consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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V • Le protocole au sein des collectivités

Fiche pratique n° 1  PENSE-BÊTE POUR L’ORGANISATION DE MANIFESTATIONS

 


 

Bon nombre de manifestations répondent à des critères qui s’organisent autour d’une même structure. Ce dispositif récurrent doit néanmoins avoir le mérite d’être adaptable à chaque événement, sans en perdre l’identité qui est la signature de la collectivité.

Ce pense-bête répertorie le B.A.BA des procédures à décliner à l’occasion de la mise en œuvre de manifestations classiques, en interne et en extérieur.

 

MANIFESTATION INTERNE
- Déterminer et réserver le lieu, parking, terrasse, salle de réunion, salle à manger, salon, bureau, etc.
- Fixer la date et vérifier la faisabilité en fonction de la disponibilité et de la gestion du lieu retenu.
- Organiser une réunion préparatoire avec l’ensemble des services concernés.
- Élaborer le carton d’invitation, veiller aux délais de validation, de fabrication et d’envois.
- Fixer le délai des relances téléphoniques.
- Commander le cocktail, le déjeuner ou le dîner. S’informer sur les éventuelles contraintes alimentaires.
- Vérifier chauffage, climatisation, éclairage et sonorisation du lieu.
- Prévoir la décoration végétale.
- Prévoir l’installation du podium et celle du pupitre.
- S’assurer de la présence des hôtesses, de l’ouverture du vestiaire.
- Veiller à la signalétique.
- Prévoir l’aménagement d’un accès et d’un parking réservés aux personnes à mobilité réduite.
- Prévoir présents et (ou) bouquets de fleurs.
- Prévoir les services d’un photographe.

 

MANIFESTATION EXTÉRIEURE
- Arrêter la date de la manifestation.
- Organiser une réunion, avec les services de la collectivité, les contacts partenaires, les prestataires de services (sonorisation, éclairagiste, traiteur, fleuriste, etc.).
- Élaborer le carton. Au verso, prévoir soit un plan, soit toutes les indications susceptibles d’éviter les errements préjudiciables à la ponctualité. Veiller aux délais de validité, surtout si plusieurs partenaires.
- Adresser un courrier aux riverains pour prévenir des éventuelles nuisances. Leur faire suivre, également, une invitation.
- Si plusieurs intervenants, prévoir l’échange de fichiers pour éviter les doublons.
- Prévoir date de relance téléphonique.
- Commander les différentes prestations (éclairage, sono, mobilier, traiteur, etc.).
- Prévoir présents et (ou) bouquets de fleurs.
- Réserver les services d’un photographe.
- Veiller aux délais de livraison des différentes fournitures et à ceux des aménagements des lieux.
- Prévoir signalétique la plus visible possible.
- Si la manifestation nécessite l’installation d’un chapiteau, vérifier les prévisions météo (un avis de tempête ou seulement de vent violent doit inciter à une solution de repli). Prévoir une surveillance pour éviter les mauvaises surprises liées aux talents des tagueurs.
- Prévoir l’accès aménagé et le parking réservé aux personnes à mobilité réduite.
- Prévoir un parking réservé au reste des invités.
- S’assurer, éventuellement, de la collaboration de la police municipale pour la gestion des accès au lieu de la manifestation et à celui des parkings.
- Effectuer une visite de contrôle 48h avant le jour « J ».

 

Michèle TOMASI

Service du protocole et des relations publiques du conseil général des Bouches-du-Rhône

 

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