consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 4  ORGANISATION ET MISE EN PLACE DE COLLATIONS

 

A - L’objet 

 

Café, eau, jus de fruits, parfois whisky et quelques amuse-bouches composent la collation. Loin des contraintes et du décorum d’un cocktail ou même d’un apéritif, la collation s’inscrit dans la sobriété et la simplicité du dispositif. Elle pourra agrémenter une visite de courtoisie ou décontracter une réunion de travail. 

 

B - Organisation et logistique 

 

Le repérage est indispensable. Il permet de recenser les besoins liés à la spécificité du lieu, qu’il soit bureau, salon, terrasse, jardin, etc., et de définir le dispositif le plus léger soit-il, pour ne pas gêner. 

 

S’il s’agit d’un entretien restreint, on optera pour un service à plateau et une « miniréserve » sera entreposée dans le local ou bureau le plus proche. 

 

Pour une réunion de travail, une simple table nappée, installée en fond de salle, permettra de répondre avec célérité aux diverses demandes. 

 

C - Mise en place 

 

Prévoir la mise en place suffisamment à l’avance. Le personnel se présentera sur place avec la totalité du matériel, des boissons et des aliments nécessaires au bon déroulement de la collation. 

 

Lors du repérage, on a pris soin de réserver un espace proche pour installer « l’office » qui peut être un bureau communicant par exemple. C’est dans ce lieu que seront préparées les boissons. 

 

On disposera sur place d’une machine à café ou, à défaut, de bouteilles thermos de café, d’eau chaude, etc. 

 

Veiller à prévoir le maintien des boissons froides au frais, le mieux étant de les placer dans une petite glacière. Le seau à glaçons isotherme sera également indispensable. 

 

Ne pas oublier les gants à usage unique pour la manipulation des aliments (rappelons qu’il ne peut s’agir que de mise en bouche, en petite quantité). 

 

D - Déroulement du service 

 

Le service débute à la demande de la personne invitante. 

Il ne doit pas gêner le bon déroulement de la rencontre. 

 

Il existe trois possibilités de service. 

 

1. Le service direct 

 

Auparavant, le serveur aura préparé un plateau de boissons alignées sur le plateau par catégorie. Une rangée de jus de fruits, une rangée de sodas, etc., de manière à ce que chacun puisse voir d’un seul coup d’œil ce qui est proposé. 

Dès qu’il est sollicité, le serveur présente aux participants le plateau garni avec l’échantillonnage de boissons. Chacun se sert. 

Très fluide, ce type de service garantit une rapidité d’exécution et limite le risque de demandes qui ne pourraient être honorées. 

 

2. Le service à la demande 

 

La personne invitante propose une boisson aux participants. Le serveur recueille la commande et la sert ensuite. Cette méthode demande une très bonne mémoire et oblige le serveur à répondre à toutes les demandes… 

Quel que soit le choix du service, les amuse-bouches et les petites serviettes sont disposés à portée de main, sur une table basse par exemple. 

Généralement, un seul passage suffit ; pourtant, une fois le service fait, le personnel reste « à portée de voix » pour parer à toutes demandes supplémentaires. 

 


3. Le libre service 

 

Cette méthode est généralement employée quand il est impossible, pour des raisons de confidentialité, de laisser du personnel de service sur place. 

Dans un espace défini du lieu de la rencontre, on dispose sur une table ou un guéridon les boissons prêtes à être servies et un petit plateau d’amuse-bouches ; les participants se serviront à discrétion. 

 

Astuces
- Prévoir des boissons light pour les personnes qui le désirent.
- Disposer un liteau sur le plateau afin d’éviter que les verres glissent.
- Séparer suffisamment les verres les uns des autres pour éviter qu’ils s’entrechoquent et pour faciliter leur saisie.
- Éviter de trop remplir les verres limitera les risques de « débordement » au cours du service.
- S’assurer que le personnel a prévu une tenue de rechange.
- Préférer un système de sonnerie afin de pouvoir appeler le personnel en toute discrétion. 

 

Thierry BERNE 

Intendant, protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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