consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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VIII • Les jumelages et relations internationales

Fiche pratique n° 6 L’ACCUEIL D’UNE DÉLÉGATION DE BILBAO, VILLE JUMELLE DE BORDEAUX DEPUIS 2000, À L’OCCASION DES 10 ANS DE LA FÊTE DU VIN À BORDEAUX

 

A - Contexte et historique

 

L’opération commence par une note de cadrage au maire, avec :

 

1. Un rappel du contexte

 

Bilbao est une ville du nord de l’Espagne d’environ 350 000 habitants (950 000 dans l’agglomération), capitale de la province de Biscaye et de la Comarque du Grand Bilbao. C’est la ville la plus importante de la communauté autonome du Pays Basque et du nord de la péninsule ibérique. C’est la 10e agglomération de l’Espagne et l’un de ses principaux centres économiques.

Les villes de Bordeaux et de Bilbao ont signé un accord de coopération le 5 octobre 2000. Nos relations s’inscrivent dans la dynamique régionale de l’eurorégion Aquitaine-Euskadi et, depuis 2014, la priorité est donnée à la coopération économique. Après une mission technique en juin 2016 destinée à faire le point sur notre coopération bilatérale, nous avons travaillé à la rédaction d’un document-cadre pour proposer la signature d’un plan d’action triennal en 2017.

 

2. Un rappel des actions en cours

 

3 axes majeurs rythment la coopération :

- l’ingénierie européenne : depuis mars 2016, Bordeaux et Bilbao collaborent au sein du programme Urbact. Créé en 2002, Urbact est un programme de coopération territoriale européen qui s’attache à promouvoir un développement intégré et durable des villes, à travers l’UE. Bordeaux a ainsi intégré « Urban 3S in focus », sur le thème des villes intelligentes, piloté par Bilbao, aux côtés de Bucarest, Turin, Plasencia, Porto et Grenoble ;

- l’économie : Bordeaux a participé au forum Cities & Economy, en novembre 2016, qui a pour objectif de faire comprendre le rôle des villes comme cœurs de l’activité économique et créatrices d’opportunités pour les entreprises. Le forum est axé sur la transformation numérique des villes et l’écosystème entrepreneurial. Une mission commerciale de représentants espagnols est prévue pour 2017 ;

- l’urbanisme/AGORA : Bilbao a confirmé sa participation à Agora 2017, biennale de l’urbanisme, de l’architecture et du design de Bordeaux, sur le thème du paysage.

 

Parallèlement, Bordeaux et Bilbao collaborent au sein des réseaux européens Eurocités, le Conseil des communes et régions d’Europe (CCRE), Cités et gouvernements locaux unis (CGLU, dont Bilbao est présidente de la commission « Villes numériques et de la connaissance » et Bordeaux vice-présidente, travail sur l’amélioration de la citoyenneté par l’utilisation des NTIC) et du Réseau des Capitales des grands vignobles. À l’occasion des 10 ans de « Bordeaux fête le vin », 10 villes sont ainsi invitées d’honneur, dont Bilbao.

 

3. Une présentation des perspectives 2016-2017

 

La ville de Bordeaux sollicite, pour les différentes missions techniques et événements bilatéraux, des représentants des directions suivantes : Direction du développement économique, Direction des coopérations et partenariats métropolitains, Direction générale de l’aménagement, Direction générale du territoire digital connecté. Autant de gestes forts qui préfigurent le déplacement d’une délégation multisectorielle au second trimestre 2017, avec des entrepreneurs, opérateurs et acteurs clés du territoire, conduite par le maire de Bordeaux.

 

Un document-cadre fait l’objet d’un plan d’action triennal 2017-2020, soumis à la validation du maire.

 

En amont de l’événement, le cabinet du maire a pris en charge la logistique :

- rédaction des invitations officielles en différentes langues, signées du maire, dont le courrier spécifique au maire de Bilbao, avec le courrier de réponse joint au dossier du maire ;

- définition de la liste des invités ;

- dès confirmation, réservation des chambres d’hôtel (tarifs négociés) ;

- organisation des navettes avec le pool chauffeurs.

 

B - Le jour J : visite de Bilbao à « Bordeaux fête le vin »

 

Le jour J, le maire disposera d’un dossier papier spécifique avec :

- la note de cadrage général qui précise les enjeux, le qui-quoi-pourquoi-comment ;

- le programme général de la manifestation ;

- le dossier de presse (et communiqués additionnels éventuels) ;

- le programme spécifique dédié au maire de Bilbao (plan de vol, détails logistiques) ;

- les éléments de cadrage de la coopération Bordeaux-Bilbao :

* note de synthèse bilatérale,

* fiche pays (Espagne) du ministère des Affaires étrangères,

* revue de presse concernant son homologue sur les derniers mois,

* documents de travail et feuille de route (document-cadre, calendrier),

* biographies des personnalités présentes,

* dossiers thématiques (économie, mobilité, vin, transports…).

 

1. La visite

 

Le choix de participer à un tel événement s’inscrit dans la stratégie bilatérale des deux villes et contribue au renforcement de leurs relations. C’est ainsi l’occasion de mobiliser, autour de l’opération, des acteurs qui auront un effet de levier sur le partenariat (chambre de Commerce, pôles de compétitivité, opérateurs en lien avec l’attractivité du territoire de manière générale).

 

2. L’enjeu : 10e édition, 10 villes invitées

 

« Bordeaux fête le vin » fête sa 10e édition en accueillant 10 villes avec lesquelles Bordeaux entretient des relations privilégiées. Ces villes sont invitées à présenter leurs ressources touristiques, culturelles, gastronomiques ou œnotouristiques dans des pavillons situés sur les quais. Quelques semaines après l’ouverture de la Cité du Vin, inaugurée le 31 mai 2016, la présence conjointe de ces 10 villes conforte la vocation de Bordeaux à se revendiquer « Capitale mondiale du vin ».

 

3. Le programme : exemple de déroulé pour ce genre d’événement

 

Dès l'arrivée de la personnalité à Bordeaux, un programme précis circule pour l’ensemble des intervenants mobilisés (élus, techniques, partenaires, chauffeurs), avec mention des logos et autres signes distinctifs dédiés au partenariat.

 


Célébration de la 10e édition de « Bordeaux fête le vin » 2016
Coopération Bordeaux-Bilbao
23-24 juin 2016 – BORDEAUX
Jeudi 23 juin
11 h 30Arrivée à Bordeaux en voiture
Transfert vers l’hôtel Mercure Bordeaux Centre et installation
Adresse : 5, rue Robert Lateulade, Bordeaux
www.mercure.com/fr/hotel-1281-hotel-mercure-bordeaux-centre/location.shtml
Accès parking Mériadeck, 10 rue Père Dieuzaide
Accueil par Anne-Sophie Motylicki, cabinet du maire de Bordeaux
12 h 15Transfert à pied vers l’hôtel de ville
12 h 30Pour M. Juan AburtoPour M. Jesús Manzano García
12 h 30Déjeuner officiel en présence d’Alain Juppé
Hôtel de ville de Bordeaux
Place Pey-Berland
Déjeuner au Café Français
5, place Pey-Berland
(en compagnie des autres délégations techniques)
Après-midiTemps libre
16 h 30Rendez-vous devant l’hôtel de ville et transfert à pied vers l’Hôtel de Sèze pour rejoindre la délégation québécoise
Adresse : 23, allée de Tourny
16 h 45Départ vers le site de « Bordeaux fête le vin », à pied
www.bordeaux-fete-le-vin.com
17 h 45Arrivée d’Alain Juppé sur le pavillon des villes invitées d’honneur
18 h 00
Lancement officiel de la célébration de la 10e édition de « Bordeaux fête le vin », en compagnie de M. Alain Juppé, maire de Bordeaux,
Déroulé : coupage de ruban pour les officiels, photo, pas de discours (sauf M. Juppé)
Déambulation et visite des stands jusqu’au pavillon de la ville de Bordeaux, en bas des Allées d’Orléans
18 h 50Échange de cadeaux / remise de courrier officiel
 Retour hôtel (en fonction du déroulé)
Pour le maire de Bilbao et son directeur des affaires internationales
19 h 00Rendez-vous dans le lobby de l’hôtel
19 h 15Départ vers le Hangar 14 en voiture officielle
Quais de Bordeaux

Dress code : black tie
19 h 30Arrivée au Hangar 14
Cérémonie d’intronisation pour certaines personnalités par la Jurade de Saint-Émilion
20 h 30Dîner de gala de la Fête de printemps de la Jurade de Saint-Emilion, élaboré par le chef Philippe Etchebest
23 h 00Retour hôtel
Vendredi 24 juin 2016
08 h 00Départ pour Bilbao en voiture

 

C - Un moment clé : le déjeuner officiel « Bordeaux fête le vin, 10 ans »

 

1. Le plan de table

 

Pour un déjeuner (ou dîner) dans les salons de l’hôtel de ville, au Palais Rohan, présidé par le maire de Bordeaux : selon la liste des invités confirmés, un plan de table est établi avec, en fonction du nombre d’invités, une table d’honneur, et 6 à 8 tables rondes, disposées dans la grande salle à manger (la disposition des salons, modulable, permet d’ouvrir les portes communicantes).

Le plan de table suit les règles du protocole français (décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires, modifié le 15 novembre 2008).

La table d’honneur (qui peut être ronde ou ovale) fait l’objet d’une validation par le chef de cabinet et le directeur de cabinet. Le maire est placé face à la personnalité la plus importante (en l’espèce, le maire de Bilbao). Sont placés, de part et d’autre, hommes et femmes (alternativement), qui peuvent communiquer (pour chacun, un court curriculum vitae permet de faciliter le placement en fonction des centres d’intérêt et des langues parlées) et qui pourront aussi contribuer utilement à la conversation des VIP plus centraux.

Chaque table fera l’objet d’un nom relatif au thème.

Chaque table fera l’objet d’un plan de table indiqué dans le pelurier, disposé sur un guéridon dans la salle accueillant les convives autour d’un apéritif. Il est de coutume que les personnels techniques présents soient dédiés à l’une ou l’autre table, chargés d’identifier les convives et de les guider vers leur place, où un chevalet indique leur nom.

Le menu fait évidemment l’objet d’une attention particulière. Rien n’est laissé au hasard (mention des allergies alimentaires des invités). Les mets traditionnels du territoire sont mis en valeur (foie gras, poissons, fruits de mer, spécialités de saison). Les vins (rouges et blancs, exclusivement girondins) seront servis à discrétion.

 

2. Le discours du maire de Bordeaux

 

Le discours du maire fait l’objet d’un traitement particulier :

- sur le fond : il est rédigé à partir des éléments de cadrage apportés par les experts en fonction du thème (ici, le bilatéral franco-espagnol et le secteur vinicole), appuyé des dernières actualités. On veillera à saluer un événement majeur (national, personnel) ;

- sur la forme : il est rédigé par demi-pages (découpées), en police Arial 12, intervalle 2, en gras, avec titres soulignés.

 

Alain Juppé adapte le temps de son intervention à l’ambiance de l’événement (plus ou moins protocolaire) ainsi qu’aux nécessités de l’exercice : s’il est déjà tard ou que l’emploi du temps a pris du retard, il « fait plus court ». Il n’hésite pas d’ailleurs, par temps chaud, à inviter ses convives masculins à ôter la cravate.

 


3. L’échange de cadeaux

 

Le cadeau officiel (coffret de vin de Bordeaux, aquarelle signée d’un lieu emblématique de la ville, carafe à vin sérigraphiée…) est disposé derrière la chaise du maire, sur un guéridon, et sera présenté au maire suivant un (subtil) échange de regard, en début de repas, juste après les prises de parole. Le cadeau est déballé si besoin. Un « technique » se tient toujours près du maire afin de réceptionner le cadeau du partenaire, qui sera, le plus souvent, ouvert devant l’ensemble des convives. Le photographe officiel est toujours présent.

 

4. La communication

 

En matière de communication, ce type d’événement fait l’objet d’un communiqué de presse en amont, relayé, au moment de l’événement, dans le mensuel municipal (Bordeaux Mag) ainsi que sur le site Internet de la ville (www.bordeaux.fr) et les réseaux sociaux. Les photos sont partagées avec les partenaires.

 


 


Ville de Bordeaux, DR

Anne-Sophie MOTYLICKI

Cabinet de M. Alain Juppé, ville de Bordeaux

 

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