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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 5  RÉCEPTION À L’OCCASION D’UN FESTIVAL DU FILM ORGANISÉ PAR UNE MAIRIE

 

A - L’objet 

 

- Manifestation à l’initiative de la collectivité en partenariat avec un propriétaire de cinéma. 

- Elle permet un contact direct invités « cinéma »/public. 

- Dans le cadre de leur promotion, des films français sont projetés en avant-première, en présence des équipes de films (comédiens, metteurs en scène, producteurs, distributeurs…), sous le parrainage d’un acteur de renom. 

 

B - Lieux 

 

- Outre les lieux institutionnels (mairie, préfecture, conseil général, etc.), un lycée peut également servir de cadre à une manifestation. En effet, pour sensibiliser les jeunes à la production cinématographique, faire déplacer une équipe de film dans le milieu scolaire est très apprécié, autant du jeune public que par les comédiens. 

- La décoration des lieux de réception se fait en fonction du thème du film présenté et des acteurs présents (affiches et photos du film présenté ainsi que des photos de la filmographie des acteurs présents). 

 

C - Invitations 

 

- Sont invités les personnalités institutionnelles, les responsables culturels… 

- Une lettre détaille le programme officiel (dates, heures et lieux des réceptions et projections).  

- Cette lettre ainsi que les cartons d’invitation aux réceptions (salles municipales ou lycées) sont adressés aux personnes invitées qui devront faire part de leur participation à l’une ou l’autre manifestation. Ceci permet une gestion efficiente des invités. 

- En ce qui concerne les réceptions se déroulant à la préfecture ou au conseil général, les cartons d’invitation sont imprimés par chaque organisme et transmis, par les responsables en charge du festival, aux personnes ayant effectivement confirmé leur présence. 

- Le jour de la réception, une liste nominative est adressée à chaque organisme extérieur. Les invités sont priés de présenter leur invitation ainsi qu’une pièce d’identité à l’entrée. 

 

Prénom - Nom, maire de … 
vous prie de lui faire l’honneur de prendre part aux réceptions données 
dans le cadre du festival du film 
le … à …, à l’hôtel de ville 
le … à …, au lycée … 
etc. 
 
Carton à présenter impérativement à l’entrée.

 

D - Accueil aux réceptions 

 

- Principe : quel que soit le lieu choisi, le principe d’une réception conviviale doit être la règle. Dans ce cas, le protocole est allégé tout en mettant à la place d’honneur les personnalités et les invités « cinéma ». 

- Accueil des invités : 

* les invités sont accueillis par des hôtesses qui les dirigent et leur donnent les informations sur le déroulement de la soirée ; 

* un compteur manuel utilisé par une hôtesse permet de connaître à tout instant le nombre de présents ; 

* la formule choisie étant une réception debout, les personnalités les plus importantes sont placées devant le podium sur lequel prennent place les invités « cinéma », le président du festival ainsi que la puissance invitante. 

- Accueil de l’équipe du film : l’équipe du film est accueillie par le président du festival, à l’entrée du lieu de la manifestation, puis ils se dirigent vers la salle de réception, le parcours étant visualisé par un tapis rouge. L’entrée dans la salle se fait sous les applaudissements des invités. 

 


E - Accueil aux projections 

 

Dans la salle de projection, un carré est spécialement réservé aux personnalités et aux invités « cinéma ». Le placement est fait de telle sorte que les personnalités côtoient les artistes et comédiens. 

 

F - Discours  

 

- La puissance invitante prononce le discours de bienvenue en expliquant les raisons de son partenariat à l’organisation du festival. 

- Le président du festival s’adresse ensuite à l’équipe du film et présente individuellement le parcours cinématographique de chacun. La parole est ensuite donnée aux invités « stars ». 

 

G - Buffet 

 

- Le festival se déroulant sur plusieurs jours, il est demandé aux traiteurs de personnaliser soir après soir des buffets différents en privilégiant la variété des produits. La décoration du buffet tourne autour du cinéma (appareils de projection, caméras, bobines de films…). 

- Le buffet est généralement installé à l’opposé du podium et le plus éloigné des entrées. 

- Réserver un plateau de canapés pour les invités « cinéma » qui, lors du lancement du buffet, ne peuvent y accéder en raison de la sollicitation du public. 

 

Astuces
- Intégrer la participation d’élèves d’un lycée professionnel section « accueil ».
- Penser à mettre l’accent sur toute la carrière des acteurs invités, sensibles à la connaissance et à la valorisation de leur parcours.
- Penser à la réglementation relative aux débits d’alcool dans les établissements scolaires et prévoir un seul poste de boissons alcoolisées pour les adultes. Les autres postes étant approvisionnés par une diversité de boissons non alcoolisées.
- À l’entrée des salles de réception, prévoir une personne chargée de lancer les applaudissements à l’arrivée de l’équipe de film.
- Après les discours, prévoir une zone permettant les dédicaces et les conversations avec les comédiens, sans oublier la signature du livre d’or « Festival du film ».
- Ne pas oublier de prévoir des moments privilégiés et un espace privatif pour les entretiens avec la presse.
- Prévoir un accompagnement permanent de l’équipe du film par une personne de l’organisation, afin de répondre, à tout moment, aux souhaits ou desiderata des uns et des autres.

 

Gérard KRITTER 

Chef du protocole du conseil général du Haut-Rhin 

 

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