consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 1  DÉPART À LA RETRAITE DES AGENTS D’UNE COLLECTIVITÉ

 

A - La date et l’heure 

 

Prévoir deux ou trois fois dans l’année une cérémonie collective en l’honneur des agents qui partent à la retraite afin de les honorer tous au même niveau. Chaque cérémonie ne devra pas dépasser la dizaine d’agents, les périodes de mars, juin et décembre semblent plus propices. 

 

Les horaires doivent permettre à leurs familles d’y assister, donc on privilégiera la fin d’après midi (pas trop tard non plus pour permettre aux collègues de bureau d’y assister dans leurs horaires de travail (16h00 c’est idéal, sinon vers midi). 

 

La date est fixée en accord avec l’agenda du président ou du maire de la collectivité. 

 

Éviter les vacances scolaires et choisir de préférence mardi ou jeudi (ARTT oblige). 

 

B - Liste des agents 

 

La direction des ressources humaines doit communiquer la liste des agents qui seront honorés lors de la réception. Les coordonnées des agents doivent être communiquées au protocole pour un contact direct, indispensable à la réussite de la cérémonie. 

 

Une brève notice sera rédigée par agent, avec les informations relatives à son parcours professionnel : date d’entrée dans la collectivité, fonctions exercées… 

 

Une information aux supérieurs hiérarchiques des agents concernés est faite par la DRH. 

 

C - L’invitation 

 

Le président ou maire invite seul ou associé à l’élu délégué au personnel (on peut aussi associer le DGS). 

 

L’invitation est sobre mais élégante, pas de bricolage. L’invitation destinée à l’agent honoré est nécessairement personnalisée. 

 

Chaque agent reçoit un nombre de cartons d’invitation pour sa famille et amis (environ 6 à 10) et pour ses collègues (10 à 20). Ces cartons destinés aux familles et collègues comportent le nom de l’agent concerné (autrement, on ne comprendrait pas le sens de l’invitation). 

 

Ne pas oublier d’inviter, le cas échéant, des collègues déjà partis à la retraite et le président ou maire honoraire avec qui l’agent a travaillé. 

 

Envoi des invitations : trois semaines avant la cérémonie. 

 

D - Le déroulé 

 

Il doit prévoir les séquences de la cérémonie. 

 

1. L’accueil 

 

Il y a un accueil pour les invités extérieurs (famille et amis) et un accueil pour l’interne. Bien identifier les agents mis à l’honneur et les pointer à l’aide d’une liste. 

 

Prévoir un vestiaire pour les invités extérieurs en période automne-hiver. 

 

Réserver quelques places de parking pour les parents âgés. 

 

2. L’allocution 

 

Allocution du président ou du maire. Sur le podium, les élus et le DGS l’entourent. 

 


3. L’appel des agents 

 

L’animateur appelle les agents, un par un dans l’ordre chronologique de la date de départ à la retraite (surtout pas d’ordre hiérarchique). L’agent monte sur le podium précédé par une hôtesse. Sur le podium, il est encadré par le président ou le maire et par le DGS. 

 

L’animateur présente l’agent en quelques mots. Le président ou le maire lui offre la médaille de la collectivité personnalisée à son nom (et un bouquet de fleurs pour les femmes) et un cadeau symbolique (livre, faïence…). Ces objets sont présentés par une hôtesse. 

 

L’animateur invite l’agent qui le souhaite à dire quelques mots. Séance photo de l’agent avec les élus et le DGS autour. 

 

4. Le cocktail 

 

Le buffet doit être d’un très bon niveau pour honorer les agents et leurs familles. 

 

Demander au traiteur de passer au plateau, car des petits groupes se forment autour des agents honorés avec de nombreuses séances photos, ce qui ne facilite pas l’accès au buffet. 

 

Demander aux serveurs de s’occuper en priorité des personnes âgées. 

 

Les astuces

- Pour éviter de personnaliser les cartons au nom de chaque agent, on peut dresser la liste des agents concernés sur la page 2 du carton d’invitation en guise de programme.
- Prévoir un animateur pour donner un rythme à la cérémonie et éviter la lassitude.
- Demander aux collègues des petites anecdotes sur l’agent, ainsi l’animateur rendra la manifestation plus vivante et plus chaleureuse.
- Installer un podium suffisamment grand car il y a beaucoup de va-et-vient lors de l’appel des agents (3 m x 4 m).
- Prévoir quelques chaises pour les personnes âgées.
- S’assurer de la présence de tous les agents pour éviter d’appeler les absents.
- Vérifier avec les agents s’ils souhaitent dire un mot, pour éviter de tendre le micro aux plus timides.
- Le protocole, avec les hôtesses, garde les agents près du podium, pour la photo de famille finale.
- Envoyer à chaque agent les photos souvenirs avec « les compliments » du président ou du maire.

 

Élena KONCKE

Chef du protocole et relations publiques de la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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