardivement, une dizaine de jours avant le début du festival. 

 

B - Les conditions d’accès  

 

- L’accès aux séances de projection des films dans le grand amphithéâtre Lumière au Palais des festivals est très strict. Les entrées sont uniquement sur invitation.  

- Le festival offre des entrées aux personnalités du monde du cinéma et aux personnalités de marque.  

- C’est à ce titre que les collectivités telles que la région, le conseil général et la mairie ont un quota d’invitations. 

- Pour assister aux séances du soir avec la traditionnelle « montée des marches », il faut respecter les exigences vestimentaires, à savoir, tenue de soirée pour les femmes et smoking et nœud papillon pour les hommes. 

- Les autres séances de projection prévues en journée (11 h et 14 h, environ) ne demandent pas une tenue particulière. 

- La première séance du matin et les séances spéciales sont réservées aux journalistes. 

 

C - Les invitations 

 

- Le président de la collectivité invite les personnalités à une séance au choix sur la base du programme officiel du festival. 

- Les cartons doivent porter la mention « dans le cadre du Festival de Cannes » car la puissance invitante n’est pas l’organisateur. 

- Il faut procéder aux invitations avec un délai suffisant pour que les personnalités puissent prendre leurs dispositions, spécialement celles qui viennent de loin. 

- S’agissant d’un festival de rayonnement international, il est tout à fait envisageable d’inviter des personnalités de niveaux national et international. 

 

D - Le déroulé  

 

1. L’accueil 

 

- Les invités sont accueillis dans le hall d’un grand hôtel, près du Palais des festivals, par un agent du protocole qui leur remet les entrées et donne les derniers conseils pratiques. 

- Pour l’ouverture officielle et pour la clôture, un cocktail est organisé autour du président ou du vice-président qui le représente. 

- Prévoir au moins 1 h 30 de cocktail pour permettre aux invités de franchir l’obstacle de la circulation dense dans la ville de Cannes durant le festival. 

 

2. La montée des marches 

 

- Il faut bien choisir le moment de la très prisée « montée des marches » : ni trop tôt, ni trop tard. 

- Idéalement, il faudrait monter juste avant l’équipe du film qui ferme la marche (plus personne ne monte après l’équipe du film). 

- Pour réussir les montées des marches avec le président et ses invités, il faut poster un agent du protocole en haut des marches en liaison avec un autre agent du protocole présent au cocktail près des invités, pour donner le top départ. 

 

3. La soirée 

 

- Le placement des invités dans la grande salle est décidé par la direction du festival en fonction de la qualité des invités. Les meilleures places sont réservées aux professionnels du cinéma et au protocole au plus haut niveau. 

- L’accès au dîner qui suit est encore plus restreint, de ce fait, seulement une partie des invités de la collectivité pourra y assister. Le protocole doit veiller à ne pas faire sentir cette différence pour éviter des malaises inutiles entre invités. 

- Avant la sortie de la séance de projection et afin de mieux accueillir les invités au dîner, un agent du protocole sera posté à l’entrée de la grande salle du dîner. 

 


Astuces
- Prévenir les invités sur les difficultés d’accès à la ville et de circulation en centre-ville, faute de quoi, l’invitation peut tourner au cauchemar. 
- Avertir les invités sur les exigences vestimentaires pour accéder aux séances du soir. 
- Avoir deux ou trois nœuds papillons en réserve, car il y a toujours des invités qui négligent les consignes du festival, pourtant très strictes. 
- Entretenir d’excellentes relations avec tous les agents qui gravitent autour du festival : sécurité, conciergeries des grands hôtels, etc., c’est toujours utile pour des dépannages efficaces. 
- Un bon relationnel avec les professionnels et partenaires du festival permet d’avoir des invitations aux très prisées soirées organisées après les séances de projection. 
- Prévoir au minimum deux agents de protocole pour les soirées d’ouverture et de clôture car les distances sont grandes, le nombre de participants important (1 000 convives au dîner) et les enjeux de taille.

 

Elena Koncke 

Chef du protocole et des relations publiques de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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