consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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VIII • Les jumelages et relations internationales

Fiche pratique n° 7 MONTAGE D’UNE MISSION OFFICIELLE SUR LE THÈME DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA DANS LE CADRE DE LA COOPÉRATION BILATÉRALE BORDEAUX/SAINT-PÉTERSBOURG (janvier-février 2017)

 

Fondée en 1703 par le tsar Pierre le Grand, Saint-Pétersbourg est la deuxième ville et la capitale culturelle de la Russie (plus de 4,5 millions d’habitants). Elle dispose d’un ensemble architectural unique qui en fait l’une des plus belles villes d’Europe. Principal port russe sur la mer Baltique, c’est un centre majeur de l’industrie, de la recherche et de l’enseignement. L’équilibre géopolitique né de la chute du mur de Berlin, a ouvert un important espace de coopération, qui a permis à Bordeaux de s’engager dans un partenariat avec Saint-Pétersbourg, sous la forme d’un accord d’amitié et de coopération signé en décembre 1992.

En octobre 1997, puis en 2011, les relations entre les deux villes ont été confortées par le renouvellement de l’accord de coopération. L’accent a alors été mis sur trois domaines : la coopération culturelle, la coopération économique et la coopération éducative (collège, lycées et université).

En 2003, la participation de Bordeaux aux célébrations françaises du tricentenaire de la fondation de Saint-Pétersbourg a pris la forme d’une vingtaine de manifestations organisées dans les deux villes : baptême d’une rame du tramway de Bordeaux « Ville de Saint-Pétersbourg », cinéma, peinture contemporaine, littérature, architecture, promotion touristique, etc.

En 2010, la participation de Bordeaux à l’année France-Russie, organisée par les deux gouvernements, s’est concrétisée par 54 actions : manifestations culturelles, économiques et éducatives dans les deux villes, tout au long de l’année mais avec deux temps forts :

- en mai : l’accueil à Bordeaux de M. Alexandre Orlov, ambassadeur de Russie en France, et de M. Mikhaïl Osseevky, vice-gouverneur de Saint-Pétersbourg, pour promouvoir les atouts économiques et culturels de notre jumelle russe ;

- en juin : la mission économique, éducative et culturelle bordelaise conduite par M. Alain Juppé à Saint-Pétersbourg.

 

Le 30 mai 2011, les deux villes ont souhaité renforcer et structurer leur coopération, en signant un nouvel accord de coopération plus pragmatique, s’appuyant sur une liste d’orientations prioritaires 2011-2013 et un inventaire des projets.

 

En 2012 a été fêté le 20e anniversaire de la coopération Bordeaux/Saint-Pétersbourg. Les célébrations se sont articulées autour de deux temps forts :

- à Bordeaux (13-17 septembre), à l’occasion de la participation de Saint-Pétersbourg à la biennale Agora dans le cadre des Journées européennes du patrimoine ;

- à Saint-Pétersbourg (6-9 décembre), à l’occasion de la participation de Bordeaux au Forum international de la jeunesse. Le programme a associé rencontres techniques et événements, comme un débat d’idées ou encore la conférence « vin et littérature » en partenariat avec le Grand conseil des vins de Bordeaux.

 

Parmi les actions recensées dans le plan d’actions 2011/2013, on note la poursuite des échanges en matière d’accessibilité de la culture aux personnes en situation de handicap et plus précisément aux déficients visuels, avec la participation au colloque international « L’accès à l’information des déficients visuels à l’aide des technologies adaptatives », en avril à Saint-Pétersbourg.

 

Une mission technique s’est rendue du 16 au 19 février 2015 à Saint-Pétersbourg pour établir la feuille de route de la programmation annuelle. Axes prioritaires : éducation/culture et déficience visuelle/transports urbains/santé.

 

Le volet « santé » a notamment permis l’accueil d’une délégation, les 21 et 22 novembre 2016, pour rencontrer et échanger avec les médecins et acteurs de terrain compétents en matière de politique sociale, de lutte contre la prévention et de dépistage du sida, ainsi que de la prise en compte médico-sociale des personnes en situation de grande vulnérabilité.

 

Du 1er au 3 février, une mission santé VIH s’est rendue à Saint-Pétersbourg avec la participation de la ville de Bordeaux, du CHU de Bordeaux et du Comité d’étude et d’information sur la drogue (CEID).

 

En termes de communication, outre les logos des institutions, une pastille repère, avec un code couleur, constitue un fil rouge sur l’ensemble des documents traitant de cette coopération bilatérale (programme, note de cadrage, compte rendu de mission…).

 

1. La mission en 3 temps : avant, pendant, après

 

a) Avant

 

Le choix d’organiser, en lien avec les partenaires russes, un déplacement officiel ou technique, s’inscrit dans la stratégie bilatérale des deux villes et contribue au renforcement de leurs relations. La présence d’experts en garantit le suivi technique, essentiel dans un domaine comme celui de la lutte contre le VIH.

Une fois le principe d’un déplacement acté, l’opération commence par une note de cadrage au maire, avec rappel du contexte, des priorités d’actions et des enjeux de coopération. L’objectif étant d’inscrire la mission dans un calendrier de travail auquel correspond un budget prévisionnel. En annexe de la note figure tout document utile : la fiche de synthèse, l’inventaire des projets, le rappel du dernier compte rendu de mission.

C’est à ce moment clé qu’un périmètre de participants est proposé, qui fera l’objet d’ajustements, en fonction du protocole (le maire adjoint en charge de la santé peut prendre la tête d’une délégation qui serait traditionnellement conduite par l’adjoint aux relations internationales), du niveau d’expertise nécessaire (en l’espèce, la présence d’éminents professeurs en matière de maladies infectieuses, d’universitaires, d’épidémiologistes, d’associatifs), et des agendas de chacun (contrainte non négligeable à gérer).

 

La mission nécessite, en amont :

- la rédaction d’un courrier officiel annonçant la mission, afin de prévenir les autorités en Russie, le poste diplomatique et les partenaires. Le courrier sera traduit en russe ;

- notre partenaire à Saint-Pétersbourg, en retour, nous fait parvenir la lettre d’invitation officielle, accompagnée d’une traduction de courtoisie, afin de déclencher le processus d’obtention des visas ;

- la réservation des billets d’avion, correspondant aux dates précises figurant sur le courrier d’invitation, est effectuée, en recherchant toujours le meilleur tarif (d’où la nécessaire anticipation de ce type de mission dans l’année). La contrainte budgétaire est un aspect déterminant du dossier ;

- traditionnellement, le partenaire qui accueille assure la prise en charge et la réservation de l’hébergement pour les participants, ainsi que certains repas.

 

Les aspects logistiques traités, c’est la préparation du dossier de mission qui débute avec :

- la note de cadrage général, qui précise les enjeux, le « qui, quoi, pourquoi, comment » ;

- le programme général de la mission, qui aura fait l’objet de multiples allers-retours avec nos homologues (par mail, Skype, échanges téléphoniques) ;

- les éléments de cadrage de la coopération Bordeaux/Saint-Pétersbourg :

* note bilatérale ;

* note de synthèse :

* fiche pays « Russie » du ministère des Affaires étrangères ;

* carte ;

* revue de presse (sélection d’articles à caractère géopolitique, diplomatique) ;

* documents de travail et feuille de route (document cadre, calendrier) ;

* biographies des personnalités sur le terrain : gouverneur de la ville, présidents des différents comités (relations internationales, santé…), ambassadeur, consul général ;

- le dossier thématique santé/VIH (assez dense, qui présente la politique de la ville en la matière, les dispositifs existants, les enjeux, les outils, l’ONUSIDA, les expériences des autres villes sur le sujet, synthèses des travaux sur le VIH, chiffres) ;

- un dossier de presse technique avec une sélection d’articles traitant du sujet, délicat, en Russie.

 

Les cadeaux font l’objet d’une attention particulière (choix en fonction du protocole, des cadeaux déjà offerts auparavant – liste à jour – et, aussi, du poids !). Il y a toujours une réserve de cadeaux « en plus », afin de ne jamais placer l’élu en délicatesse face à un partenaire qu’il serait amené à rencontrer de manière imprévue.

 

Des dossiers sont constitués pour l’ensemble des participants et transmis dans un délai qui leur permette d’en prendre connaissance avant le départ.

 

Exemple de note de cadrage général à l’attention du maire, sous couvert du directeur de cabinet
 
1- Rappel du contexte
 
Bordeaux et Saint-Pétersbourg ont signé un accord d’amitié et de coopération en décembre 1992. D’importants temps forts ont rythmé ce partenariat : l’année France-Russie en 2010, la signature d’un nouveau plan d’actions en 2011, ou encore les opérations Agora et Jeunesse pour les 20 ans de nos liens en 2012.
Cette coopération bilatérale nous permet de nous positionner comme leader au sein du groupe pays Russie de Cités Unies France (dernière réunion en juillet 2016), aux côtés notamment de Nice (également jumelée avec Saint-Pétersbourg).
Le volet culturel fait partie de notre programme de travail régulier, qu’il s’agisse de la tenue annuelle des Soirées du cinéma russe à Bordeaux, de notre participation à la conférence annuelle pour l’accès à la culture pour les personnes en situation de handicap ou encore au Forum international annuel de la culture de Saint-Pétersbourg.
 
2 - Actions en cours
 
3 axes majeurs rythment notre coopération :
- l’urbanisme et Agora : avec, en décembre 2016, une mission technique afin de préparer la participation de Saint-Pétersbourg à la biennale Agora 2017. Une seconde mission est prévue en février avec le tournage d’un film. La contribution russe à Agora 2017 est particulièrement riche ;
- la santé : avec une coopération technique en obstétrique (échange d’expériences de sages-femmes du CHU de Bordeaux au Congrès national de gynécologie et d’obstétrique de Saint-Pétersbourg en mai 2015). Depuis septembre 2016, sous l’impulsion de l’ambassade de France à Moscou, ont été organisés des échanges fructueux sur le virus du Sida : accueil d’une délégation russe en novembre 2016 pour rencontrer les médecins et acteurs de terrain compétents en matière de politique sociale, prévention et dépistage du sida, ainsi que de la prise en compte médico-sociale des personnes en situation de grande vulnérabilité. Une mission retour à Saint-Pétersbourg est organisée du 1er au 3 févier, avec la participation de (…) ;
- l’éducation : avec la signature d’une convention de partenariat entre le Comité de l’éducation de Saint-Pétersbourg et le rectorat de Bordeaux en août 2015, pour favoriser la mise en place de projets d’échanges d’élèves et de professeurs. Cela a donné lieu à un premier appel à projets, avec le soutien financier du ministère de l’Éducation nationale, sur l’école comme vecteur d’intégration. Une plateforme regroupant l’ensemble des professeurs de russe de l’académie a été créée en novembre 2016 et permet de fédérer les initiatives.
 
3- Perspectives 2017 : une coopération renforcée
 
Au regard des développements récents en matière d’urbanisme et de politique santé et sociale, notre coopération avec Saint-Pétersbourg nous permet d’en explorer de nouveaux contours, particulièrement dans le contexte géopolitique actuel.
Dans cette perspective, nous pourrions envisager la signature du nouveau plan d’actions triennal 2017-2020 et inscrire notre volonté de partage d’expertise dans des domaines qui touchent particulièrement les populations.

 

b) Pendant

 

Du départ de Bordeaux à l’arrivée à Saint-Pétersbourg (avec l’accueil protocolaire classique : une pancarte mentionnant BORDEAUX), un outil indispensable : le programme.

 


Mission d’expertise santé
Saint-Pétersbourg
du 31 janvier au 5 février 2017

 

Délégation

- Volet Santé :

1) Professeur X

2) Professeur Y, CHU de Bordeaux

3) M. Z, Directeur d’une structure dédiée aux drogues et addictions

- Volet Coordination générale :

4) Adjoint au maire en charge de la Santé et des Seniors

5) Chargée de mission Europe-Russie

 

Programme

 

Mardi 31 janvier
 Pour MM. X et Z
17 h 50Arrivée à l’aéroport
Accueil par un représentant du poste diplomatique (avec numéro de téléphone)
Transfert vers l’hôtel XXX (coordonnées, adresse, site web)
Installation
Soirée libre
Mercredi 1er février
 Pour MM. X et Z
 Matinée libre
13 h 00Visite de l’association Action humanitaire en présence du président
15 h 00Visite des dispositifs mobiles de prévention (association Action humanitaire)
16 h 30Temps libre et soirée libre
Option : Visite du musée de l’Ermitage
(ouvert jusqu’à 21 h)
 Pour le maire adjoint et le professeur Y
17 h 50Accueil aéroport par le conseiller pour les affaires sociales, ambassade de France en Russie
Transfert vers l’hôtel (…)
Installation
Soirée libre
Jeudi 2 février
11 h 00Visite du centre de prévention et de lutte contre le Sida de la ville de Saint-Pétersbourg en présence du directeur
13 h 00Déjeuner de travail
15 h 00Réunion avec la vice-présidente du Comité de la santé de la ville
16 h 00Visite du centre de prévention en santé de la ville
17 h 00Fin de la visite
19 h 00Dîner officiel
Vendredi 3 février
11 h 00Réunion avec la direction du Comité de la politique sociale de la ville
12 h 00Déjeuner
14 h 00Visite du centre municipal d’aide sociale à la famille et à l’enfance (met en place les programmes d’accompagnement des familles touchées par le VIH)
16 h 00
18 h 00
Réunion bilan avec le directeur du centre Sida et le président de l’association Action humanitaire
18 h 00Dîner offert par l’ambassade
Samedi 4 février
 Programme privé pour une partie de la délégation
Dimanche 5 février
13 h 00Départ pour l’aéroport en taxi
14 h 35Vol (…) pour Paris
18 h 30Vol (…) pour Bordeaux
19 h 45Arrivée à Bordeaux

 

c) Après

 

La mission ne s’achève pas au retour à Bordeaux. Bien au contraire, c’est une nouvelle étape qui commence, et qui démontrera l’intérêt de ce déplacement, son inscription dans une stratégie intégrée et la capitalisation des informations échangées.

La poursuite des contacts pris est essentielle, car c’est grâce à cette continuité que la coopération progresse. Les « lettres de château » (remerciements) assurent cette transition.

 

Un outil à ce stade : le compte rendu de mission, qui reprend :

- la liste des participants ;

- les objectifs ;

- les éléments de contexte : par exemple un extrait du site Internet du ministère de la Santé de Saint-Pétersbourg, un rappel sur le système de protection sociale en Russie, des chiffres… ;

- et jour, après jour, le rappel des visites, entretiens et échanges divers :

 


Jour 1
Entretien avec X
Récupération des présentations Powerpoint
Points à souligner
Article intéressant à intégrer
Visite du centre de prévention et de lutte contre le Sida de la ville
Entretien avec le président du Comité de la santé
Prises de paroles successives
Échange de cadeaux
Photo officielle
Jour 2
Entretien et visite du centre municipal d’aide sociale à la famille et à l’enfance
Rendez-vous officiel
Visite 1
Déjeuner officiel
Visite 2
Jour 3
Rendez-vous 1
Rendez-vous 2
Visites

 

- Un débriefing général avec l’ensemble de la délégation et les partenaires a lieu à la fin de la mission, sur place, afin que chacun reparte avec une base commune de travail. Les coordonnées sont échangées, un point de contact référent unique (souvent le chargé de mission qui a coordonné la mission dès le départ) est désigné afin de rassembler les contributions individuelles, les photos et rédiger le compte rendu final.

- Rappel des questions/réponses.

- Les conclusions générales.

- Les actions de suivi sont numérotées par ordre de priorité.

Une réunion de travail est organisée dans le mois qui suit la mission, afin de reprendre certains points qui nécessitent une position plus appuyée.

- Le chargé de mission responsable de la zone transmet le compte rendu au maire, pour validation des engagements pris, avis, arbitrages.

- Le compte rendu est transmis au poste diplomatique pour que la coordination soit optimale.

 

Une mission est une étape. De sa réussite dépend le renforcement du partenariat bilatéral.

 

Anne-Sophie Motylicki

Cabinet de M. Alain Juppé, ville de Bordeaux


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