consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • Les invitations

Fiche pratique n° 6 ORGANISER LA CÉRÉMONIE DES VŒUX D’UN SYNDICAT DÉPARTEMENTAL D’ÉNERGIES  

 

Les syndicats départementaux d’énergies sont des établissements publics de coopération intercommunale (EPIC) historiquement propriétaires des réseaux électriques.

Ils gèrent pour le compte des communes les relations avec les concessionnaires (généralement ENEDIS). Souvent, ils choisissent de mettre leur expertise des territoires dans des domaines connexes : mobilité électrique (déploiement de bornes de recharge, autopartage…), éclairage public (maintenance…), numérique (construction de pylônes de téléphonie mobile, réseaux intelligents…), transition énergétique (conseil en optimisation énergétique, groupement d’achat…).

Dans l’Yonne, le syndicat départemental est un opérateur reconnu pour la qualité de ses prestations (il est certifié ISO 9001 et ISO 14001). Avec ses 39 collaborateurs, il agit pour les 436 communes du département et a réalisé plus de 53 millions de travaux en 5 ans.

Chaque année, fin janvier, sa cérémonie des vœux est l’occasion de réunir les élus pour célébrer les opérations réussies et présenter les grands projets à venir.

Pour être réussi, l’événement nécessite une longue préparation qui s’étale sur plusieurs mois.

 

M-9 : Bloquer la date et réserver la salle

 

La cérémonie des vœux est généralement anticipée dès le printemps de l’année qui la précède. Le premier acte est en effet de réserver une salle des fêtes de taille conséquente, permettant d’accueillir dans des conditions optimales 300 personnes pour les discours et le cocktail. La date choisie (pour 2020 : le jeudi 23 janvier) se situe à la fin du « tunnel » des vœux des municipalités. Le mois de janvier est l’occasion de multiples cérémonies du même ordre. Si on veut avoir une chance d’attirer des personnalités de premier plan (préfet, président du conseil départemental, parlementaires…), il est nécessaire de bloquer la date très tôt et de l’articuler au mieux avec les autres manifestations.

 

M-6 : Réserver les principaux fournisseurs

 

Les prestataires événementiels sont très occupés lors de la période des vœux. Dès la rentrée qui précède la manifestation, il est prudent de réserver ces derniers.

Le syndicat d’énergies de l’Yonne a un marché pluriannuel pour les prestations photographiques, vidéo et graphique. Il est indispensable de prévoir dans le cahier des charges la participation à cet événement récurrent.

La collectivité ayant des besoins limités en prestation de traiteur, elle n’a pas encore construit un marché sur le long terme dans ce domaine. Engagée dans une démarche environnementale certifiée (ISO 14001), elle a choisi de travailler pour cette année avec un prestataire certifié « événement durable » ISO 2021, ce qui lui garantit une gestion responsable de l’impact environnemental et alimentaire de la manifestation. 6 mois avant la cérémonie des vœux, elle passe une commande au traiteur sur la base de la participation l’année précédente. Elle l’affinera une semaine avant avec les retours des invitations.

 

ISO 14001 la norme de l’événement durable
Lancée en 2012 avec les JO de Londres, la norme ISO 20121 a déjà été obtenue par de nombreux événements, lieux et prestataires.
Parmi ceux-ci, on retiendra les Transmusicales de Rennes, la Cop 21, le Palais des Congrès de La Baule, la Ville de Saint-Raphaël ou des traiteurs comme « Festins ».
Comme l’ISO 14001, cette norme de management environnemental n’oblige pas les candidats à suivre des directives bien précises, mais à démontrer les moyens mis en œuvre afin d’atteindre des objectifs de RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) qu’ils se seront eux-mêmes fixés.
Articulée de la même façon que l’ISO 14001, l’ISO 20121 s’appuie sur le principe de l’amélioration continue (ou PDCA : Plan-Do-Check-Act) et invite les organisateurs et les prestataires d’événements à s’inspirer de l’ISO 26000, non certifiante quant à elle, mais offrant des lignes directives pour la RSE.

 

Dernier point essentiel : il faut vérifier si les fichiers de personnalités sont à jour. Rien de pire en effet que d’adresser une invitation à un président qui ne l’est plus ou pire à une personne qui est décédée. La lecture de la presse quotidienne régionale doit être un réflexe quotidien permettant d’affiner sans cesse les bases de données (voir partie 7.I.C, fiche pratique n° 5 : « Les logiciels protocole »).

 

M-3 : Passer les commandes et définir le déroulé

 

Novembre est la période pour préciser les besoins auprès des prestataires essentiels :

- photographe ;

- sonorisateur ;

- musiciens ;

- vidéaste…

Ce dernier a un rôle particulier qui nécessite une réflexion préalable. La cérémonie débutant par un film présentant les projets réalisés tout au long de l’année, il faut prévoir ses interventions régulières (chantier, inaugurations, aux beaux jours : prises de vue par drone, etc.). Quelques mois avant la manifestation, il est temps d’organiser avec lui une réunion de travail afin de bâtir le scénario du film qui sera projeté.

L’automne est aussi le moment de réfléchir au déroulé de la soirée.

Traditionnellement, la cérémonie des vœux est l’occasion d’un discours du président, mais il est intéressant afin d’attirer un public nombreux d’en profiter pour y adjoindre d’autres petits événements.

 

Déroulé
En 2020, la cérémonie des vœux du Syndicat d’énergies de l’Yonne s’est articulée de la façon suivante :
18 h 30 : Accueil
18 h 40 : Projection du film sur les grandes réalisations de l’année
18 h 45 : Discours du président
19 h : Signature sur scène du projet « Gaz vert » avec les présidents d’GRDF et des chambres consulaires
19 h 15 : Remise aux maires concernés de chèques factices correspondant aux Certificats d’Économie d’Énergie obtenus dans le cadre de leurs travaux de rénovation énergétique
19 h 30 : Cocktail animé par un quartet de jazz

 

M-2 : Assurer les ressources internes et préparer le carton d’invitation

 

Afin de répartir les différentes tâches d’accueil et d’organisation, la responsable de la communication a convié à une réunion début décembre une dizaine de ses collègues issus de différents services du syndicat.

Accueil / vestiaire : quatre agents.

Placement des personnalités : deux agents.

Installation des kakémonos d’accueil : un agent.

Gestion de la scène (signature de la convention, remise des chèques factices…) : un agent.

Deux mois avant la manifestation, c’est aussi la période de rédaction et de planification de l’envoi des invitations. Cette année, malgré les coûts et les impératifs environnement, il est encore décidé d’adresser aux maires un carton d’invitation « papier ». Les élus doivent néanmoins répondre sur une adresse mail dédiée et seront relancés deux fois par mail.

 

M-1 : Envoi du carton d’invitation

 

15 décembre

 

S-2 : Envoi des mails de rappel

 

3 et 16 janvier

 

S-1 : Calages

 

Une semaine avant la manifestation, la chargée de communication se rend sur place avec les principales parties intéressées :

- traiteur ;

- sonorisateur ;

- agents chargés de l’accueil…,

afin de caler le plan d’organisation des lieux. Avec les retours des invitations, c’est aussi l’occasion de faire avec le traiteur une nouvelle estimation du nombre de convives.

 

H-2 : Mise en place

 

Deux heures avant les vœux, chacun prend la place qui lui a été assignée. Le président peut faire une répétition sereine de son discours et le vidéaste tester la diffusion de son film.

 


J + 7 : Bilan

 

Souvent oubliée, la réunion de bilan est pourtant indispensable, surtout pour des manifestations récurrentes. Elle est même obligatoire lorsque l’organisme est engagé dans des démarches de progrès. Même courte (une demi-heure suffit largement) et conduite téléphoniquement, elle permet de faire mémoire des points positifs et des difficultés rencontrées afin de s’améliorer pour le prochain événement.

 

Nom de la manifestation 
Date de la manifestation 
Nombre de participants attendus 
Nombre de participants effectifs 
Prestataires engagés dans le projet et évaluation (note sur 5)-
-
-
Nombre d’agents engagés dans la manifestation 
Coût de la manifestation (en détaillant les principaux postes) 
Points forts de la manifestation 
Points faibles de la manifestation 
Comment améliorer la manifestation pour une prochaine édition 
Nécessité d’engager des fiches de progrès ? Si oui références 

 

Fabrice JOBARD

FJA – Consultants

 

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