consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 5  ORGANISATION ET MISE EN PLACE D’UNE CONFÉRENCE DE PRESSE

A - L’objet 

 

La conférence de presse permet de porter à la connaissance de la population, par l’intermédiaire de la presse écrite et audiovisuelle, les informations concernant le fonctionnement de l’institution et la mise en œuvre de ses politiques publiques. 

 

B - Organisation et logistique 

 

Si certaines conférences de presse prévues dans des amphithéâtres, salles de presse, palais des congrès ou autres lieux déjà équipés ne nécessitent qu’une visite de repérage, il en est tout autrement pour celles organisées dans un lieu « nu » tel que salon, salle de réunion ou même grand bureau. Dans ce cas-là, les impératifs liés aux différentes exigences concernant le mobilier et la sonorisation notamment requièrent à l’évidence une préparation beaucoup plus contraignante. 

 

Classique ou décontracté, c’est au service presse de déterminer le dispositif d’installation, en fonction du thème ou du nombre de journalistes attendus. 

 

1. Classique 

 

Prévoir chaises et petites tables pour le confort des journalistes ou selon le budget, chaises à tablettes. 

Prévoir l’importance de la tribune en fonction du nombre des intervenants. 

Établir les cavaliers pour chacun des intervenants (noms et qualité). 

Prévoir micros fixes pour la tribune et deux ou trois micros sans fil pour le débat. 

Prévoir la présence de deux ou trois hôtesses pour faire circuler les micros. 

Disposer, à l’entrée de la salle, une table avec une ou deux chaises à l’attention des attachées de presse pour qu’elles puissent disposer dossiers de presse et autres documents. 

Des petites bouteilles d’eau, avec verres et petites serviettes, seront disposées sur chacune des tables. 

 

2. Décontracté 

 

Prévoir des chauffeuses et une table basse pour les intervenants, disposer tout autour en arc de cercle banquettes ou fauteuils bas et petites tables d’appoint pour l’ensemble de la presse. Tous les micros sont sans fil ; ils seront présentés par les hôtesses. Sur l’ensemble des tables ou tablettes, disposer petites bouteilles d’eau et verres. 

 

Quel que soit le dispositif choisi, un cocktail conclut généralement la conférence de presse. Servi à l’issue des débats, il favorise certaines interviews et prolonge en toute convivialité certaines discussions. 

 

C - Déroulé de la manifestation 

 

À l’entrée de la salle, derrière une banque ou à défaut une table, les attachées de presse accueillent les journalistes, remettent les dossiers et les invitent à prendre place. 

La liste « presse » leur permet de recenser les journalistes présents et d’adresser un dossier à ceux qui, empêchés, n’auraient pu y assister. 

Une fois la presse installée, le ou les intervenants présentent et développent le sujet ; maquette, film ou autres supports peuvent aider à la compréhension. À l’issue de la présentation, la parole est donnée à la presse. 

Les hôtesses doivent avec célérité présenter le micro et le récupérer dès l’échange terminé, pour pouvoir satisfaire aux autres demandes de prise de parole. 

 

La conférence de presse peut être enregistrée et filmée. 

 


Astuces
- Pour une meilleure circulation et pour faciliter le départ, en cours de conférence, des journalistes liés aux contraintes du « bouclage », veiller à laisser suffisamment d’espace entre fauteuils ou rangées de chaises.
- Décoration végétale ou paravent dissimuleront astucieusement les parties techniques de la sonorisation.
- Veiller aux installations de la sono, les fils électriques doivent être impérativement fixés au sol.
- S’assurer que les hôtesses qui passent les micros sont assez nombreuses, pour éviter les temps « morts ».
- Si l’espace est restreint, préférer les chaises « conférence » (avec tablettes intégrées).
- Mettre des piles neuves dans chaque micro baladeur.
- Si possible, brouiller les signaux de téléphonie mobile.
- Prévoir du matériel de petite papeterie pour répondre aux éventuelles demandes. 

 

Thierry BERNE 

Intendant, protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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