consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 2  DÉJEUNER DE PRÉSENTATION DES VŒUX AUX CONSULS

 

A - La date et l’heure 

 

Organisée courant janvier, cette cérémonie rassemble tous les consuls en poste dans la région. La date est fixée avec le secrétariat du corps consulaire (au plus tard début décembre). 

 

Un déjeuner semble la meilleure formule (ni trop tôt, ni trop tard). Cette remarque est valable pour les régions qui ont plus d’un poste consulaire. 

 

B - Les invités 

 

Tous les consuls en poste, qu’ils soient consuls généraux, consuls ou consuls honoraires, sont invités. Une seule invitation par consulat (les vice-consuls ou consuls adjoints ne sont pas invités, mais ils peuvent représenter un consul absent). 

 

La mise à jour du fichier est impérative : le corps consulaire édite chaque année un trombinoscope (penser à le mettre à jour par téléphone, s’il date de plus d’un mois). 

 

Sont également conviés : vice-présidents ou maires adjoints de la collectivité qui accueille, ainsi que le directeur et les collaborateurs des relations internationales. 

 

C - L’invitation 

 

Seul le président ou le maire invite sous forme personnalisée : « prie [Monsieur X. Y., consul de …] de lui faire l’honneur d’assister au déjeuner en l’honneur du corps consulaire de [Nom de la région] ». L’invitation est sobre et élégante. Le nom et la fonction de l’invité sont manuscrits (anglaise). 

 

Un bulletin-réponse est obligatoire pour gérer les retours. 

 

Envoi des invitations : 4 à 5 semaines avant (période des vacances de fin d’année oblige). 

 

D - Les plans de table 

 

Tous les convives sont placés. 

 

Chaque table est présidée par un élu de la collectivité qui accueille et un collaborateur. La table d’honneur est coprésidée par le président/maire qui accueille et par le doyen (pour les régions avec deux postes consulaires, le doyen qui est dans sa ville copréside et l’autre doyen est à la droite du président/maire). 

 

Les consuls généraux ont préséance sur les consuls et ces derniers sur les consuls honoraires. À l’intérieur de chaque classe, la préséance est régie par l’ancienneté en poste (date de réception de l’exequatur – permission d’un gouvernement donnée à un consul étranger pour qu’il puisse exercer ses fonctions). 

 

E - Le déroulé 

 

La cérémonie s’articule autour de cinq axes. 

 

1. L’accueil 

 

Des hôtesses et des agents du protocole accueillent les consuls dès leur arrivée (si les distances sont importantes, prévoir des relais). Une liste alphabétique des noms, permet d’identifier chaque invité et de lui remettre le ticket avec l’indication de sa table. Des panneaux afficheront la composition de chaque table avec nom et fonction de chaque convive. 

 

Prévoir un vestiaire. Réserver des places de parking. 

 

Un tapis rouge avec les drapeaux des pays représentés est une marque de respect (ils sont alignés par ordre alphabétique des noms des pays en langue française). Un tripode est placé à part pour les drapeaux « hôtes » (Europe, France et celui de la collectivité qui accueille). 

 


2. Le cocktail 

 

Raffiné, sobre, avec passages au plateau, le cocktail permet aux premiers arrivés de patienter agréablement. C’est le seul moment où l’on peut discuter avec différents interlocuteurs. 

 

Avant l’arrivée du président/maire, les élus accueillent les consuls qui leur sont présentés par le protocole. 

 

3. Les allocutions 

 

Les allocutions se prononcent avant le déjeuner, quand tous les convives sont installés. Un pupitre à même le sol ou un simple micro sur pied sera placé près de la table d’honneur : 

- allocution du président ou du maire ; 

- allocution du doyen du corps consulaire (les deux doyens, si la région comporte deux postes consulaires). 

 

4. Le repas 

 

Le menu est posé devant chaque convive. Le choix des mets tient compte de toutes les contraintes alimentaires. Raffiné et léger, le menu reflétera l’art culinaire régional. 

 

Le service est rapide et discret (pas de service pendant les allocutions). 

 

5. Le cadeau 

 

À la fin du déjeuner, le président remet symboliquement au(x) doyen(s) le cadeau qui sera remis par les hôtesses à la sortie. 

 

Les hôtesses ont installé sur les tables qui ont servi à l’accueil, les cadeaux qu’elles remettront aux consuls. 

 

Les astuces
 
- Créer un publipostage pour personnaliser les cartons d’invitation et les bulletins-réponses. 
- Commander les drapeaux dès l’envoi des invitations : en effet, les délais sont importants (15 jours à 3 semaines). Idem pour les cadeaux, d’autant plus que la période des fêtes est très chargée pour les fournisseurs. Personnalisez-les avec les meilleurs vœux du président/maire. 
- Plutôt qu’un numéro, chaque table portera le nom de l’élu qui la préside (plus chaleureux), sauf la « table d’honneur ». 
- Pour éviter les erreurs de placement, on peut mettre à contribution le secrétaire général du corps consulaire. 
- Conserver dans le dossier le menu et le cadeau choisi pour varier chaque année. 
- Lors du cocktail, montrer la table à chaque consul fait gagner du temps lors du placement.

 

Élena KONCKE

Chef du protocole et relations publiques de la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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