consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les cérémonies publiques et les manifestations patriotiques

Fiche pratique n° 6  CÉRÉMONIE D’OUVERTURE OFFICIELLE D’UN CONSULAT HONORAIRE

 

A - Objet 

 

- Organisation à la charge de la collectivité, en partenariat avec l’ambassade du pays représenté, d’une cérémonie d’ouverture d’un consulat honoraire installé dans des locaux appartenant à la collectivité. 

 

B - Préparation de la manifestation 

 

- Organiser une réunion avec le consul honoraire ainsi que tous les services de la collectivité qui vont participer à la mise en œuvre de cette cérémonie pour : 

* en définir le déroulement ; 

* en recenser les prestations et la logistique souhaitées. 

 

- Toutes ces propositions doivent être validées par l’ambassadeur, présent lors de la cérémonie d’ouverture de la représentation diplomatique. 

 

C - Proposition de déroulement  

 

- Dévoilement de la plaque par l’ambassadeur et le maire, en présence du préfet, s’il y a lieu. 

 

- Visite des locaux  

 

- Allocutions (dans l’ordre des préséances) : 

* le maire ; 

* l’ambassadeur ; 

* le préfet. 

 

- Le consul honoraire peut être appelé à s’exprimer pour dire deux mots de remerciements.  

 

- Cocktail  

 

D - Invitations 

 

- Prévoir un carton comportant les deux puissances invitantes, avec logos ou blasons correspondants : 

* SE l’ambassadeur (positionné à gauche du carton) ; 

* le maire (positionné à droite du carton). 

 

- La mention suivante peut être utilisée : « ont l’honneur de vous convier à la cérémonie d’ouverture officielle du consulat honoraire de … confié à M. X (nom du consul) pour les départements … » 

 

Inviter : 

- les institutionnels et principalement tous les autres consuls installés dans la ville ou qui ont un lien avec la collectivité, par la voie du jumelage ou d’une coopération décentralisée ; 

- les associations internationales ; 

- la presse. 

Ne pas oublier les ressortissants et la communauté du pays installés dans la ville, le tissu associatif concerné, mais également les entreprises locales qui travaillent avec ce pays. 

 

E - Logistique 

 

- Préciser par notes les prestations demandées à chaque service, suite à la réunion préparatoire afin d’éviter tout oubli. 

- Prévoir le stationnement des autorités présentes aux abords de la représentation diplomatique ainsi que la présence de la police municipale. 

- Prévoir le nettoyage du site. 

- Prévoir le pavoisement du lieu, sur écussons, sur mâts, si possible, ou bien sur râteliers s’il n’existe aucune autre possibilité ; les couleurs sont celles de la France, du pays qui ouvre la représentation diplomatique et éventuellement de l’Union européenne et des couleurs de la ville qui accueille. 

- Prévoir le pavoisement à l’intérieur du lieu sur grille ou boule, à proximité de l’estrade (sur le même principe qu’à l’extérieur). 

- Faire réaliser une plaque comportant le blason du pays, le texte mentionnant le consulat dans la langue du pays et en français qui pourra être fixée le jour de la manifestation ou bien posée sur un support provisoire du type grille ou colonne. 

- Prévoir le voilage de cette plaque aux couleurs du pays. 

- Prévoir l’installation d’une estrade et d’un pupitre. 

- Prévoir la décoration florale et en plantes vertes de l’estrade et également pour le cocktail de bouquets aux couleurs du pays. 

- Quelques chaises pour les personnes âgées. 

- Agrémenter les tables du buffet de petits fanions aux couleurs de la France, du pays représenté et de l’Europe et de la ville, éventuellement. 

- Prévoir la sonorisation de l’espace. 

 

Astuces  
- La venue de l’ambassadeur peut donner lieu à l’élaboration d’un programme de visite, de l’organisation d’une conférence donnée par l’ambassadeur et, éventuellement, d’un déjeuner ou d’un dîner officiel. 
- Prévoir un cadeau à l’intention de l’ambassadeur et, éventuellement, la remise de la médaille de la ville (à l’issue des allocutions). 
- Le cocktail peut être réalisé avec des spécialités gastronomiques, ou sur le thème du pays qui ouvre la représentation diplomatique (attention délicate pour les invités). 
- Une animation musicale, introduisant un ou deux morceaux du pays, peut souligner plaisamment la qualité de la cérémonie.

 

Patricia DETROYAT 

Chef du protocole, ville de Grenoble 

 

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