consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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IV • La communication

Fiche pratique n° 10  ACCUEILLIR UN CONGRÈS NATIONAL (OU INTERNATIONAL) DANS SA COMMUNE : UN ENGAGEMENT À RESPECTER DANS LA DURÉE 

 

Qu’ils soient culturels, sportifs, économiques ou industriels, les événements peuvent être un véritable levier de dynamisation des atouts du territoire en transformant sa réputation et en jouant sur ses performances d’attractivité. Quelle méthode pour un événement à haute valeur ajoutée ? Comment hiérarchiser les priorités et où investir les moyens ? Voilà autant de questions posées à la faveur de l’organisation d’événements de portée nationale par exemple. Les organisations de congrès importants sont pour les grandes villes des enjeux majeurs en termes de fréquentation, de dynamisme économique et touristique, de retombées directes ou indirectes, bien entendu de notoriété quand ils s’inscrivent dans la durée (Festival de la BD d’Angoulême, Eurockéennes de Belfort…). La gamme de ces événements – congrès nationaux ou locaux, assemblées départementales ou régionales associatives, compétitions sportives de haut niveau – qui mobilisent les acteurs locaux est très importante. Certaines communes ou métropoles se sont « spécialisées » dans l’accueil de ces manifestations, quand elles disposent des infrastructures adaptées.

Avec l’évolution des pratiques et usages (utilisation de l’avion pour des séjours courts sans voiture notamment), la mobilité des touristes et nouveaux arrivants, au sein même du territoire, doit être soignée. Circuits touristiques en bus, guides de découvertes à pied ou à vélo, lisibilité des plans et accès des transports en commun, etc. Notoriété, retombées, image, attractivité : ces mots symboles du marketing territorial se retrouvent dans les propos de ceux qui promeuvent l’accueil des tournages. Nombreuses sont les collectivités qui s’engagent dans la démarche. Attirer des tournages sur son territoire représente une vraie promesse de retombées : 62 % des touristes en France (1) ont été influencés par des images vues dans un film ou une série… Dans le même esprit, l’accueil de congrès peut représenter un vecteur de promotion pour une commune, voire pour une intercommunalité si celle-ci est mobilisée et impliquée. En face de ces retombées directes ou indirectes (pour l’activité économique notamment), il y a bien entendu des contraintes souvent fortes pour les collectivités d’accueil, avec des cahiers des charges exigeants (fournitures, objets promotionnels, tickets de transports…, la liste peut être longue). Quelques données chiffrées disponibles permettent de prendre la mesure des enjeux liés à l’accueil. Les congressistes français (hors Paris) ont ainsi dépensé en moyenne 214 euros par jour pendant la durée du congrès, et les étrangers, 1,6 fois plus (348 euros par jour). L’hébergement, premier poste budgétaire, représentait environ la moitié des dépenses journalières des congressistes français comme étrangers — ces derniers déboursant toutefois 1,5 fois plus dans ce poste que les Français. Les étrangers ont également dépensé deux fois plus en restauration et 1,5 fois plus en shopping. Si ces chiffres peuvent varier d’une année sur l’autre – grèves, manifestations… – ils témoignent de l’impact économique favorable pour une collectivité d’accueil, quelle qu’elle soit, d’un congrès.

 

L’exemple (particulier) de Paris
Quelques chiffres illustrent – même s’il s’agit du cas d’une capitale – l’intérêt économique et touristique des congrès. En 2017, l’office du tourisme et des congrès de Paris a par exemple recensé 1 110 congrès organisés dans la capitale. L’activité des congrès à Paris a généré 1,27 milliard d’euros de retombées économiques, en progression de 5,2 % par rapport à l’année 2016. Les dépenses directes (liées à l’organisation d’un congrès) ont été estimées à 297 millions d’euros, et les dépenses indirectes (liées au séjour des congressistes), à 972 millions d’euros. Les congressistes français ont dépensé en moyenne 214 euros par jour pendant le congrès, alors que les étrangers déboursaient 348 euros. Comme les années précédentes, les congrès médicaux étaient en 2017 la spécialité la plus représentée. Les congrès à thématique technologique étaient en deuxième position, devant ceux des sciences sociales, qui ont plus que doublé par rapport à 2016. Les secteurs de la littérature, des sciences historiques et de la linguistique ont fait leur entrée dans le classement en décuplant leur nombre de congrès. Ces quelques tendances susceptibles de variation donnent un aperçu de la problématique de l’accueil des congrès, colloques (thèmes possibles notamment, type de clientèle, nature des retombées…) qui vont engendrer des enjeux forts en termes de protocole qui sont ici résumés.

 

L’organisation de congrès, même pour une simple ville d’accueil, représente généralement une charge non négligeable sur la base d’un choix consenti, voire d’une position politique affirmée (volonté d’accueillir un événement porteur d’image). Mais, et les organisateurs le savent bien, accueillir un congrès et ses visiteurs représente une préparation souvent très en amont (bien souvent, dès l’édition précédente achevée, on dévoile le territoire retenu et on lance la préparation). Nous avons essayé ici de recenser les conditions à remplir pour réussir, d’un point de vue protocolaire, un congrès accueilli.

 

A - Distinguer le type de congrès

 

Assemblée générale : Requiert en général une logistique relativement légère s’agissant d’une association locale ou régionale (prêts de tables, chaises, sonos, barrières…).

Congrès régional : Donne un excellent coup de projecteur au territoire d’accueil. Peut susciter des retombées intéressantes et permet un positionnement régional ou départemental valorisant. Peut commencer à susciter des demandes logistiques importantes avec des contreparties intéressantes en termes de retombées.

Congrès national : Le « graal » en termes de communication, surtout si le thème peut être valorisable (exemple : un congrès sur les nouvelles technologies ou le développement durable est une bonne valeur ajoutée). Nécessite une organisation ajustée : comité de pilotage, référent, avec des demandes logistiques et protocolaires importantes.

 

B - Être retenu pour accueillir un congrès

 

Pour un territoire, être retenu pour un congrès représente souvent la consécration d’un travail de lobbying plus ou moins intense, parfois ingrat ou couronné de succès dans la durée. Les maires, les présidents d’intercommunalité, les réseaux professionnels sont de bons points d’appui pour tenter de décrocher l’accueil d’un congrès. Nous avons ici recensé un argumentaire (à personnaliser) pour être en mesure d’obtenir l’accueil d’un congrès dans sa commune.

Quels sont les critères à mettre en avant dans le choix d’une ville d’accueil ?

 

Pourquoi choisir une ville plutôt qu’une autre ?

Classée dans le Top 5 des villes les plus innovantes au monde, la commune X réinvente l’avenir en permanence. Riche de sa culture scientifique et industrielle, la région offre au cœur du territoire (à préciser avec un élément fort ou remarquable) un cadre unique. Destination de premier choix pour l’accueil de rencontres d’affaires ou scientifiques, la métropole X (à personnaliser) offre un accompagnement de qualité et propose des solutions toujours plus attractives et performantes.

 

Une destination accessible

Par avion, en TGV ou en voiture, la ville de X est reliée à toutes les capitales européennes et au monde.

 

Une offre riche et diversifiée

La ville de X propose une large gamme d’équipements et de services adaptés à tous types d’événements. L’appareil hôtelier y est important.

 

Une réponse sur mesure quand c’est possible

Le bureau des congrès (ou l’office du tourisme concerné) assure un service gratuit, personnalisé et un accompagnement sur mesure pour vos projets.

Vous souhaitez porter la candidature de la ville de X pour accueillir l’événement national ou international de l’association, du syndicat ou de la fédération dont vous faites partie ?

Nous vous accompagnons, gratuitement, dans la réalisation du dossier de candidature : présentation de la destination et de ses équipements, lettres de soutien des collectivités et des acteurs académiques ou économiques, suggestion de programme social et touristique, etc.

Voilà un exemple, bien entendu, adaptable d’argumentaire pour justifier de l’accueil de tel ou tel événement, à faire connaître aux grosses associations et aux fédérations porteuses d’événements.

 

Objectif : être une destination accueillante
Lancée fin 2018, Hello Lille est la nouvelle marque d’attractivité de la métropole lilloise. Elle a été créée après plus d’un an de dialogue et d’échanges avec les forces vives du territoire. Cette réflexion partagée a permis de définir un portrait identitaire du territoire ainsi que des axes et un positionnement. Hello Lille incarne l’hospitalité et la générosité des habitants pour promouvoir la métropole auprès de cibles économiques et touristiques, françaises et internationales. Avec la convivialité et la chaleur humaine de ses habitants, elle affiche sa volonté d’ouverture à tous et notamment aux pays de l’Europe, du nord au sud. « Hello les amis », « Hello les start-up », « Hello Cap’Com », « Hello la musique », « Hello le sport »…, la promesse est bel et bien affichée et incarnée par les acteurs locaux : à Lille, tout le monde est bienvenu !

 

C - Le choix de la salle : un élément décisif

 

De ce point de vue, les communes disposant d’un équipement type salle de congrès sont bien entendu avantagées par rapport à celles qui ne disposent que de salles polyvalentes (attention : ne jamais sous-estimer les difficultés à équiper une salle dont ce n’est pas la destination !). Bien entendu, une salle bien desservie, centrale, repérée avec des hôtels aux alentours est un vrai plus pour les organisateurs et les congressistes.

Vu dans un cahier des charges :

- un auditorium pouvant contenir au moins de 400 à 600 personnes, soit dans le style d’une salle de théâtre, soit dans le style parlementaire ;

- autres salles et/ou espaces de travail pour des réunions plus informelles et moins significatives en termes de participants (réunions de 20 à 40 personnes), petits espaces de travail (fermés ou non) pour 5 personnes, espaces de réunion ;

- un hall permettant les échanges par petits groupes pendant les pauses pour le café ;

- bar/restaurant et/ou café mis à disposition des participants ;

- aménagement suffisamment spacieux des salles et espaces de travail pour distribuer les copies des documents de la conférence et les écouteurs ;

- équipement nécessaire pour accéder à Internet, y compris le Wi-Fi ;

- cabines pour les interprètes (minimum 3), équipes techniques (son/vidéo), cabine pour les techniciens (le cas échéant).

Bien sûr, tous les cas diffèrent. La commune est rarement l’interlocutrice quand existe un bureau des congrès, mais connaître ces plannings s’avère indispensable pour pourvoir à ses obligations de ville hôte.

 

D - Organiser le congrès, les obligations protocolaires

 

Ce sont autant de clefs du succès que nous rappelons ici :

- d’abord, faire valoir un argumentaire pour être retenu quant à l’accueil d’un congrès. Être capable de communiquer en amont auprès du conseil municipal ou communautaire (information préalable des élus). Se mettre d’accord avec les organisateurs sur un cahier des charges précis que l’on pourra soumettre à l’adoption du conseil municipal en n’esquivant pas la question du coût pour la collectivité (vecteur de polémique) ;

- désigner les services mobilisés par l’organisation d’un tel événement : protocole, cabinet, transport, communication, selon les besoins de l’organisateur et l’engagement de la collectivité dans l’organisation. Voir si le choix est fait (quand c’est une organisation portée par la collectivité) de faire appel à un prestataire pour déléguer un certain nombre d’aspects liés à l’organisation ;

- se mettre d’accord sur le choix d’un lieu (et ses annexes – lire plus loin), organiser les visites nécessaires avec les organisateurs du congrès, définir les modalités d’un groupe de travail régulier ou comité de pilotage : chacun doit précisément savoir quelles sont ses missions en la matière… Les réunions se feront plus rapprochées à l’approche de l’événement ;

- définir précisément les apports protocolaires de la collectivité : des moyens techniques (pupitre, sono…) aux besoins de nourriture pour la réussite de l’événement. Même si le recours à un traiteur est fréquent, il ne faut pas sous-estimer l’ampleur des sollicitations de ce point de vue ;

- faire des points réguliers avec l’organisateur à l’approche du congrès pour éviter les mauvaises surprises (un groupe électrogène à fournir en urgence, des voitures pour les invités…) ;

- définir la présence des élus aux moments opportuns : accueil et ouverture du congrès, conclusion, tables rondes le cas échéant… Il faut que cette présence soit bien organisée et adaptée aux publics, souvent des professionnels d’un domaine. Le propos de l’élu devra avoir été soigneusement préparé ;

- prévoir le flocage de la salle, un point qui est souvent à anticiper, vecteur de retombées publicitaires, visible depuis la façade d’un palais des congrès par exemple ;

- mettre sur pied des partenariats pour les congressistes : tickets de transport avec l’opérateur, réduction dans les restaurants identifiés… Il faut que l’événement, même sur un lieu défini, bénéficie aux principaux acteurs de la commune. Le congrès doit être prétexte à une vraie politique de promotion de ses éléments de patrimoine si on en dispose, en donnant envie aux congressistes de revenir sur place ou de rester (week-end). Lire plus haut l’exemple de Lille qui renvoie à l’enjeu du marketing territorial ;

- gérer une communication presse habile pour valoriser les retombées pour la commune et ses commerçants.

 

E - Les prestations potentielles proposées par des opérateurs

 

De nombreuses structures apportent conseils et suggestions pour garantir le succès d’un congrès en assurant la coordination logistique entre tous les acteurs internes ou externes. Parmi les prestations souvent proposées :

- le suivi avec le comité d’organisation du planning opérationnel et du budget ;

- les réservations des lieux (conférences, expositions, restauration) ;

- la réservation de contingents de chambres dans les hôtels et la gestion des transports ;

- le suivi avec les entreprises de prestations pour la technique, le mobilier, le personnel engagé et les accueils ;

- la recherche, réservation et coordination des activités récréatives et sociales (visites guidées, excursions et dîners de gala) à l’extérieur du site ;

- la commande et le suivi des prestataires (restauration, agents de sécurité ou parking, équipe de nettoyage et de manutention, mise en place de la signalétique) ;

- aide et conseil pour la gestion du site Internet, des inscriptions et du paiement online ;

- la réalisation et la commande de sacs, cadeaux et souvenirs pour les participants.

 

F - Soigner sa communication est essentiel

 

1. Rencontrer les organisateurs

 

Ce temps-là est décisif, car les organisateurs ou responsables des fédérations ont souvent des idées bien arrêtées sur ce qu’ils veulent faire, communication comprise. Montrer que l’on prend en compte leurs contraintes ou spécificités s’avère un gage de confiance qui limitera les tentations de « communication parallèle ». À vous de revendiquer la maîtrise de ce savoir-faire tout en étant très près de leurs attentes. Les organisateurs sont aussi des interlocuteurs parfois quotidiens sur beaucoup de questions pratiques.

Notre conseil : désigner un référent y compris sur la communication ; ne pas endosser la communication à la place des organisateurs. À chacun son rôle : aux organisateurs, la communication ciblée, aux collectivités la promotion en direction des habitants.

 

2. Bâtir un plan de communication

 

C’est important sur un congrès, compte tenu des moyens engagés par la collectivité mais aussi (souvent) de l’ampleur des demandes de supports, qui nécessitent des choix. Déterminez un budget à partir du bilan tiré d’une édition précédente permet d’identifier les supports efficaces et ceux dont l’utilité n’est pas établie. N’oubliez pas votre cible : ce n’est pas la commune qui est chargée de l’accueil des congressistes.

 


3. Choisir les outils les mieux adaptés

 

Le journal municipal utilisé de façon régulière participe à la montée en puissance d’un événement – des angles différents traités en amont créeront chez le lecteur une curiosité. Les affiches sont prisées des milieux culturels (c’est un support « visible ») à la seule réserve de ne pas les surcharger en informations pour conserver au visuel sa primauté. L’achat d’espaces dans les publications ad hoc ne doit pas être négligé dans un contexte concurrentiel, en veillant à l’équilibre – le rédactionnel est encore souvent proportionnel à l’espace acheté. Les invitations/programme (deux en un) sont un bon compromis, de même que les affiche(tte)s programmes. Les « flyers » (petit tract) ont le vent en poupe du côté des jeunes, qui y retrouvent des « codes » propres. Enfin, site Internet et (quand c’est le cas) canal local de télévision doivent être mis à profit.

Prenons un exemple avec la communication ayant accompagné l’ouverture de la Cité internationale de la gastronomie de Lyon.

Les enjeux : asseoir un positionnement de manière très simple : un lieu vivant et culturel dédié au plaisir de la gastronomie lyonnaise et du monde, en lien avec la nutrition et la santé.

Le choix d’un style de communication « culture », en privilégiant un message et des visuels simples pour jouer sur le double sens. Les photos en gros plan présentent la nourriture comme un objet artistique : le chou romanesco, les lamelles des champignons, le cœur de la grenade… C’est aussi l’occasion pour la ville et la Cité d’installer un style graphique avec un logo et l’écriture verticale.

Travailler avec des graphistes (ou agences) spécialisés dans l’organisation des congrès ou de manifestations. Comme existent des spécialisations urbaines ou sportives par exemple, la communication autour d’un événement doit souvent beaucoup à la qualité d’un visuel. De ce point de vue, le choix d’un graphiste à la sensibilité culturelle affirmée s’avère pertinent, même si vous devez le rendre attentif aux contraintes de lisibilité des caractères, des couleurs choisies, à la présence (contraignante mais nécessaire) des logos et au style général de votre communication. C’est vous qui fixez les règles du « jeu », ce qui implique un brief précis et des allers-retours durant lesquels vous testerez le service commanditaire. L’identité visuelle d’une manifestation culturelle peut se bâtir sur plusieurs années, il est rare qu’elle s’établisse d’emblée.

 

4. Des relations presse déterminantes

 

Si cette ressource est rarement intégrée dans les petites et moyennes communes, elle n’en demeure pas moins un atout souvent décisif au succès d’un événement. Tenue des fichiers, envois de communiqués réguliers, respect des dates de bouclage sont des paramètres que prend en compte un attaché(e) de presse. Sur des événements importants, des collectivités privilégient des vacations ou des forfaits à la période. Souvent tenue pour secondaire (ou méconnue des élus locaux), cette ressource est pourtant décisive dans le succès d’un événement.

 

5. Mettre en place des partenariats

 

Si cette mission n’incombe pas systématiquement à la communication, elle relève de l’échange efficace de bons procédés, permettant des annonces sur une radio locale, un relais sur telle ou telle antenne… De la relation contractualisée (France 3 par exemple) à la pose de banderole du partenaire sur la manifestation, la gamme des possibles est immense. Dans le cas d’un congrès, c’est un véritable plus…

 

G - La sécurité, une question cruciale

 

Toute manifestation accueillant du public, et ce quel que soit le lieu, est soumise à l’application de règles de sécurité. Si celle-ci se déroule dans un lieu non agréé, la commune peut organiser le passage d’une commission de sécurité en charge du contrôle et de la validation des installations. Parmi les principaux points à vérifier : la stabilité mécanique et la conformité électrique des abris, c’est-à-dire les stands, chapiteaux, tentes…

Un registre de sécurité à fournir doit détailler les accès et les dégagements, les moyens de secours, les alarmes et les services de sécurité incendie.

L’article L.2216-2 du Code général des collectivités territoriales établit la responsabilité civile de la commune pour dommage résultant de l’exercice des attributions de police municipale. « Toutefois, au cas où le dommage résulte, en tout ou partie, de la faute d’un agent ou du mauvais fonctionnement du service ne relevant pas de la commune, sa responsabilité est atténuée. »

Il revient à la commune ou à la victime de mettre en cause la responsabilité de l’organisme dont relève l’agent ou le service.

Lorsqu’une personne privée est chargée par la commune de l’organisation d’une fête, sa responsabilité est en principe substituée à celle de la collectivité publique, sauf si la commune a commis une faute ou si l’entreprise organisatrice s’avère insolvable.

Le Conseil d’État a relevé « qu’aucune insuffisance de mesures de police prises par les autorités municipales en vue des préventions des accidents, ni aucune faute lourde, ne peut être relevée à l’encontre d’une commune dans la mesure où elle n’a pas pris part à l’organisation d’une fête locale » (arrêt, 13 juillet 1966, Sieur Leygues).

 

Nota
Au titre de ses pouvoirs de police générale, le maire a le droit de refuser de mettre à disposition un équipement municipal (stade ou salle), ou d’interdire une réunion ou un spectacle, s’il estime que leur sécurité n’est pas assurée. Il peut, par exemple, légalement interdire, sur le territoire de sa commune, tous les bals publics jusqu’à nouvel ordre, compte tenu de la gravité des troubles survenus au cours d’un bal organisé précédemment et de l’absence de moyens pour en éviter la répétition. L’autorité municipale ne doit agir que sur des considérations tirées de la préservation de l’ordre public.


 

En conclusion, prendre en charge l’organisation d’un congrès ou se contenter de l’accueillir ne s’improvise nullement. Il s’agit d’un engagement et les organisateurs ne font généralement pas le choix d’un territoire par hasard. Ils jaugent, au delà des enjeux d’accessibilité, de transports et de potentialités touristiques, les contreparties qu’ils sont en capacité d’obtenir. Pour les territoires concernés, la somme des engagements « dûment contractualisés » est souvent importante et doit être prise au sérieux. Pas question d’avoir de mauvaises surprises. L’accueil d’un congrès représente aussi bien souvent une mobilisation autour des sujets protocolaires, même si les cahiers des charges ne sont pas toujours très précis à ce sujet. Tables, nappes, chaises, sonos…, la liste est longue des matériels qui peuvent être mobilisés. Il conviendra d’être précis car un congrès n’est pas une réunion associative. Les questions de sécurité et de stationnement sont aussi à prendre en compte. En face des contraintes, il y a des retombées directes et indirectes, parfois valorisables pour la commune en termes de communication et d’activités économiques. Des villes ou des agglomérations ont fait de l’accueil des colloques et des congrès de véritables points forts, sans même parler de Paris. Là où l’accueil d’un congrès pourrait apparaître comme totalement privé, on a là une véritable possibilité d’un coup de projecteur souvent bienvenu, sur sa commune et ses atouts (fournitures de dépliants, tarifs préférentiels…). De ce point de vue, l’accueil de telles manifestations est souvent le résultat de démarches partenariales (communautés de communes, offices de tourisme…) pour créer les conditions d’une véritable synergie. Attention à bien regarder l’objet des congrès que vous accueillez (il faut éviter les polémiques…) et la liste des participants et intervenants potentiels. Des réceptions peuvent parfois être organisées avec remise de la médaille de la ville quand une personnalité est présente sur votre territoire. Une opportunité de lier protocole et enjeux d’accueil ! Si l’accueil d’un congrès est une opportunité, il ne doit pas conduire à négliger les questions pratiques liées à toutes les contraintes et ce doit donc être le résultat d’une démarche savamment pensée.

 

(1) D’après une étude Ifop-ADEF citée page 18 du guide de l’APIE : Comment accueillir des tournages de films dans des lieux publics.

 

1. Petit lexique utile : de quoi parle-t-on ?

 

Congrès

Le Bureau des Congrès de Paris regroupe, par exemple, sous l’appellation « congrès », tous les événements à l’initiative d’un ou plusieurs organismes à but non lucratif (associations professionnelles, sociétés savantes, pouvoirs publics, organisations internationales intergouvernementales, universités, centres de recherche, fédérations…), avec en général une participation financière des congressistes et une forte valeur ajoutée pédagogique, au cours desquels des spécialistes d’une même discipline et de différents horizons se réunissent à un moment et sur un lieu déterminé. Sont exclus les congrès politiques et religieux. Une définition intéressante et précise.

Dépenses directes

Les dépenses directes sont liées à l’organisation du congrès. Elles comprennent la location du site, l’aménagement du stand ainsi que les prestations d’accueil, de réception et de traiteur.

Dépenses indirectes

Elles sont liées au séjour des congressistes. Elles correspondent aux prestations de transport (pour l’accès à Paris et les déplacements dans la région), d’hôtellerie, de restauration, d’achat de cadeaux et de sorties.

Rotation

Elle concerne les différentes localisations des congrès selon leurs éditions. Quand un congrès a toujours lieu à Paris, on parle de congrès sédentaire. La rotation nationale indique que les éditions successives d’un congrès ont toujours lieu sur le territoire français. Les congrès à rotation européenne sont ceux qui se tiennent exclusivement dans des villes européennes. Les congrès à rotation internationale tournent sur au moins deux continents.

Envergure

La notion d’envergure indique l’origine géographique des congressistes. Afin de s’aligner sur les standards définis au niveau international, on comprendra par « congrès d’envergure internationale » les congrès pour lesquels l’audience est composée d’au moins 20 % d’étrangers.

 

2. Extraits intéressants du Guide ICA (Conseil international des archives) pour sa conférence / congrès

 

Choix de l’hôte de la conférence / du congrès de l’ICA

Les pays hôtes potentiels désirant accueillir les conférences / congrès de l’ICA présentent des candidatures lorsque le secrétariat de l’ICA ouvre le processus et communique la date de lancement via le site Internet. Ceci se fait habituellement deux années avant la conférence à organiser et quatre ans avant le congrès. Le comité exécutif de l’ICA choisit la candidature selon la recommandation du secrétariat de l’ICA et des officiers élus. Une notice détaillée à l’intention du pays candidat vient en appui de ce guide et est téléchargeable sur le site Internet de l’ICA.

Bien qu’il soit difficile de prévoir le nombre de participants aux diverses réunions de la conférence / du congrès, un nombre minimum de participants doit être prévu.

L’équipe du secrétariat de l’ICA pourra fournir des chiffres plus précis au fur et à mesure de la date d’avancement de chaque conférence / congrès. Voici quelques chiffres qui s’appuient sur notre expérience antérieure :

- un minimum de 500 participants au programme professionnel ;

- le nombre de personnes présentes à la cérémonie d’ouverture dépendra évidemment de la participation au programme professionnel, mais aussi des invitations supplémentaires que l’hôte voudra faire (par exemple, aux dignitaires locaux, à la presse, etc.) ;

- assemblée générale : 300-500 ;

- forum des archivistes nationaux : 100-150 ;

- comité exécutif : 45 ;

- réunions des présidents des branches : 13 ;

- réunions des présidents des sections : 12 ;

- commission du programme : 25 programmes annexes.

 

À noter
Cet aspect du cahier des charges distingue bien les attentes minimales des organisateurs.


 

Visites culturelles et professionnelles

Il est recommandé que l’hôte organise des visites culturelles et professionnelles pour les participants et accompagnants. Bien que celles-ci ne soient pas obligatoires, elles rehaussent cependant l’expérience des participants et participent activement au succès de l’événement ICA. Les offres culturelles feront l’objet de tarifs négociés qui pourront être facturés, si nécessaire, aux participants à un tarif préférentiel.

 

Programme social

Le pays hôte est responsable de l’organisation du programme social. Ceci comprend habituellement un gala ou un repas en soirée à la fin de la conférence / du congrès ;

Congrès pour tous les participants et les personnes accompagnantes, des réceptions ou des repas en soirée pendant la conférence / le congrès, des visites professionnelles et culturelles.

Des visites guidées avant et après la conférence, soit d’intérêt touristique, soit d’intérêt professionnel, peuvent aussi être offertes aux participants.

 

Extrait du modèle du protocol d'accord entre le Conseil International des archives et un organisme hôte portant sur l'organisation et le financement de la conférence annuelle ou du congrès quadriennal

À noter
Ce document est intéressant car il détaille de façon argumentée le détail des responsabilités de chacun. Ce type de cahier des charges est essentiel à la bonne définition des rôles de chacun dans la réussite d’un congrès.



Introduction
 
Ce protocole d’accord a pour objet de fixer les responsabilités incombant respectivement à [organisme hôte] et au Conseil international des archives (ICA), partenaires dans l’organisation du congrès / de la conférence annuelle du Conseil international des archives qui se déroulera à [ville] [pays], en [date].
Il précise les principales contributions financières et en nature ainsi que les responsabilités de chacun des deux partenaires. De façon plus générale, il constitue un cadre servant à guider les actions de [organisme hôte] et de l’ICA dans le cadre de l’organisation du congrès / de la conférence annuelle, en vue de parvenir à une coordination efficace entre les partenaires, en évitant tout risque de lacune, de double emploi ou de malentendu.
Article 1 – Rôles et responsabilités conjointes
1.1. Les deux partenaires s’engagent à assumer, à parts égales, la responsabilité de la réussite du congrès, cette dernière étant mesurée en fonction du nombre global de participants, de la représentation de toutes les régions du monde et de la rentabilité de l’événement pour les deux partenaires.
1.2. Le nombre de participants prévu est de …… dont …… % en provenance de la région (région géographique en lien avec la branche ICA concernée) et …… % de la communauté de l’ICA au sens large (chiffres susceptibles d’évoluer).
1.4. Les deux partenaires s’engagent à mettre en place, au préalable et de manière conjointe, des plans de communication visant à donner la plus grande notoriété possible au congrès / à la conférence et à susciter des contrats de parrainage et de sponsoring de qualité. L’ICA devra être sollicitée pour la mise en œuvre de la stratégie Communication et participera activement à la promotion de l’événement, en collaboration directe avec le pays hôte.
1.5. Les deux partenaires conviennent de la tenue d’une série de réunions de planification et de mise au point entre le secrétariat de l’ICA et un/des responsable(s) senior nommé(s) par le [organisme hôte], conformément à l’article 2.1 ci-dessous. Les responsables de chacune des parties devront échanger très régulièrement avec, a minima, trois réunions physiques ; leurs échanges vont faire l’objet de comptes rendus écrits remis à leur hiérarchie respective.
1.6. L’ICA et le [organisme hôte] établiront un plan d’action commun concernant l’organisation du congrès / de la conférence annuelle dont ils ont la charge, et arrêteront des échéances précises pour chacune de ces actions.
Article 2 – Le pays hôte
2.1. Le [organisme hôte] nommera un responsable ayant les qualifications et l’expérience nécessaires pour servir d’interlocuteur et assurer la liaison avec l’équipe de l’ICA. Cette personne devra être un cadre supérieur disposant de pouvoirs décisionnels. Le [organisme hôte] devra en outre garantir la continuité nécessaire si, pour une raison quelconque, cette mission ne peut être assurée par une seule et même personne pendant toute la période allant de 20.. à 20.. [période de 4 ans]. La personne désignée devra veiller au respect de toutes les obligations du [organisme hôte] concernant l’organisation de l’événement.
(...)
2.3. Le [organisme hôte] et l’ICA négocieront préalablement le montant des frais d’inscription, dont le montant devra être incitatif afin de favoriser le maximum de participations. Ces négociations seront conclues au plus tard 2 ans avant la tenue de l’événement.
(...)
2.5. Le [organisme hôte] sera responsable de l’organisation logistique de l’événement, et travaillera en étroite collaboration avec l’ICA qui bénéficie d’une expérience en la matière.
Cette organisation concerne :
- les installations pratiques nécessaires au bon déroulement du programme professionnel, conformément aux demandes du PPC ;
- les besoins spécifiques de l’ICA en matière de gouvernance et d’équipement pour le secrétariat et les officiers élus ;
- les installations nécessaires à la réunion du FAN ;
- les besoins de l’ICA en espaces de bureau ;
- les pauses-café et les repas ;
- l’interprétation simultanée en anglais et en français pendant toutes les réunions ;
- l’accès wifi gratuit pour tous les participants ;
- un salon professionnel.
Elle comportera également :
- les prestations d’interprétation dans d’autres langues de l’Unesco et des langues régionales ;
- les installations pour des ateliers professionnels ;
- le dîner de gala ;
- des réceptions ;
- et des visites professionnelles.
Le [organisme hôte] confirmera les dispositions prises en la matière au moins un an avant la date prévue pour la tenue de l’événement.
(...)
2.7. Le [organisme hôte] recensera les possibilités d’hébergement pour tous
(...)
2.12. Le [organisme hôte] sera coresponsable avec l’ICA du développement, de l’hébergement et de la maintenance du site web du congrès. Ce site devra permettre les inscriptions en ligne et comporter les informations habituelles destinées à renseigner les participants, les intervenants, les membres de l’ICA, les officiers élus de l’ICA et le grand public sur le congrès 20.. de l’ICA. Le site web devra rester en ligne pendant une période d’un an à compter de la clôture du congrès. Lorsque le site web sera fermé, ses pages devront être proposées à l’ICA en vue de leur conservation à plus long terme, leur transfert devant être effectué de manière à préserver la même accessibilité et les mêmes fonctionnalités originelles.
 
Bruno COHEN-BACRIE
Directeur de la communication
Département de Mayotte

 

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