consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les cérémonies publiques et les manifestations patriotiques

Fiche pratique n° 4  ORGANISATION D’UNE VISITE EN COMMUNE DU PRÉSIDENT D’UNE COLLECTIVITÉ TERRITORIALE PRINCIPAL FINANCEUR

 

A - L’objet 

 

Ce genre de visite peut s’articuler autour d’une inauguration, d’une pose de première pierre ou d’une signature protocolaire de convention entre la commune et la collectivité. 

 

B - Le repérage 

 

Lorsque la date est arrêtée, il est nécessaire de prendre contact avec les responsables de l’organisation dans la commune (généralement le maire ou le directeur général des services dans les petites communes, le service du protocole ou de la communication dans les plus importantes). Cette visite préalable permet de vérifier le déroulement précis de la visite et de l’adapter au mieux à la disponibilité de votre élu. 

 

Lors du repérage, se faire préciser si le maire souhaite présenter des points non prévus au déroulement officiel afin que votre élu puisse avoir toutes les informations nécessaires lors de la visite. 

 

Il est important de prévoir, pour chaque point de la visite, la présence sur place de responsables (présidents et membres d’associations, de centres, de maisons de retraite, curé de la paroisse, etc.) et de noter leurs noms et qualités. Toutes ces informations sont mentionnées sur le déroulé protocolaire transmis à votre élu. 

 

C - Le déroulé 

 

On peut organiser une visite en commune selon deux critères de base : 

- l’accueil protocolaire se fait de préférence en mairie ; 

- les signatures protocolaires ont lieu généralement à la mairie à la fin de la visite ; toutefois pour des raisons d’espace ou d’aménagement, un autre lieu peut être choisi (salle de fêtes, musée, etc.). 

 

1. L’accueil 

 

L’autorité qui a la préséance arrive la dernière. Le maire l’accueille sur le perron de la mairie en présence de ses adjoints ou de son conseil municipal au complet. Les présentations se font autour d’une légère collation dans la salle du conseil. Le maire peut proposer un entretien privé dans son bureau. 

 

Prévoir à l’avance le lieu de stationnement de la voiture officielle. 

 

2. Le parcours 

 

Le cortège quitte la mairie et se rend sur les différents sites concernés selon le parcours établi lors du repérage. Il est préférable de se déplacer à pied. Cela facilite la rencontre de la population et évite la dispersion du cortège. 

 

Une partie de la visite peut être organisée en véhicule. Le circuit, les points de départ et d’arrivée, l’escorte d’un véhicule communal et le stationnement des voitures officielles devront être étudiés avec soin lors du repérage. 

 

3. L’inauguration 

 

Voir la fiche n° 2 : Inauguration d’un collège ou d’un lycée pour le détail. 

 

Précéder le cortège afin de vérifier que le ruban inaugural est bien en place. 

 

4. La pose de première pierre 

 

Précéder le cortège et vérifier parchemin, stylos, ciment, truelle… 

 


5. Le livre d’or 

 

Préparer quelques phrases de circonstance et les donner discrètement à votre élu pour qu’il puisse s’en inspirer. 

 

6. La signature protocolaire 

 

Elle a lieu à la fin de la visite, le plus souvent dans une salle d’honneur de la mairie. Prévoir une table, deux fauteuils, deux stylos. 

 

La signature protocolaire est toujours précédée des discours des signataires dans l’ordre de préséances. 

 

7. L’ordonnancement des discours 

 

Dans sa commune, le maire reçoit, il ouvre les allocutions. Souvent maître de cérémonie, c’est lui qui annonce les autres intervenants. Les personnalités présentes sont citées par ordre de préséance « du plus au moins ». Un invité d’honneur non protocolaire peut être présent (épouse, enfant, témoin, etc.). Ne pas oublier de le citer et de lui accorder la parole. 

 

La personnalité qui préside la manifestation parle en dernier, seul le représentant de l’État (préfet ou sous-préfet) peut intervenir après elle. 

 

Glisser dans le discours de votre élu le nom et la qualité des personnalités présentes dans l’ordre des préséances et aussi les personnalités rencontrées lors de la visite. 

 

D - Le vin d’honneur 

 

Il a lieu à la fin de la visite à l’endroit où les allocutions sont prononcées. 

 

À l’issue de la manifestation, le maire raccompagne son invité d’honneur jusqu’à sa voiture. 

 

Les astuces
- Se faire « biper » sur son portable, par le chauffeur, à l’arrivée imminente de votre élu, pour organiser son accueil sur le perron.
- Pour les inaugurations, avoir dans son sac une paire de ciseaux et un rouleau de ruban tricolore.
- Pour le livre d’or, le parcourir discrètement pendant la visite, noter quelques idées phare dans les différents témoignages précédents. Certaines informations culturelles sur la commune glanées lors du repérage pourront être de grand secours pour la rédaction.
- Toujours se munir d’une médaille d’honneur de la collectivité au cas où votre élu souhaiterait l’offrir.

 

Madeleine AUBERT

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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