consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les cérémonies publiques et les manifestations patriotiques

Fiche pratique n° 2  INAUGURATION D’UN COLLÈGE OU D’UN LYCÉE

 

A - La date et l’heure 

 

Elles doivent être fixées en accord avec les différents intervenants : la fin de matinée est un créneau prisé pour la disponibilité du plus grand nombre d’élèves. Il facilite la relation presse. 

 

B - Le repérage 

 

Il est indispensable de se rendre sur place avec, si possible, les services concernés : bâtiments, logistique, événements, presse. Cette visite préalable permet de vérifier la faisabilité des différentes phases de l’inauguration, d’en déjouer les éventuels pièges et d’en minuter la durée. Ce repérage permet de collecter les informations nécessaires à l’élaboration de l’éventuel plan d’accès du carton d’invitation, à la mise en place d’une signalétique. C’est à cette occasion que seront déterminés le point d’accueil des personnalités et les emplacements de parking, éventuellement le dispositif de sécurité. 

 

C - L’invitation 

 

Le projet de carton est élaboré par la puissance invitante : mairie pour une école communale, conseil général pour un collège, conseil régional pour un lycée. Il doit être validé, accord signature et tampon apposés, par l’ensemble des partenaires qui y figurent. 

 

La puissance invitante se charge des invitations protocolaires. Les différents partenaires recevront un quota de cartons pour leurs propres invitations. Le chef d’établissement sera destinataire de cartons d’invitation qu’il transmettra aux personnels enseignants et de service, aux délégués de classe, aux familles, aux riverains. 

 

Envoi des invitations : trois semaines avant l’inauguration. 

Prévoir dix jours pour la validation du projet de carton. 

 

D - Le déroulé 

 

Voici un programme minuté et détaillé, il répertorie les différentes séquences. 

 

1. L’accueil 

 

Bien identifier le point rencontre. 

 

Prévoir la présence d’une personne du protocole ou d’une hôtesse avec la liste des personnalités et les dossiers de presse à remettre aux journalistes. 

 

2. Le geste inaugural 

 

Il est matérialisé par la coupure du ruban tricolore à l’entrée de l’établissement et, parfois, par une plaque commémorative. 

 

Prévoir la longueur de ruban nécessaire et le coussin pour présenter la paire de ciseaux, s’assurer du point d’ancrage. On peut y associer les élèves : en solliciter trois – deux pour tendre le ruban et le troisième pour présenter le coussin. Les couleurs du ruban seront disposées ainsi : le bleu en haut, le rouge en bas. 

 

S’il y a une plaque commémorative, elle sera dévoilée après la coupure du ruban ; le voile est opaque ou le tissu de couleur claire. 

 

3. La visite 

 

Déterminée lors du repérage, elle ne doit pas excéder 30 minutes. 

 

Privilégier le plan « marche en avant » qui évite les allers-retours du cortège, source de désordres préjudiciables à la qualité de la visite. 

 

Généralement, elle comprend classes banalisées, techniques, multimédias, le centre de documentation et d’information, le réfectoire, la cuisine, l’amphithéâtre et le plateau sportif. Elle est conduite par le chef d’établissement en présence de l’architecte. 

 

4. Les allocutions 

 

Deux mots d’accueil du chef d’établissement, maître de cérémonie ; c’est lui qui annoncera les différents intervenants : 

- le maire de la commune ; 

- le président de la collectivité territoriale concernée (conseil général si collège, conseil régional si lycée) ; 

- le recteur ; en cas de représentation de ce dernier, c’est le président de la collectivité qui clôt les interventions. 

 

Il arrive que le maire honoraire ou, par exemple, un membre de la famille qui a donné son nom à l’établissement soit invité à dire un mot. 

 

5. Le cocktail 

 

Il ne doit pas être dressé trop loin du podium des allocutions. 

 

Dans la mesure du possible, prévoir un buffet « réservé élèves » sans alcool et qui tient compte des éventuelles contraintes alimentaires. 

 

Les personnalités les plus importantes sont raccompagnées jusqu’à leur véhicule. 

 

Les astuces 
- Effectuer le repérage à l’heure à laquelle aura lieu l’inauguration, pour pouvoir évaluer les éventuelles nuisances liées à la circulation ou à celles, par exemple, d’un marché. 
- Faire valider le texte de la plaque inaugurale en même temps que celui du carton d’invitation : évite un nouveau tour des consultations. 
- Faire un essai préalable du dispositif de dévoilement de la plaque commémorative pour éviter un loupé le jour J, le voile force ou ne tombe pas ! 
- Penser à faire mettre les mobiles en mode silencieux avant les allocutions. 
- Joindre au discours remis à l’autorité concernée une fiche « aide-mémoire » des personnalités présentes.  
- Attendre la fin des allocutions pour remettre un exemplaire du discours à la presse : « seul le prononcé fait foi ». 
- Prévoir un service « au plateau » pour aller au-devant des moins audacieux.

 

Michèle TOMASI

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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