consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 6  ORGANISATION DE DÉJEUNERS OU DE DÎNERS-DÉBATS

Conférences et débats rythment, tout au long de l’année, le calendrier événementiel des collectivités territoriales. 

Organiser un débat autour d’un dîner ou d’un déjeuner, c’est faire le choix de privilégier la convivialité liée au repas, tout en proposant aux intervenants le confort d’un créneau horaire qui convient au plus grand nombre. Les invités, souvent des personnalités aux agendas généralement surchargés, y seront très sensibles. 

 

A - Organisation et logistique 

 

1. Cartons d’invitation 

 

Une fois la date fixée, les cartons d’invitation devront être adressés au moins trois semaines avant le jour de la manifestation. La mention « Réponse SVP avant le [date] » est indispensable ; elle permettra de gérer les retours de réponses négatives dans un délai suffisamment acceptable pour un nouvel envoi de remplacement. 

 

2. Accueil des invités 

 

Réserver un nombre d’emplacements parking suffisamment important. 

Prévoir accès et parking aménagés pour les personnes à mobilité réduite. 

Prévoir la signalétique du parking jusqu’à la salle du déjeuner. 

Prévoir deux agents de la sécurité sur le parking. 

Prévoir une hôtesse devant chaque ascenseur. 

Prévoir quatre hôtesses devant l’entrée de la salle, pour conduire chaque invité à la place qui lui aura été réservée. 

Faire ouvrir un vestiaire. 

 

3. Agencement de la salle 

 

À la logistique indispensable à l’organisation traditionnelle d’un repas (voir partie 7, chapitre III, fiche pratique n° 3) s’ajoute celle inhérente aux contraintes du débat. 

 

Il faut veiller : 

- à augmenter l’espace entre chaque convive, pour permettre à ceux qui le souhaitent de prendre des notes ; 

- à demander au personnel d’œuvrer en silence ; 

- à atténuer le plus possible les bruits parasites (vaisselle que l’on entrechoque, bruits de cuisine, etc.) ; 

- à prévoir un menu adapté, en évitant coquillages, volailles, poissons entiers, etc., ces plats produisant dans les assiettes plus de déchets, multipliant par là même les allers retours du personnel et les nuisances sonores dues au débarrassage, de même qu’on évitera les flambages ou découpages en salle ; 

- à anticiper les contraintes alimentaires, en prévoyant quelques salades de remplacement ; 

- à prévoir l’installation du pupitre, pour l’allocution d’accueil (l’intervenant doit être vu par tous) ; 

- au bon fonctionnement de la sonorisation ; 

- à réserver la présence d’un technicien sono pendant toute la durée du débat ; 

- au nombre suffisant de micros sans fils ; 

- à disposer les tables en « étoile » et en quinconce, afin que chacun des invités puisse bénéficier de la meilleure visibilité possible. 

 

B - Déroulé de la manifestation 

 

Une fois tous les invités installés à leur table, et avant que le président de l’institution rejoigne le pupitre pour prononcer l’allocution d’accueil, le responsable du protocole invite les convives à bien vouloir mettre leurs téléphones mobiles en mode veille. 

 

À l’issue du discours, le président rejoint sa place et le service peut commencer. 

 

Après l’entrée, et une fois les boissons servies, le président annonce l’ouverture du débat et invite l’auditoire à poser la première question. 

Le débat est lancé, le service doit s’effectuer avec le minimum de bruit. L’intendant doit veiller également à ce que les serveurs ne passent pas devant les divers interlocuteurs. 

 

Si le président ou l’intervenant principal est très sollicité, et après un délai raisonnable, on peut desservir même si ce dernier n’a pas pu se restaurer correctement. 

 

Le débat ne prend fin que lorsque la dernière question a été posée. 

 

Le président s’assure qu’aucun invité ne souhaite s’exprimer, il remercie l’assistance et prend congé. 

 

Astuces
- Prévoir pour l’intervenant principal un micro-cravate ou un micro baladeur supplémentaire. 
- S’assurer que l’orateur a toujours son verre d’eau plein. 
- Prévoir de placer les collaborateurs à proximité immédiate. 
- Prévoir du matériel de petite papeterie pour certains invités, en cas d’oubli. 
- Indiquer précisément aux hôtesses les places demeurant vides afin de faciliter le placement discret des retardataires. 
- Prévoir un nombre suffisant d’hôtesses pour faire circuler, sans temps morts, les micros des intervenants. 
- Prévoir une cloche pour conserver le plat chaud de l’intervenant principal le plus longtemps possible. 
- Prévoir un en-cas ou un plateau-repas que l’on pourra proposer au technicien en charge de la sonorisation. 

 

Thierry BERNE 

Intendant, protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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