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II • Autres correspondances

Fiche pratique n° 6  LA GESTION DES CARTONS D’INVITATION AUX PARTENARIATS MULTIPLES

 

Exercice particulièrement délicat, la rédaction du carton d’invitation requiert une attention toute particulière, portée non seulement à l’orthographe, les titres des personnalités citées ou la bonne concordance du jour et de la date, mais aussi, et c’est bien là le plus compliqué, à la gestion des préséances. 

 

A - Le contexte 

 

Lorsqu’il y a plusieurs partenaires pour une même opération, figureront sur le carton d’invitation en qualité de puissances invitantes tous ceux qui auront contribué au financement de l’équipement inauguré ou de l’événement organisé. 

 

Deux logiques s’affrontent : l’ordre protocolaire qui régit la préséance entre autorités publiques et la prise en compte de l’importance des financements. La règle protocolaire l’emporte toujours, du moins en ce qui concerne le représentant de l’État qui occupe systématiquement la première place protocolaire (ministre, préfet ou sous-préfet), même si le financement est peu important. 

 

Suivront dans l’ordre protocolaire, le président de la Région, le président du conseil général et le maire de la commune, s’ils ont participé au financement, bien entendu. 

 

B - Les cas particuliers 

 

1. Les titres 

 

Lorsqu’une autorité détient plusieurs mandats, elle figure sur le carton d’invitation avec son plus haut titre : ainsi, un député-maire aura préséance sur un président de conseil général ou régional. Un député/président de conseil général aura préséance sur un sénateur/président de Région. 

 

2. Maîtrise d’œuvre  

 

La maîtrise d’œuvre assurée par une collectivité et/ou un engagement financier nettement plus important ou encore la compétence reconnue d’une collectivité va modifier l’ordre des préséances sur l’invitation. 

 

Ainsi, pour l’inauguration d’une route départementale dont la maîtrise d’œuvre est assurée par le conseil général, son président occupera la 2e place protocolaire après l’État. Il en va de même pour l’inauguration d’une gare par un conseil régional. 

 

3. Lieu de la manifestation 

 

Quand la manifestation se déroule chez une des collectivités figurant sur le carton d’invitation, celle-ci prend la préséance sur les autres.  

Exemple : le maire qui accueille dans sa salle des fêtes peut légitimement prétendre à la 2e place protocolaire après le représentant de l’État, selon l’article 9 du décret protocolaire en vigueur (nº 89-655 du 13 septembre 1989, modifié – version consolidée au 5 février 2004). 

 

C - Les mentions 

 

1. « En présence de »  

 

La formule « en présence de … » indique que la personnalité ainsi mentionnée n’a pas participé financièrement au projet, mais sa présence mérite d’être signalée. 

C’est le cas par exemple du recteur dans l’inauguration d’un établissement scolaire. Bien qu’il n’ait pas participé au financement, le recteur représente l’autorité compétente d’une école, d’un collège ou d’un lycée. 

 

Cette formule est également utilisée pour mentionner une personnalité de notoriété, par exemple un prix Nobel dans le cadre d’une fête de la Science, ou encore un personnage célèbre (ou un membre de sa famille) dont le nom est donné à une rue, une place ou une école ; « En présence de Raymond Aubrac » pour une école portant le nom de Lucie Aubrac, par exemple. 

 


2. « Sous le parrainage de » 

 

« Sous le parrainage de … » ou « Sous le haut patronage de … » indique qu’une instance accepte d’associer son nom – sans y avoir nécessairement contribué financièrement –, et ce, afin de rehausser la manifestation. 

 

Attention, cette formule ne s’applique que pour des hautes personnalités. Par exemple, un ministre (qui ne sera pas forcément présent le jour J) ou encore un président de Région pour une remise de diplômes dans un lycée, ou encore d’une personnalité marquante, telle qu’un grand musicien, un grand sportif, etc. 


 

D - Les formules d’invitation 

 

Selon le caractère plus ou moins officiel ou strict de la cérémonie, on choisira les formules suivantes : 

« a le plaisir de vous inviter ou de vous convier à … » 

« serait très honoré de votre présence à … » 

« vous prie de bien vouloir assister à … » 

 

Éviter les formulations trop sèches telles que « vous invite ou vous convie à … ». 


 

E - Les logos 

 

Les logos des partenaires financiers de la manifestation doivent figurer obligatoirement sur le carton, soit en première soit en dernière page (communément appelée « 4e de couverture » pour un carton en deux volets). 

 

F - Validation 

 

Il est obligatoire de faire valider par écrit le projet de carton d’invitation aux personnalités qui y figurent, sinon on s’expose à des problèmes graves, voire à refaire le tirage, ce qui est onéreux et représente une perte de temps. 

 

Opter pour le courriel pour faire valider le carton permet une visualisation en couleurs, plus proche de la réalité. 

 

Astuces
 
- La mise en page peut permettre de résoudre une situation de préséance épineuse : par exemple, une personnalité « reléguée » à la 2e ligne peut se trouver au centre du carton, ce qui lui assure une forte visibilité. Le protocole est respecté et sa susceptibilité aussi !
- Le choix des polices permet également quelques aménagements protocolaires fort utiles dans le cas de multipartenaires…
- Pour raccourcir les délais de validation d’un carton par courriel, demandez à vos partenaires de choisir la formule « répondre à tous », cela vous évitera des allers-retours inutiles et fastidieux. En profiter pour demander à chacun des partenaires le nombre de cartons souhaité. Cette démarche permettra de pouvoir préciser le nombre d’exemplaires à imprimer.

 

Elena Koncke 

Chef du protocole de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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