consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • Les invitations

Fiche pratique n° 5  LES LOGiCIELS « PROTOCOLE »

 

Il y a quelques années sont apparus sur le marché des logiciels spécialisés dans la gestion des personnalités, du protocole et des événements. Comment fonctionnent-ils ? Quels sont leur réelle utilité et leur coût ?

 

A - La gestion des fichiers comme point fort

 

Au cœur des logiciels « Protocole » se trouve généralement un puissant générateur de fiches contacts. Chaque personnalité est renseignée de multiples façons : adresse, téléphones, e-mails, mais aussi quartier, canton, profession, association…

Certains, comme SUIPI d’ArtSoft, permettent de compléter très largement les fiches : plans d’accès, photos, articles de presse, mais aussi formules d’appel et de politesse.

Il est ensuite aisé de constituer, pour chaque manifestation, des « sous-fichiers » spécifiques en faisant appel à une multitude de requêtes. Par exemple les présidents et anciens présidents d’associations sportives d’un canton particulier ; les anciens combattants habitant les communes composant une intercommunalité et ayant été porte-drapeaux lors de cérémonies patriotiques…

 

À la différence de simples tableurs comme Excel, les requêtes sont très faciles à formuler. Les logiciels mettent en évidence les doublons et proposent parfois des « dédoublonnages intelligents » (envoyer une invitation en mairie plutôt qu’à la permanence d’un parlementaire, en fonction de la thématique de la manifestation…).

À partir des résultats obtenus, les logiciels permettent une large gamme d’éditions : étiquettes, listings, publipostages pour intégration sous Word, publi-courriels…

 

B - Des possibilités infinies

 

S’appuyant sur les technologies CRM (Custom Relationship Management), les logiciels « Protocole » vont encore plus loin. Les meilleurs d’entre eux permettent en effet de gérer l’ensemble de la manifestation. Les retours sont ainsi comptabilisés avec des alertes possibles (penser à recontacter les personnalités qui prennent généralement la parole si elles n’ont pas répondu une semaine avant l’événement…).

En fonction des retours, ils sont capables de proposer des dispositions de salle, des plans de table, des ressources humaines (nombre de serveurs, de personnels de sécurité…).

 

Les logiciels « Protocole » ont comme autre avantage de « faire mémoire des manifestations ». Ils peuvent indiquer, par exemple, qui représentait le maire lors d’une cérémonie au monument aux morts il y a trois ans ou quels cadeaux ont été offerts aux personnalités : de quoi éviter bien des situations embarrassantes.

 

La sécurité des données est enfin bien réelle, au travers d’un dispositif d’administration totale ou partielle. La direction des sports aura ainsi la possibilité de mettre à jour les fiches concernant les associations sportives mais ne pourra que consulter les autres sous-fichiers. Lorsqu’elle commandera des étiquettes pour lancer des invitations à une compétition dans un quartier, elle pourra choisir les responsables sportifs invités mais ne pourra s’affranchir d’inviter les personnalités jugées prioritaires localement par le cabinet du maire…

 

C - Les principaux logiciels

 

- SUIPI (www.artsoft.fr) : la plateforme la plus ancienne et complète sur le marché. Comprend de très nombreuses extensions pour couvrir tous les domaines de l’événementiel des collectivités : SUIPI Invitations, SUIPI Cadeaux, SUIPI Délégation, SUIPI Géographie… Pour plus de souplesse de consultation, peut être installé sur un réseau ou sur le cloud sécurisé ;

- Open Personnalité (www.openmairie.org) : fait partie de la suite libre Open Mairie développée pour faciliter la vie des petites communes à moindre coût, incluant cependant toutes les fonctions de base ;

- Event manager (www.ogmyos.com/ogmyos/cms/7159-7619/logiciel-de-gestion-des-personnalites-et-du-protocole.dhtml) : logiciel très complet issu des recherches CRM (Custom relationship Management). Très pointu sur les invitations par e-mail (tracking des destinataires ayant lu l’e-mail, gestion des coupons-réponses électroniques, impression de badges…) ;

- Actedev (www.actedev.fr) : au départ une base de données destinée aux agences de développement économique ;

- ProtocoleLogik (www.c-logik.com/fr/nos-solutions-logicielles-protocoles-et-personnalites) : une solution très développée (plusieurs centaines de collectivités clientes, de tailles très différentes) ;

- HOPI protocole (www.teamnet.fr) : un logiciel web mis en place par une entreprise pionnière de la e-administration ;

- E-DEAL Collectivités (www.e-deal.com/un-crm-pour-votre-secteur/collectivites/?lang=fr) : le leader français du CRM a développé une solution destinée aux collectivités territoriales qui gère les relations avec les usagers, avec le protocole pour point fort ;

- Eudonet (www.eudoweb.com/eudonet-solutions/secteur-public/collectivites-territoriales/) : un autre spécialiste du CRM qui s’est intéressé au marché du protocole territorial.

 

Attentions aux coûts, à tous les coûts !
 
La mise en place d’un logiciel « Protocole » est généralement un projet complexe qui doit être conduit par la direction des systèmes d’information de la collectivité.
De nombreux paramètres peuvent complexifier le développement et « faire monter l’addition » : mise en place sur le réseau, implantation dans l’intranet, gestion des droits administrateurs…
En y ajoutant les coûts de formation des utilisateurs et la maintenance, les budgets peuvent dépasser 15 000 euros pour les « grands logiciels ». Les solutions s’appuyant sur des logiciels libres sont meilleur marché, mais elles nécessitent un temps de développement et de formation plus long.

 

Fabrice JOBARD

Directeur de la communication du département de l’Yonne

Formateur en protocole

 

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