consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les cérémonies publiques et les manifestations patriotiques

Fiche pratique n° 10  SIGNATURE D’UNE CONVENTION

 

A - La date, l’heure, le contexte 

 

Il s’agit de l’organisation d’une cérémonie officielle au cours de laquelle un texte ayant une valeur juridique (convention, avenant, contrat, accord, etc.) sera signé entre différents partenaires, par des personnes habilitées à le faire. 

 

Les organismes signataires mettent au point ensemble la date et l’heure de la cérémonie. Le lieu est également choisi d’un commun accord entre les signataires, de préférence vers 11 h ou midi. 

 

Éviter la période des congés scolaires. 

 

B - Préparation 

 

Le texte de la convention est mis au point entre les directions concernées. Il est transmis pour « mise en page » à la direction de la communication ou du protocole. 

 

Avant de poursuivre, il est indispensable de s’assurer que les différents signataires sont bien habilités à le faire (juridiquement parlant). Vérifier, également, qu’un vice-président ou un maire adjoint puisse signer en lieu et place du président ou du maire. 

 

C - Liste des invités 

 

Chaque signataire doit proposer une liste d’invités. Il faut croiser les listes pour éviter les doublons et les lacunes. 

 

La tendance est à limiter les invitations, cependant, il faut les considérer comme un moyen de communication. Si les invités ne viennent pas, au moins seront-ils informés de l’événement. 

 

D - L’invitation 

 

Le projet de carton est élaboré par les signataires qui sont les puissances invitantes. On peut signer certains textes en présence d’une haute personnalité qui sera mentionnée ainsi sur le carton. 

 

Certains intitulés des conventions sont un peu trop administratifs et rébarbatifs, une reformulation plus attrayante est souhaitable sans dénaturer la portée du texte. 

 

Ne pas omettre les différents logos. 

 

Envoi des invitations : Trois semaines avant, avec bulletin-réponse. 

 

E - Le déroulement 

 

Il donne le programme de la cérémonie. 

 

1. Accueil 

 

Les invités sont accueillis par des hôtesses, à l’aide de la liste des personnalités attendues. 

 

Une signalétique indique le vestiaire. 

 

Placement des invités : chaises en disposition cinéma. 

 

2. Allocutions 

 

Les signataires prennent la parole dans l’ordre protocolaire. Celui qui accueille, ouvre les prises de parole. Sur le podium, les signataires s’installent autour du pupitre. 

 

La table de signature est installée sur le podium pour deux ou trois signataires ou à côté du podium si plus de signataires. 

 

3. Signature de la convention 

 

Les porte-noms posés sur la table indiquent la place de chaque signataire. Celui qui reçoit a à sa droite l’autre signataire, s’ils sont deux. Ou bien, il est au milieu de la table, s’ils sont plus nombreux. 

 

Un parapheur contenant la convention est posé devant chaque signataire, ainsi qu’un stylo. Si la convention contient plusieurs pages, le parapheur sera ouvert à la page où figurent les noms des signataires. 

 

Les hôtesses aident les signataires (en faisant attention de ne pas gêner les photographes). 

 

Un exemplaire supplémentaire sera signé. Il est destiné à la préfecture, pour dépôt officiel. 

 

Si la signature est placée en présence d’une haute personnalité, celle-ci restera debout derrière les signataires. 

 

Séquence photo : laisser le temps aux photographes de faire les clichés nécessaires. 

 

Ne pas oublier de récupérer et de donner à chaque signataire le texte original signé. 

 

4. Le cocktail 

 

Le cocktail sera dressé dans la même salle, si possible, ou dans un espace attenant. 

 

Astuces  
- Quand le nombre de signataires est très important (plus de 7 ou 8), faire signer un parapheur unique par tous les signataires qui se succèdent à la table de signature (les autres exemplaires seront signés en « off »). 
- Se mettre d’accord sur tous les détails avec le ou les représentants des partenaires (il est très désagréable de voir, le jour J, que le parapheur des conventions comporte le logo de celui qui les a fournis). 
- La liste des invités joue un rôle essentiel. En effet, il est difficile de mobiliser beaucoup de monde pour ce type de cérémonie. 
- Créer une animation en parallèle (une démonstration sportive pour une convention de cette portée) peut lui donner un nouvel attrait. 
- On peut faire précéder la signature d’une réunion thématique liée à son contenu, pour créer une dynamique de participation. 
- On peut aussi signer sur site une convention, c’est plus original : dans une gare, dans un stade, un lycée ou un théâtre. 
- Prévoir une salle pour un peu moins de monde, pour donner l’impression d’un espace chaleureux et bien rempli. 
- La participation peut varier d’une cinquantaine de personnes à plus d’une centaine, en fonction de la portée de l’événement.

 

Élena KONCKE
Chef du protocole de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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