consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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II • Honneurs militaires

Fiche pratique n° 19  LES RÈGLES PROTOCOLAIRES RELATIVES À UNE VISITE PRÉFECTORALE

 

En France, maire (ou représentant de collectivité) et préfet sont deux des acteurs majeurs de la vie locale. Si tout paraît – de prime abord – les opposer parce que l’un serait élu et l’autre nommé, s’en tenir à cette approche serait trompeur tant leurs liens sont réguliers et quotidiens. Représentant de l’État au sens institutionnel du terme, le préfet n’en est pas moins un véritable politique dont le rôle influe dans la vie quotidienne d’une collectivité. Les préoccupations communes et les relations sont nombreuses. Sur des dossiers sensibles comme la sécurité, le logement, le budget, les occasions d’échanger entre élu et préfet ne manquent pas. L’importance de ces relations maire/préfet explique celle qu’on accordera à la qualité de l’accueil du représentant de l’État dans sa commune. Les règles protocolaires pourront se caler – dans leurs grandes lignes – sur celles d’une visite ministérielle, même si la venue d’un préfet n’a pas tout à fait le même impact symbolique vis-à-vis de la population ou de la presse locale. Les motifs d’une visite préfectorale sont nombreux : ce peut être classiquement pour une inauguration, pour une réunion (type conseil local de sécurité et de prévention de la délinquance où le préfet peut participer), accueil d’un ministre bien entendu où la présence du préfet est requise, visite communale où le préfet vient rencontrer le maire et ses élus, cérémonie publique (lire le point D) où le préfet participe en tenue(*). Les cas de figure ne sont pas les mêmes et nous rappellerons ici les grandes règles protocolaires, après avoir résumé les liens qui unissent ces deux autorités locales. Notons aussi que tout peut tenir à la puissance invitante : selon que c’est le maire qui invite ou le préfet qui souhaite se rendre dans la commune (ou le département), les règles protocolaires devront s’adapter à cet élément. Dans la valorisation d’une visite d’un préfet, tout est affaire de contenu, de « doigté », de volonté des deux parties d’en faire un temps public et médiatique ou, au contraire, de conserver de la discrétion.

 

A - Maire et préfet : une relation singulière, des interlocuteurs quotidiens

 

Les nombreuses zones de croisement entre ces deux autorités locales expliquent l’importance qu’il faudra accorder à une visite préfectorale.

 

Le préfet est le représentant de l’État dans le département. Il est nommé – rappelons-le – par décret du Président de la République, pris en Conseil des ministres, sur proposition du Premier ministre et du ministre de l’Intérieur. Institués par Napoléon en 1800, les préfets ont vu leur rôle considérablement transformé par la décentralisation. Jusqu’en 1982, ils remplissaient une double mission à la tête du département : ils représentaient l’État et détenaient le pouvoir exécutif.

 

Depuis la loi du 2 mars 1982 relative aux droits et libertés des communes, des départements et des régions, la fonction exécutive a été transférée au profit des présidents de conseil général (départemental aujourd’hui) et régional. Les attributions des préfets ont été alors redéfinies, puis précisées par la loi du 6 février 1992, et le décret n° 2004-374 modifié par le décret n° 2010-146 du 16 février 2010.

 

Le préfet de région, qui est le préfet du département où se trouve le chef-lieu de la région, représente l’État à l’échelon régional, le préfet de département à l’échelon départemental et le sous-préfet à l’échelle de l’arrondissement. Depuis un décret du 16 février 2010, le préfet de région a autorité sur les préfets de département pour la mise en œuvre des politiques publiques (en dehors des questions relatives au maintien de l’ordre public et au droit des étrangers).

 

Le préfet reste le « dépositaire de l’autorité de l’État dans le département ». Il demeure responsable de l’ordre public : il détient des pouvoirs de police qui font de lui une « autorité de police administrative ». Il est le représentant direct du Premier ministre et de chaque ministre dans le département. Il met en œuvre les politiques gouvernementales de développement et d’aménagement du territoire à l’échelle du département.

 

Chef de l’administration préfectorale, il dispose d’un cabinet et d’un secrétariat général. L’organisation type d’une préfecture comprend trois directions (réglementation, affaires décentralisées, action de l’État). Le préfet est assisté dans chaque arrondissement par un sous-préfet.

 

Le préfet est chargé de contrôler les actes des collectivités territoriales. Il exerce un contrôle « a posteriori » et ne peut que déférer les actes concernés au tribunal administratif, qui apprécie s’il doit en prononcer l’annulation en tant qu’actes « contraires à la légalité ». Dans la pratique, le nombre de saisines de la justice administrative s’avère faible (environ 1 500 déférés préfectoraux chaque année pour plus de 6 millions d’actes transmis).

 

Le maire représente, lui, la commune à l’égard des tiers. Il est chargé de préparer et d’exécuter le budget et les délibérations du conseil municipal. Il peut également être chargé, en tout ou partie, de certaines de ses compétences par délégation de l’assemblée délibérante.

 

En outre, le maire est chargé des pouvoirs de police.

 

Le maire exerce ses attributions sous le contrôle du conseil municipal, dans le cadre des délégations qui peuvent lui être accordées par ce dernier, et également sous le contrôle du représentant de l’État dans le département, puisqu’une grande partie des actes qu’il prend est soumise au contrôle de légalité. Cette dimension de la relation induit un rapport républicain entre l’élu et le représentant de l’État, donc les intérêts ne concordent pas toujours.

 

S’agissant de ses relations avec le préfet, le maire peut demander à ce dernier les informations nécessaires à l’exercice des attributions de la commune. De même, le préfet peut demander au maire les informations nécessaires à l’exercice de ses attributions.

 

Dans le cadre de ses fonctions, le maire agit également en tant qu’agent de l’État. À ce titre, il est notamment chargé de l’état civil, de la révision et de la tenue des listes électorales, de l’organisation des élections ainsi que du recensement citoyen. Il dispose, de plus, d’attributions spécifiques en matière de police et de sécurité civile.

 

Quand le maire intervient en tant qu’agent de l’État, il agit, selon le cas, sous le contrôle de l’autorité administrative (préfet ou sous-préfet) ou judiciaire (procureur de la République).

 

À retenir
Maire et préfet entretiennent une relation faite d’intérêts qui peuvent parfois diverger, mais ont fréquemment besoin l’un de l’autre sur des questions aussi importantes que le maintien de l’ordre public, les dotations de l’État… Autant de sujets qui en font des interlocuteurs réguliers, soucieux de bonnes relations publiques. Dès lors, soigner un minimum le décorum lors d’une visite préfectorale est un prérequis important : autant montrer à celui qui représente l’État que sa venue est prise très au sérieux, que les dossiers soumis ont été préparés avec soin. Cela témoigne – sans se méprendre sur les responsabilités de chacun – de bonnes relations qui augurent d’une collaboration réussie et d’un respect mutuel.


 

B - Les règles à connaître pour une réception réussie

 

1. Recevoir un représentant de l’État représente un « honneur » qu’il faut souligner

 

On l’a assez « répété », mais un préfet doit être reçu avec les honneurs dû à son rang. S’il n’est pas un ministre, il n’en est pas moins le représentant de l’État dans le département ou la région. La trame d’une telle visite ou du discours sera surtout destinée à se féliciter de l’attention portée à sa commune. Une visite du préfet – même rapide – se fait rarement sans avoir été préparée. Le préfet est en général informé des dossiers susceptibles d’être appuyés ou soutenus. Dès lors, sans tomber dans le registre de la complaisance, le maire devra montrer combien il considère cette venue comme importante. Invoquer la tradition républicaine certes, mais plus encore se réjouir de cette visite. Il faudra marquer de la considération pour son hôte dans un propos rassembleur – on peut, quand c’est le cas, se féliciter de la présence d’élus de tous bords ou insister sur la présence de l’ensemble du conseil municipal. Le propos peut s’adresser directement au représentant de l’État en marquant par quelques « Monsieur le Préfet » l’estime et la gratitude de l’élu invitant.

 

2. Se saisir de ce moment pour valoriser le rôle des collectivités en général

 

Pour ne pas apparaître uniquement comme le représentant d’un « camp » ou le défenseur d’intérêts très particuliers, le maire devra rappeler le rôle essentiel des collectivités, et ce avant de parler de « sa » commune. C’est un moyen de montrer combien les collectivités agissent dans le sens de l’intérêt général. C’est aussi une façon de « réparer » le sentiment d’injustice parfois ressenti par les maires de voir les communes montrées du doigt. En soulignant devant le préfet l’importance du rôle des collectivités, le maire témoigne aussi de la nécessité d’être épaulé, appuyé et soutenu par l’État.

 

3. Présenter sa ville et les dossiers concernés

 

Cette présentation doit être intelligemment faite : il ne s’agit pas de détailler un long catalogue de dossiers ni de réclamer trop ostensiblement un soutien pour sa ville. Le maire devra survoler les dossiers importants – qui auront pu être illustrés lors d’une visite – permettant au préfet de saisir la balle au bond. Le discours est alors affaire d’équilibre : ni trop timoré, ni excessivement offensif. Le représentant de l’État est à « solliciter » avec les formes dues à son rang. Au-delà du discours, toute visite de terrain peut être le prétexte à illustrer des dossiers ou questions plus ou moins sensibles tels que la sécurité, la crise du logement, voire de mettre en valeur des réalisations exemplaires… Bien souvent, la présence du préfet constituera – dans la mesure du possible – un accélérateur sur tel ou tel dossier, raison de plus pour préparer cette visite avec grand soin.

 

À savoir
Rappel général : le mandat national prime toujours le mandat local !
Lors de visites officielles du Président de la République ou du Premier ministre, les municipalités peuvent organiser un « salut républicain » du conseil municipal, c’est-à-dire être présentées en groupe selon l’ordre du tableau, type d’accueil qui n’a plus lieu d’être lors de la visite de membres du gouvernement. Le ministère préconise également de placer un ancien ministre immédiatement après le préfet. Pour les cérémonies officielles organisées hors de Paris, personne d’autre que le préfet du département (prioritaire sur le préfet de région !) ne peut se prévaloir de représenter l’État, pas même un parlementaire issu d’une majorité gouvernementale.
La personnalité ou l’entité qui organise et invite à une manifestation officielle (l’autorité invitante) prend la place juste après le représentant de l’État.
En principe, la délégation de préséance n’est pas possible, mais des exceptions existent : un vice-président du conseil départemental (ou régional) représentant le président, un adjoint représentant le maire de sa commune.
En période de campagne électorale, deux précautions sont à observer par les candidats intéressés au scrutin : ne pas organiser de cérémonie nouvelle l’année précédant une élection, éviter l’évocation du bilan de l’action lors d’une inauguration. Il n’est nullement interdit de se livrer à des actes protocolaires si ceux-ci répondent à une tradition bien établie hors des périodes électorales.


 

4. Ordre des allocutions éventuelles (et cas des cérémonies publiques)

 

Les cérémonies publiques représentent les cérémonies organisées sur ordre du gouvernement ou à l’initiative d’une autorité publique. Les ordres du gouvernement pour la célébration des cérémonies publiques déterminent le lieu de ces cérémonies et précisent quels autorités et corps constitués y seront convoqués ou invités (article 1er du décret du 13 septembre 1989).

 

Le maire est responsable du déroulement des cérémonies publiques dans sa commune (art. 2212-2 du Code général des collectivités territoriales).

 

Quand la cérémonie comporte des allocutions, celles-ci sont prononcées par les autorités dans l’ordre inverse des préséances. L’ordre des préséances est, pour sa part, fixé, pour les départements autres que Paris, par l’article 3 de ce même décret. L’ordre des interventions peut être le suivant :

1/ Le conseiller départemental du canton ;

2/ Le député européen ;

3/ Le maire de la commune dans laquelle se déroule la cérémonie ;

4/ Le président du conseil départemental ;

5/ Le président du conseil régional ;

6/ Le député de la circonscription ;

7/ Le préfet de région si la cérémonie se déroule dans le département chef-lieu de la région, sinon celui du département.

 

À noter
L’exclusivité de la représentation de l’État amène à ce qu’une seule personne s’exprime au nom de celui-ci. Soyez républicain ! Lors d’une visite préfectorale, il faut faire fi des étiquettes et des positionnements politiques. Le préfet, c’est l’État ! C’est donc le jeu de la démocratie que de le recevoir avec les honneurs dus à son rang et le sens de la préséance nécessaire à des personnalités.


 

C - Porter attention aux points d’organisation

 

L’accueil d’un préfet dans une commune représente un temps fort pour la collectivité d’accueil. Ces visites ne sont (comme celles d’un ministre d’ailleurs) pas si nombreuses dans le temps d’un mandat : autant se donner les moyens de les « réussir », de les rendre fructueuses. Le souci de valorisation de l’initiative ira de pair avec une organisation maîtrisée, mais aussi partagée puisque la collectivité aura rarement la main « seule ». Elle devra fort logiquement composer avec les services préfectoraux, représentant l’État en région, pour un très grand nombre d’aspects : sécurité, trajet, stationnement, déroulement… (même si ce « protocole » n’est pas aussi lourd que dans une visite ministérielle). Le timing de telles visites, souvent serré, nécessite une parfaite maîtrise de cette organisation, dans laquelle les « impondérables » (retard, changement de programme, annulation pure et simple parfois) sont potentiellement nombreux. La dimension protocolaire revêt donc précision et connaissance des règles en vigueur dans les différents cas de figure. On insistera notamment sur le soin apporté aux détails qui font la différence : fléchage des salles, stationnement réservé, remise d’un cadeau le cas échéant, en évitant toutefois de donner un aspect trop guindé ou solennel à la visite, qui peut être aussi un temps de travail.

 

1. Prendre en compte la « nature » de la visite

 

Les visites préfectorales peuvent revêtir des formes très différentes, allant du simple passage presque chronométré du préfet à une visite sur une plage horaire plus complète – deux à trois heures, voire une demi-journée selon sa nature. Il faudra bien entendu à chaque fois s’adapter au type de déplacement programmé : une visite intercalée entre deux communes différentes, par exemple, ne se gérera pas de la même façon qu’un déplacement consacré à une commune en particulier, durant lequel le représentant de l’État dispose de beaucoup de temps. De la même façon, une visite « ciblée » en direction d’un public précis – lycéens, chefs d’entreprise, anciens – ne prendra pas la même forme qu’un déplacement de type visite de terrain dans un quartier. À chaque type de « formule » devra correspondre une organisation « ad hoc ».

 

La première chose à savoir est donc la nature de la visite, ce qu’elle vise comme objectif. Le préfet ou ses représentants (préfet délégué à la ville, sous-préfet en charge de la sécurité) peuvent venir sur des moments très différents : par exemple, un préfet en charge des questions de sécurité peut venir sur un quartier bien particulier, un préfet à la ville peut venir lors de la signature d’une convention de rénovation urbaine… Le thème de la visite nécessitera des échanges téléphoniques avec les représentants de la préfecture (directeur de cabinet, secrétaire général, chargé de communication). Ces contacts permettront d’établir le déroulé type du programme : l’horaire de rendez-vous d’abord ; la durée de l’audience ; les dossiers à traiter ; la liste des participants. Il sera bienvenu de caler un rendez-vous sur place avec les services de la préfecture de région ou du département, selon l’autorité en charge des déplacements.

 

Il est essentiel de bien cerner les enjeux d’une visite préfectorale : en dehors d’une crise (où les raisons s’imposent d’elles-mêmes), il s’agira de bien savoir ce que le préfet en attend, ce que la collectivité peut en retirer, quel est le bénéfice ou la plus-value pour les habitants. Les raisons de la visite sont importantes dans la manière de la concevoir.

 

À noter
Le cas d’une visite communale ou même d’un quartier n’est pas rare. Le maire concerné veillera donc à préparer un parcours (qu’il aura fait valider aux services préfectoraux) permettant au préfet de visionner la diversité de sa commune : rencontre avec des habitants dans un équipement, tour d’un quartier, déjeuner avec des salariés d’entreprises… Le programme devra avoir été soigneusement calé avec les représentants de la préfecture, lesquels détestent l’imprévu (même si certains préfets ne rechignent pas à sortir de l’image encore empesée qu’on leur accole parfois). On veillera à mettre dans la boucle la police municipale – qui travaillera en coordination avec la nationale mobilisée – pour sécuriser au maximum le parcours des représentants, même si ce dispositif doit être discret, éviter toute provocation malvenue.


 

2. La gestion des relations presse

 

Dans le cas des déplacements préfectoraux et plus encore ministériels, les relations presse jouent, on ne le soulignera jamais assez, un rôle essentiel. La venue d’un préfet reste un bon sujet pour la presse quotidienne régionale et plus largement pour les radios ou les télévisions locales, sous réserve de pouvoir s’appuyer sur une actualité locale forte. Il faudra donc, en lien étroit avec le service presse de la préfecture, se mettre d’accord sur une communication commune, laquelle n’exclut pas des relais spécifiques – auprès des correspondants locaux notamment. Cette communication est importante car elle permettra, outre de valoriser la présence du préfet, de montrer aux habitants que des dossiers emblématiques ou sensibles sont pris en compte ou traités au plus haut niveau.

 

Attention à l’effet de délégation !

Bien souvent, les délégations de visite préfectorale comportent une dimension de délégation pléthorique qui peut s’avérer contre-productive en termes d’image. C’est le cas quand un groupe d’officiels passe dans un quartier sans véritable rendez-vous avec les habitants au risque de donner le sentiment de ne venir dans un quartier qu’à la faveur de ce type de déplacement. Dès lors, il sera important de bien composer sa délégation (par exemple, quels élus privilégier : les adjoints ou vice-présidents délégués ?), quitte à prévoir ensuite une réception plus officielle à l’hôtel de ville (de région ou de département) pour contenter l’ensemble du conseil, voire élargir à des associations partenaires. On recommandera donc une délégation modeste, resserrée (avec l’entourage du préfet, on sera vite très nombreux) avec des moments organisés, par exemple dans un équipement (rencontre avec des salariés). Les images/photos de cette visite devront éviter de renvoyer à une solennité excessive mais montrer une équipe municipale investie et au travail.

 

Communiqué de presse et/ou dossier

Dans l’écrit, on distingue deux types de documents courts et longs. Les courts sont des communiqués, brèves missives synthétiques d’une ou deux pages, les longs sont les dossiers plus épais, contenant plusieurs fiches et un CD ou DVD de photos (libres de droits nécessairement). Les deux types de documents ne se mobilisent pas dans les mêmes occasions et le dossier de presse concerne des opérations plus lourdes (festival par exemple) que le simple communiqué. Sur une période longue, un dossier presse peut être l’addition de trois ou quatre communiqués qui auront été adressés aux journalistes et dont il est la synthèse. Un dossier de presse peut également être introduit (ou résumé) par un communiqué. Dans le cas de la venue d’un préfet, les deux solutions sont mobilisables ou combinables, même si le communiqué peut sembler suffisant. Un communiqué de la collectivité (et/ou de la préfecture) peut annoncer sa venue aux médias locaux, un dossier de presse pouvant ensuite être remis sur place aux journalistes présents ou adressé ensuite à celles et ceux n’ayant pu venir. Il faudra apprécier l’importance du contenu pour en décider : la venue d’un préfet à la ville peut permettre la rédaction d’un communiqué consacré à une opération de renouvellement urbain, rappelant les grandes lignes du projet, les conditions de son élaboration, le phasage et le plan d’ensemble dans lequel il s’inscrit.

 

Des faits, rien que des faits. C’est l’esprit des relations presse : plus vous serez factuel et neutre, plus vous serez crédible. Il faut donc ne pas en rajouter dans une argumentation complexe, mais aller à l’essentiel, en privilégiant des informations exploitables. Il faut éviter l’emploi des points d’exclamation et de suspension. Tous les attachés de presse soulignent qu’il faut rédiger le communiqué de presse que les journalistes pourraient « sans modification » reprendre à leur compte : ce cas de figure est certes rare, mais il faut penser le communiqué de presse comme un tout qu’on serait fondé à réutiliser « in extenso ». Cela sous-entend qu’il comprenne des chiffres clefs, des données chronologiques, des citations ou extraits de propos réutilisables. Il est d’ailleurs plus aisé de le faire lors d’une visite ministérielle qui donne matière à contenus. Certains journalistes chercheront certes légitimement d’autres témoignages, mais vous leur offrez ainsi une matière disponible qu’ils peuvent intégrer si le temps leur est compté. Vous serez alors « gagnant », maîtrisant de fait l’information fournie aux journalistes. Autre élément essentiel : un communiqué doit avoir un angle. Trop généraliste, il ennuiera. Trop technique, il risque de ne pas être relayé. Il faut donc trouver ce qui va faire réagir le média. L’angle peut d’ailleurs différer d’un média à l’autre, étant entendu qu’ils n’ont pas tous les mêmes centres d’intérêt. Événement en soi, la venue d’un ministre doit donc donner lieu à une communication « vendeuse », attractive.

 

À noter
Si vous disposez d’un service vidéo, ne ratez pas l’occasion de faire des images de la venue du préfet, sous réserve de son accord et de la nature du moment concerné (une réunion peut se tenir à « huis clos »). Elles peuvent donner lieu à une présence sur le site Internet de la collectivité – type podcast – à des images d’archives dont il convient de conserver la trace, et peuvent même avoir « une seconde vie » si un média comme France 3 venait à avoir besoin de ces images. Pensez donc bien à couvrir comme il se doit la venue d’un préfet et « a fortiori » d’un ministre.


 

3. Une bonne coordination des relations presse

 

C’est bien entendu la clef de la réussite de la communication sur le déplacement préfectoral (ou ministériel) : la venue du préfet s’accompagne généralement d’une communication locale destinée à en valoriser la présence, et d’une communication préfectorale s’agissant de la visite de son représentant (cette culture de la communication tend à se développer dans les préfectures). Ces deux communications doivent, idéalement, n’en faire qu’une. En effet, la coordination est la garantie d’une communication réussie. Les chargés de communication respectifs devront se mettre d’accord sur un contenu rédactionnel commun. Dans l’hypothèse d’une communication locale spécifique, insistant sur la venue dans telle ville du préfet lors d’un déplacement plus large (un préfet vient à X dans le cadre d’un déplacement dans les villes de X, Y et Z), celle-ci devra à tout le moins s’inscrire dans une cohérence de contenu avec la communication préfectorale, dont elle sera le relais. Les fichiers de presse seront « ajustés » : à la préfecture le lien avec les grands médias locaux, à la ville le soin de toucher les « correspondants » impliqués dont la venue est assurée (pour la locale de la PQR).

 

D - La place des autorités et des personnalités dans les cérémonies publiques

 

Quand les autorités sont placées côte à côte, l’autorité à laquelle la préséance est due se tient au centre. Les autres autorités sont placées alternativement à sa droite puis à sa gauche, du centre vers l’extérieur, dans l’ordre décroissant des préséances.

 

Lorsque l’objet de la cérémonie et le nombre important des autorités militaires présentes le justifient, les autorités peuvent être scindées en deux groupes, les autorités civiles étant placées à droite, et les autorités militaires à gauche.

 

À l’exception des cérémonies nationales, l’autorité invitante (par exemple, le maire d’une commune) occupe le 2e rang, immédiatement après le représentant de l’État (ministre, préfet, ou en leur absence le sous-préfet). Les anciens ministres peuvent se situer immédiatement après le préfet. Les rangs et les préséances ne se délèguent pas. Dans les cérémonies publiques, les personnes présentes tiennent le rang, le grade et la fonction qu’elles occupent et non celle des personnes qu’elles représentent. En revanche, les autorités exerçant des fonctions à titre intérimaire ou dans le cadre d’une suppléance statutaire ont droit au rang qu’elles représentent. Deux exceptions existent toutefois : un vice-président du conseil régional ou du conseil départemental, représentant le président de cette assemblée et un adjoint représentant le maire occupent la place de l’autorité qu’ils représentent.

 

En l’absence d’un membre du gouvernement, seuls les membres du corps préfectoral sont susceptibles d’occuper le rang du représentant de l’État dans le département. Les membres des cabinets ministériels peuvent participer à des cérémonies publiques, représenter leur ministère, mais seul le préfet représente l’État. Le préfet de région est en civil, en dehors du département chef-lieu de région. Il n’a pas la préséance sur le préfet de département.

 

À noter
C’est un classique de ce type de rencontre, mais on veillera à choisir, pour la réception, une salle de taille adaptée. Trop grande, elle obligera à « doper » à tout prix la fréquentation, en créant de la déception si la rencontre est serrée dans le temps. Trop petite, elle apportera inconfort, voire insatisfaction aux participants. Choisir un lieu au « bon format », c’est déjà s’assurer du succès de la venue ministérielle. Les images (photos, vidéos…) diffusées de la rencontre en assureront le relais.


 


E - L’ordonnancement des discours

 

Au cours des cérémonies publiques, les prises de parole ont lieu généralement à l’issue de la manifestation. L’ordre protocolaire se trouve alors inversé. Le premier discours sera prononcé par la puissance invitante et le dernier par le représentant du gouvernement (le préfet en l’absence d’un ministre). L’État ne parle que d’une seule voix, en conséquence, s’il y a un ministre, le préfet ne parlera pas. De même, si au cours d’une cérémonie plusieurs ministres sont présents, chacun devra prendre la parole dans le sens inverse de son rang de nomination au sein du gouvernement. Dans le cas le plus courant, quand un seul ministre est présent, le maire tiendra un propos chaleureux et ramassé, en évitant de mettre son interlocuteur en porte-à-faux par des demandes ou sollicitations impromptues – ce qui n’interdit pas de caler les choses avec les collaborateurs du ministre.

 

À noter
Représentant l’État, le préfet est donc censé parler en dernier !


 

F - La remise de dossier

 

S’il est recommandé dans l’esprit républicain de ne pas interpeller publiquement le préfet, d’éviter de le mettre mal à l’aise ou en porte-à-faux sur un dossier sensible, il est en revanche toujours bienvenu de remettre un dossier. C’est bien connu – même s’il s’agit d’une règle non écrite –, le préfet ne vient jamais les « mains vides », il s’est au préalable renseigné sur les grands dossiers en cours sur la commune, connaît les questions qui appellent un soutien. Si les interpellations ne sont pas de rigueur, remettre un dossier au préfet – ou à ses collaborateurs (qui peuvent être des interlocuteurs réguliers) – représente une bonne solution. Cela peut prendre la forme d’un courrier ou d’un petit dossier contenant les documents essentiels transmis aux accompagnateurs du préfet, en attirant l’attention de la presse locale sur les questions posées. Le tout est de faire les choses avec doigté en évitant le caractère désagréable d’une interpellation malvenue.

 

G - Signature de la convention : un moment à valoriser

 

En présence du préfet, la signature de la convention proprement dite n’est pas nécessairement un temps très long, plutôt un moment symbolique. Il s’appuie sur une mise en scène soignée sans être ostentatoire : salle joliment décorée (plantes), table des signatures propre, bouteille d’eau devant les signataires dont le nom apparaît sur les porte-noms qui jouent un rôle d’identification et de placement. Quand on se trouve dans une salle des mariages, ou du conseil, le décorum institutionnel produit généralement son effet et ne nécessite pas d’être alourdi. La présence du préfet est évidemment un aspect qui participe de l’importance d’un tel moment.

 

Les porte-noms posés sur la table indiquent la place de chaque signataire (qui pourra être guidé discrètement vers la table ou le pupitre s’il y a des prises de parole). Celui qui reçoit a à sa droite l’autre signataire, s’ils sont deux. Il peut être au milieu de la table, s’ils sont plus nombreux.

 

Avant la signature, chacun des partenaires peut être invité à dire un mot : il faudra veiller à avoir déterminé (et communiqué aux entourages) un temps de parole identique pour chacun. Exemple : s’il y a huit signataires, trois minutes par personne représentent déjà un « joli » tunnel. Ce temps de parole devra être respecté pour ne pas lasser l’auditoire.

 

Un parapheur contenant la convention est posé devant chaque signataire. Prévoir des stylos en nombre suffisant. Quand la convention inclut plusieurs pages, le parapheur sera ouvert à la page où apparaissent les noms des signataires.

 

Un exemplaire supplémentaire signé est généralement destiné à la préfecture, faisant office de dépôt officiel. Des exemplaires signés sont photocopiés pour les signataires qui repartent ainsi symboliquement avec une convention.

 

Quand le nombre de signataires s’avère très important (au-delà de six, par exemple), il est préconisé de faire signer un parapheur unique par tous les signataires qui se succèdent à la table des signatures. Les autres exemplaires seront signés plus discrètement après coup.

 

Les responsables du protocole veillent à aider les signataires. Il sera précisé le moment de la photo en permettant aux photographes de n’être pas entravés au moment de la prise de vue.

 

Quand la signature se tient en présence d’une haute personnalité comme le préfet, il est d’usage que celle-ci demeure debout derrière les signataires. Charge au protocole de ne pas durer trop !

 

H - Préfet et devoir de réserve

 

Lors de chaque scrutin électoral, une période de réserve électorale est déterminée par les pouvoirs publics à compter de la date d’ouverture du délai de dépôt des candidatures jusqu’au jour du scrutin inclus. Il s’agit d’une tradition républicaine qui ne découle d’aucun texte qui en poserait les règles. Le devoir de réserve est exclusivement de construction jurisprudentielle. Cette notion est utilisée par le juge administratif pour valider ou infirmer les sanctions prises à l’encontre d’un fonctionnaire ayant exprimé ses opinions. C’est ainsi que le Conseil d’État a jugé de manière constante que « l’obligation de réserve est particulièrement forte pour les titulaires de hautes fonctions administratives en tant qu’ils sont directement concernés par l’exécution de la politique gouvernementale ».

 

Durant cette période, le devoir de réserve doit être respecté en toutes circonstances par les fonctionnaires et les agents publics, à commencer par les préfets et les chefs de service, afin de préserver la nécessaire neutralité politique de l’autorité administrative. Le respect de ces principes est scruté avec attention par la commission nationale de contrôle de la campagne électorale, installée deux mois avant chaque élection. La « période de réserve » évite ainsi aux fonctionnaires et aux agents d’être mis en difficulté parce qu’ils assisteraient, dans le cadre du service, à une cérémonie ou une manifestation publique au cours de laquelle pourrait naître une discussion politique. Elle permet de s’assurer qu’aucun fonctionnaire territorial ne fera usage de sa fonction à des fins de propagande électorale. Il existe parfois quelques exceptions, quand il s’agit de commémorations patriotiques en rapport avec des événements marquants de l’Histoire de France. Rappelons toutefois qu’en dehors du service, les fonctionnaires territoriaux ont, comme tout citoyen, le droit de participer aux élections et à la campagne qui les précède.

 

Les dates fixant la période de réserve sont données pour chaque période électorale, ce qui permet, à cette occasion, de rappeler la doctrine en la matière en tenant plus particulièrement compte des manifestations prévues durant cette période, afin que le devoir de réserve soit respecté en toutes circonstances.

 

À noter
Si la présence du préfet est nécessaire au succès de votre initiative ou parce que vous voulez en faire un moment fort de la vie locale, prenez en compte ce paramètre du devoir de réserve préfectoral qui ne souffre que de très peu d’exceptions. Il vaut alors mieux voir une autre date ou, si ce n’est pas possible, demander un message au représentant de l’État (même si cela n’a rien de gagné). Autrement dit, en période électorale, évitez de solliciter le préfet qui veillera à sa neutralité vis-à-vis des autres candidats potentiels.


 

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