consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les cérémonies publiques et les manifestations patriotiques

Fiche pratique n° 9  LES RENDEZ-VOUS DE L’ÉDUCATION

 

Dans la vie d’une collectivité, l’année scolaire est l’occasion de nombreux rendez-vous avec les chefs d’établissements, les élèves, les personnels administratifs et les fédérations de parents d’élèves. Ces différentes réunions favorisent des échanges enrichissants et indispensables au bon fonctionnement des deux entités.  

 

A - Déjeuner de rentrée scolaire 

 

À la suite des visites de rentrée scolaire, il est d’usage que l’autorité d’une collectivité invite à déjeuner les chefs des établissements visités. 

 

- Les cartons d’invitation nominatifs sont remis aux chefs d’établissements lors de la visite de l’autorité dans leur établissement, après qu’ils ont été préalablement contactés par les cabinets des collectivités pour en fixer la date sur les agendas. 

- Le recteur et l’inspecteur d’Académie sont conviés.  

- Ce déjeuner est coprésidé par le président de la collectivité ou le maire, et le recteur. 

 

B - Conseil municipal des élèves du primaire – Conseil général des collégiens – Conseil régional des lycéens  

 

- Après avoir été élus, les élèves se réunissent au sein de la collectivité, sur le même principe que les assemblées délibérantes de chacune de ces collectivités. 

- Est également convié à cette assemblée l’inspecteur d’Académie qui représente le recteur.  

- Préalablement ils auront préparé, au sein de leurs établissements respectifs, les projets qu’ils souhaitent soumettre au vote de l’assemblée.  

- L’accueil se fait autour d’un petit déjeuner.  

- Avant d’entrer dans la salle de délibération, on leur remet une sacoche contenant de la documentation, ainsi qu’un petit cadeau, objet promotionnel de la collectivité.  

- Après avoir délibéré, ils sont conviés à un déjeuner.  

- C’est le représentant de la collectivité invitante (l’élu délégué à l’éducation) qui copréside la table d’honneur avec l’inspecteur d’Académie, composée d’élus et de directeurs de la collectivité.  

- Le placement est libre pour les élèves. 

 

C - Déjeuner des chefs d’établissements de l’enseignement public 

 

- Le déjeuner est précédé par une assemblée des chefs d’établissement dans les locaux de la collectivité, afin d’aborder l’actualité éducative. 

- L’accueil se fait par un point café, thé, jus de fruit, eau, viennoiseries. 

- Avant d’entrer en séance, on remet à chaque participant un cartable contenant les plaquettes de la politique d’accompagnement à l’éducation, ainsi qu’un objet promotionnel tel que conférencier, stylo… 

- La tribune de la séance se compose du président de la collectivité ou du maire, du recteur ou son représentant : l’inspecteur d’Académie, de l’élu délégué à l’éducation. Une bouteille d’eau et un verre posé sur une serviette en papier seront déposés devant chaque intervenant. 

- Le maire ou le président de la collectivité fait l’ouverture de la séance. 

- Le président de la collectivité développe les orientations de sa politique d’éducation, et le recteur ou son représentant rappelle l’organisation de l’année scolaire, et présente les réformes en cours et à venir. 

- Un débat s’engage. 

- La séance est clôturée par le déjeuner. 

- On établit une table d’honneur coprésidée par le président ou le maire, et le recteur d’Académie. 

- Si des élus sont présents, on veille à leur faire présider chacun une table, en les entourant des chefs des établissements situés dans leurs secteurs, cantons, circonscriptions. 

- Placement libre pour les autres participants.  

 

D - Déjeuner des gestionnaires des établissements publics et privés  

 

À l’identique des chefs d’établissement, il est d’usage de réunir les gestionnaires des établissements publics et privés. 

 

- Accueil avec un petit déjeuner. 

- Remise d’un porte-document avant de rentrer en séance, contenant de la documentation, ainsi qu’un objet promotionnel. 

- La tribune est identique à celle de la réunion des chefs d’établissement. 

- Le maire ou le président de la collectivité fait l’ouverture de cette Assemblée. 

- Les débats seront surtout orientés sur le fonctionnement logistique de chaque établissement, et sur les grands sujets de l’actualité éducative.  

- La table d’honneur du déjeuner est composée des représentants de l’institution, du rectorat, et/ou de l’inspection académique, et des gestionnaires des établissements qui les ont reçus lors des visites de rentrée scolaire. 

- Les élus présents présideront chacun une table. 

 

E - Déjeuner des directeurs des établissements privés 

 

On réunit de la même manière les directeurs des établissements privés, qui sont toutefois en comité plus restreint.  

 

F - Assemblée générale des fédérations de parents d’élèves 

 

- La collectivité met à disposition des fédérations des parents d’élèves une salle dans ses locaux, pour tenir leur assemblée générale. 

- La tribune est dressée de façon conviviale. Plutôt que la grande table traditionnelle, on privilégie des chauffeuses avec des tables basses et des micros baladeurs pour les échanges. Les allocutions se feront de préférence au pupitre. 

- On s’assure que tous les représentants des fédérations sont arrivés, notamment ceux placés en tribune. 

- Les places des premiers rangs sont réservées pour permettre le placement des représentants du rectorat et/ou de l’inspection académique, et des élus. 

- Ouverture de la séance par une allocution du représentant de la collectivité invitante concernant sa politique d’éducation. 

- Allocution du recteur ou de l’inspecteur d’Académie (son représentant). 

- Intervention des présidents des fédérations, qui présentent les sujets de satisfaction et les demandes non encore abouties.  

- Poursuite de l’assemblée et débat. 

- Cocktail de clôture. 

 

Astuces 
 
Prévoir un cocktail à l’issue des séances de travail, pour les personnalités dont l’emploi du temps pourrait les priver d’assister au déjeuner.  
 
Pour les réunions des élèves 
 
- Le déjeuner tient compte des contraintes particulières et le menu est choisi en fonction des goûts des élèves et de l’équilibre alimentaire. 
- Il est préférable de ne pas placer l’élève « président » à la table d’honneur, pour ne pas l’isoler de ses camarades. 
- Proscrire les boissons sucrées, l’eau sera la boisson idéale.  
- Seuls les adultes se verront proposer vin et café. 
- On veille à la rapidité du service, pour respecter les horaires de reprise des cours. Ce sont généralement des bus spécialement affrétés qui assurent le transport. 
 
Pour les réunions des chefs d’établissements publics et privés 
 
- Concernant les établissements privés, souvent religieux, veiller aux contraintes alimentaires. 
- Pour pouvoir installer la table d’honneur rapidement, on remet aux invités qui la composent et dès leur arrivée un petit carton qui leur permettra de se repérer.  
 
 
 
Pour les réunions des gestionnaires d’établissements publics et privés 

 
On installe à chaque table un ou plusieurs représentants des services de la collectivité en relation fréquente avec les gestionnaires : construction, aménagement, logistique, ressources humaines. 
 
Pour les réunions des parents d’élèves 
 
- Une hôtesse à l’entrée de la salle distribuera aux participants la documentation contenant le bilan des actions de l’année. 
- Le reste des documents sera posé sur une table pour les retardataires. 
- Des hôtesses seront chargées de faire circuler les micros sans fil aux personnes du public souhaitant intervenir.  
- Prévoir l’accueil et l’installation des personnes à mobilité réduite.

Michèle TOMASI 

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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