consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • Les invitations

Fiche pratique n° 4  RÉUSSIR SES VŒUX EN 2016 : LE PROTOCOLE DES RÉCEPTIONS DE VŒUX EN QUESTIONS

 

A - En organiser ou y renoncer ?

 

Avec la crise économique, les citoyens sont de plus en plus sensibles à la bonne utilisation de l’argent public. Les élus, par ailleurs, tendent à multiplier les mesures symboliques, comme la réduction de leurs indemnités. Parfois, l’actualité vient télescoper ces cérémonies : ce fut le cas en janvier 2015 avec les attentats de Charlie Hebdo, qui conduisirent nombre de communes à symboliquement annuler leurs cérémonies ou, à tout le moins, à les transformer en temps de recueillement…

Ces dernières années, des questionnements se sont fait jour sur le maintien de ces cérémonies que certaines collectivités ont décidé symboliquement de supprimer, quand d’autres en réduisaient le coût ou en changeaient la forme. À Grenoble (38), l’équipe municipale nouvellement élue a ainsi proposé une soirée en plein air avec boissons chaudes et préparation collective (lampions illuminés réalisés dans des MJC), quand l’équipe précédente offrait un spectacle sur invitation (type concert) aux Grenoblois. Le changement de formule s’est, comme il est de tradition, accompagné d’une communication sur la diminution de la facture.

Au-delà de ces exemples, la question des réceptions de vœux dépasse sans aucun doute celle du seul argent public, même si celui-ci doit représenter une préoccupation permanente des organisateurs. Ces réceptions jouent un rôle presque « social » : ce sont des temps de rencontre, d’échange, un moment convivial où des personnalités locales se croisent, rencontrent les représentants de l’institution.

Supprimer les vœux et communiquer sur l’économie ainsi réalisée (ou le don fait à une association caritative de la commune) est certes un « coup » politique, mais admettons que le montant d’une cérémonie de vœux reste modeste à l’échelle d’un budget local. Ce d’autant que peuvent être impliquées intelligemment des associations locales – cas d’un buffet du monde intercommunal réalisé avec le concours des associations espagnoles, italiennes, maghrébines, portugaises représentées au niveau d’une agglomération.

Autrement dit, les deux points de vue se tiennent. Pourquoi supprimer les vœux plus que d’autres réceptions prévues dans l’année ? Libre à chaque organisateur d’en mesurer ou pas l’impact symbolique. Dans tous les cas, sobriété et modestie sont, plus que jamais, de rigueur… Et surtout, il n’est pas interdit d’y mettre un peu de sens…

 

Retour sur les tendances 2015
 
Nouveaux élus, crise et restrictions budgétaires, manifestations et autres cérémonies sont-elles amenées à disparaître en vue de la célébration des vœux ?
Selon Cap’Com, le forum des communicants public, la tendance de l’année écoulée était certes à la simplicité, à la proximité et à la sobriété, voire à la mutualisation (cas des cérémonies d’agglomérations avec des communes), pas nécessairement à la disparition.
La mise en scène est donc généralement très sobre, avec une vraie économie de moyens. Mais l’idée du temps de rencontre de la population avec les (nouveaux) élus est maintenue.
Pour le personnel, le souhait est souvent exprimé d’une formule plus festive, sans augmentation de budget… voire en le réduisant.
Pour les vœux externes, il y a une volonté d’ouvrir et de valoriser les acteurs du territoire, en particulier économiques (entreprises) avec des formules à imaginer… du type mise en valeur d’un site et/ou d’une entreprise par exemple.

 

B - Une ou plusieurs cérémonies ?

 

Il n’existe pas de doctrine en la matière : certaines communes distinguent des catégories de population à inviter. Le distinguo le plus courant est d’inviter séparément population (maire/administrés) et personnel communal (maire employeur/agents) – recoupant ainsi un distinguo bien établi entre communications interne et externe qui n’ont pas les mêmes publics – avec des messages qui sont évidemment différents. Mais bien d’autres réceptions sont possibles : « personnalités », associations, monde sportif, chefs d’entreprise, personnes âgées sont autant de publics qui peuvent être invités lors de cérémonies spécifiques.

Démultiplier les réceptions ne signifie pas nécessairement démultiplier les coûts : en accueillant des « jauges » plus resserrées de public, il peut s’agir de signifier sa volonté d’avoir une adresse particulière en direction de certains publics. C’est par exemple le cas des anciens qui sont fréquemment choyés par les élus ou les chefs d’entreprise ou commerçants, qui ne viennent pas forcément aux autres manifestations municipales. Ces publics seront attentifs aux annonces spécifiques qui leur seront faites. Certaines communes privilégient aussi des réceptions décentralisées par quartier, au plus près des publics.

Attention toutefois à ne pas totalement perdre l’unité de ce moment en proposant un trop grand nombre de réceptions, sans véritable lisibilité…

 

Notre conseil
Organisez un nombre de cérémonies raisonnable, en « mixant » les publics (population et personnalités par exemple). En période de crise, marquez votre attention à vos différents publics, mais en restant attentif aux polémiques possibles sur les budgets liés à ces cérémonies. Mutualisez les « moments » : gâteau ou galette des rois pour les anciens servis pour les vœux lors d’une seule réception.


 

C - Comment les préparer ?

 

Il s’agit généralement d’une coordination des services municipaux impliquant cabinet, communication, protocole, restauration, courrier (pour les envois)… L’organisation des vœux nécessite anticipation, coordination des tâches et des missions, vérifications dans une période parfois délicate pour les services – les fêtes de fin d’année sont souvent à effectifs réduits.

Mais tout se joue bien avant : dès septembre, des réunions doivent se tenir, plus tôt dans l’hypothèse d’une nouvelle forme de réception. Chacun doit savoir quelle sera sa mission : écrire (mails, notes…) est recommandé pour conserver une trace. Ce travail s’effectue généralement en étroite coordination avec le maire dont ce sont les vœux : il s’agit de bien répondre à son attente ce qui signifie d’en avoir connaissance. Le rôle du cabinet est donc fondamental.

Une étape importante est à anticiper : celle des envois. La bonne mise à jour des fichiers tout au long de l’année – et pas simplement à l’approche de la date choisie – est incontournable. Il convient de veiller à ce que les fiches des principales personnalités locales (élus, représentants de la police nationale, de l’armée) soient renouvelées au gré de leurs nominations et des mouvements intervenus.

L’invitation doit être envoyée dès la fin décembre, si possible juste avant les fêtes de Noël, les réceptions s’échelonnant du 2 au 31 janvier. L’invitation « personnalisée » (avec un petit mot manuscrit si c’est l’habitude) reste toujours appréciée. Prévoir avec l’élu un peu de temps à dédier à la personnalisation est bienvenu, ce qui signifie de disposer des invitations bien en amont.

 

D - Comment choisir sa date ?

 

C’est le premier impératif concret si l’on souhaite notamment la présence de personnalités importantes (le préfet, les élus du territoire concerné, les autorités locales…), lesquelles donnent une dimension symbolique supplémentaire à cette réception. Autant faire connaître le plus en amont possible le créneau retenu aux autres collectivités organisatrices, pour s’assurer de la présence des personnalités souhaitées mais aussi pour permettre à la puissance invitante (le maire, par exemple) de se rendre à d’autres cérémonies – un maire assiste fréquemment aujourd’hui aux vœux du préfet, des conseils régionaux, départementaux, de l’intercommunalité dont fait partie sa commune, sans parler des autres invitations qu’il recevra de la part des institutions.

Soulignons que la régularité du moment choisi (le deuxième vendredi de janvier, le premier samedi du mois par exemple) représente un repère mémorisable pour les invités dans le calendrier des sollicitations. Attention aux vacances scolaires, mais également au choix de l’horaire – un soir en semaine, en fin de matinée un samedi sont désormais des créneaux plus aisés car il n’y a plus école !

Dans ce domaine, chaque ville a ses traditions. Certaines villes privilégient le classique 18 heures, d’autres préfèrent miser sur un apéritif de fin de matinée en week-end, sachant que la date ou l’horaire influe sur le type de réception proposée (on ne sert pas un cocktail à 11 heures…).

 

À noter
Le choix d’une salle où peut se tenir la réception des vœux est important : il faut qu’elle soit d’abord bien identifiée des habitants, correctement desservie (avec du stationnement), équipée techniquement, conviviale… Généralement, seules deux ou trois salles s’avèrent adaptées à ce type de réception. Chaque équipe municipale fait valoir ses propres critères pour le choix de la salle : qui un théâtre, qui une salle des fêtes. Deux aspects semblent essentiels : l’identification de la salle qui doit aussi consacrer un moment solennel, et la qualité de son équipement : sonorisation, sièges, écran vidéo le cas échéant avec des techniciens capables d’intervenir.


 

E - Comment les organiser ?

 

Un certain nombre de points listés sont à régler au préalable, dès lors que le contenu et le déroulement de la soirée ont été calés.

 

1. Le déroulé même de la soirée

 

La sobriété n’exclut pas la convivialité. Il faut avoir minutieusement pensé l’organisation et la gestion du temps : accueil, discours, parenthèse musicale ou pas… De ce point de vue, toutes les formules existent et se justifient selon les traditions. Notons que rien n’est intangible et qu’il peut être intéressant, d’année en année, de faire évoluer sa cérémonie. Attention à ne pas trop surcharger la cérémonie en empilant les nouveautés (cf. remise des trophées) qui feraient perdre son sens de départ à la réception, en l’espèce les vœux.

 

2. Le stationnement

 

C’est un aspect non négligeable lié au choix de la salle. La desserte en transports en commun devra être précisée sur le carton, notamment pour les extérieurs. Quelques places pourront être matérialisées – avec discrétion – pour les deux ou trois personnalités d’envergure (préfet…). Il n’est jamais inutile de faciliter le stationnement des associations invitées, par exemple ; c’est une forme de courtoisie.

 

3. L’accueil

 

Par qui ? À quel endroit et à quelle heure précise ? Prévoir un vestiaire (s’il pleut, c’est nettement mieux !) et parfois un petit cadeau, à l’effigie de la collectivité, remis à l’entrée. Le maire, les adjoints accueilleront les invités à l’entrée de la salle, avec un petit mot toujours apprécié pour chacun. Le fait de s’adresser à tous ne dispense pas de cette courtoisie.

 

4. Le minutage de la soirée

 

C’est une garantie de succès qui ne souffre pas d’improvisation ! Si l’invitation mentionne 18 heures, il est vraisemblable que la cérémonie ne débutera pas avant 18 h 30. Le timing doit prendre en compte les contraintes objectives de l’organisation. Établir un véritable filage minuté est recommandé. Un maître de cérémonie (Monsieur Loyal) doit être le gardien du temps.

 

5. Le(s) discours

 

Le propos se doit d’être d’une durée raisonnable face à des invités attentifs mais parfois installés debout, selon le type de disposition de la salle. La question du positionnement des élus est à régler selon les pratiques – sur la scène ou pas ? derrière l’élu qui s’exprime ? au premier rang ? Prévoir un fond de scène avec le visuel des vœux projeté est un plus incontestable.

 

6. Le film

 

Un film permet aux élus de s’appuyer sur les images, allégeant ainsi le propos. Il devra être court (4 à 5 minutes maximum), rythmé, enchaînant des images diversifiées des principales manifestations. Il contribue à séquencer la soirée. Autre option, le diaporama projeté pendant les discours – ce qui nécessite toutefois une excellente coordination.

 

7. Les buffets

 

La qualité du buffet correspond à celui d’un temps important dans la vie locale, sans tomber dans l’excès, contre-productif à une époque où les gens sont très attentifs à l’utilisation de l’argent public – par exemple, certaines collectivités proposent une galette des rois à l’approche de l’épiphanie.

Nombre de villes ont déjà délaissé le champagne pour des variantes moins onéreuses (Crémant, Clairette…) Un service en salle complémentaire pour éviter l’engorgement des buffets est utile. Le recours aux services de restauration municipaux (ou départementaux) plutôt qu’à un traiteur – quand c’est possible – est une belle occasion de valoriser les savoir-faire « maison ».

 

F - Quelles spécificités pour les vœux 2016 ?

 

Existe-t-il une spécificité des vœux 2016 ? Oui, car nous sommes désormais plus proches de la mi-mandat que du début, les équipes municipales ne peuvent plus se prévaloir d’être nouvelles. Les habitants les ont élues en mars 2014 et considèrent que ces équipes doivent désormais avoir pris toutes leurs responsabilités. Autrement dit, fini les digressions sur « c’est la faute de nos prédécesseurs »… Place à des équipes stables, investies, mobilisées, capables d’envoyer des signes concrets aux administrés.

La crise économique et sociale continue de sévir et on restera attentif à une réception économe, où les symboles du « luxe » ou du gaspillage sont proscrits. La dimension éco-conçue (salle, buffet, support…) est là aussi la bienvenue en cette année de conférence climatique où le développement durable est à la « une ».

 

G - Comment tenir les vœux en période électorale

 

Comme on le ferait en temps (presque) normal… La régularité représente un des principes clefs en période électorale. Les cérémonies diverses (vœux, inaugurations, fêtes locales, etc.) peuvent toujours être organisées mais doivent conserver un contenu purement informatif sans référence à l’élection à venir, notamment à la candidature d’un élu local, à ses réalisations ou à ses projets. L’événement doit par ailleurs avoir lieu conformément à sa périodicité habituelle et dans les conditions habituelles – ni avancé, ni retardé, ni particulièrement amplifié. Autrement dit, une année sans élection locale permet véritablement d’innover dans son organisation, pour augmenter la diffusion de ses cartons d’invitation, rallonger le propos du maire, présenter une rétrospective vidéo…

 

À noter
Ces manifestations ne sont pas prohibées au mois de janvier précédant l’échéance électorale, toutefois, le juge de l’élection se montre tout particulièrement vigilant pour sanctionner les abus. Plus qu’en toute autre matière, le caractère habituel de la pratique observée, ainsi que sa régularité, revêtent une grande importance. Aussi convient-il de veiller, d’une part, à ce que les manifestations organisées à l’occasion des vœux ne diffèrent pas de l’année précédente ; et, d’autre part, à ce que la pratique, même coutumière, reste « raisonnable »… Dans ces limites, le juge s’est montré, jusqu’à présent, relativement souple, ce qui ne signifie pas que le contrôle ne se renforcera pas.


 

H - Et la carte de vœux : quels principes adopter ?

 

À l’heure d’Internet et des vœux électroniques, se poser la question du maintien de la carte papier n’est pas aberrant. C’est en effet une économie possible, même si on vous objectera que tout le monde n’a pas Internet (ce n’est plus complètement vrai… ou pas suffisant).

Dans tous les cas, quelques recommandations trouveront à s’appliquer.

L’idéal est, pour cet exercice annuel (donc prévisible !), de définir suffisamment tôt un rétroplanning qui laisse une marge de manœuvre suffisante si aucune proposition ne venait à convenir.

Rien n’interdit, une fois le thème défini, de lancer ce travail dès la rentrée de septembre pour livrer les cartons dans leur forme définitive fin novembre ou dans les premiers jours de décembre.

À l’inverse, disposer des cartes de vœux trop tôt n’est pas une bonne option : même si celles-ci ne sont pas « indexées » à l’actualité, leur tonalité peut toutefois évoluer selon le « climat » national ou local.

Il est important d’anticiper également le gros travail de préparation des fichiers : suppression des doublons, préparation des enveloppes (qui peuvent être visuellement liées au carton – le chic suprême), choix des tarifs d’envoi…

Concernant le choix des formules, l’anticipation (formules, citations…) est reine. Côté contenu, il faudra éviter les formules de vœux trop alambiquées, à rallonge ou complexes, pour retenir : « M. Untel et le conseil municipal vous présentent leurs meilleurs vœux et vous souhaitent une bonne et heureuse année » (par exemple). Le maire pourra souhaiter y ajouter une formule manuscrite, usage très apprécié par les destinataires – « cordialement, bien à vous, amicalement… » – pour laquelle il faut prévoir un « emplacement ». La formule manuscrite scannée, si elle personnalise en apparence le carton, ne « trompe » pas grand monde sur la réalité de l’effort produit !

 

Les Français se disent de plus en plus sensibles aux enjeux de développement durable, ce que révèlent les différentes enquêtes d’opinion. La notion d’éco-communication est à privilégier : cela signifie communiquer tout en ayant le souci de réduire les impacts environnementaux induits, valorisant ainsi l’image de marque de la collectivité. Dans l’hypothèse la plus courante de la carte de vœux papier, cela veut dire être attentif à l’origine des matières premières, au choix du papier ou à l’optimisation de la mise en page (format du document), au choix du nombre de couleurs. On peut ainsi limiter la densité des aplats et éviter les effets spéciaux et les pelliculages quand un simple vernis peut suffire. Le choix d’un imprimeur doté du label imprim’Vert constitue un gage de qualité. Enfin, il sera intéressant de valoriser les choix qui ont été faits, avec des mentions comme « imprimé sur papier recyclé », « encre végétale ». Autant mettre en avant l’attention apportée à cette préoccupation essentielle.

Parenthèse conviviale, les vœux n’en restent pas moins connectés à l’actualité locale et nationale : il s’agira donc de bâtir un visuel qui s’inscrive bien dans l’esprit de la ligne graphique habituelle, tout en ouvrant vers autre chose. De manière générale, la simplicité reste de mise : les découpes complexes par exemple, coûteuses et difficiles à décliner, ont moins le vent en poupe en période de crise. Anniversaires d’un lieu, d’un jumelage, date symbolique, temps fort national auquel se rattacher… les pistes intéressantes et riches de sens ne manquent pas. Attention toutefois à ne point trop gommer le local : la carte de vœux n’est nécessairement pas la même d’une commune à l’autre. Elle doit porter l’identité locale, tout en demeurant festive. Ce n’est ni un carton d’invitation classique, ni quelque chose d’insurmontable. Et un ripage lié à l’actualité n’est jamais exclu : en 2015, les attentats de Charlie Hebdo ont eu lieu durant la période des cérémonies de vœux. Autrement dit, la sobriété est à recommander. Mieux vaut un thème intemporel que quelque chose qui risque de percuter l’actualité locale ou nationale.

 

Jurisprudences
CE 29 juillet 2002, Élections municipales de la Grande-Motte, n° 236405 : « La soirée des vœux pour 2001 dont le carton d’invitation était, comme les années précédentes, présenté au nom du maire et du conseil municipal, ni la participation du maire au repas des aînés organisé comme les années précédentes par un syndicat intercommunal […] ne peut être considérée comme constituant les éléments d’une campagne de promotion publicitaire des réalisations ou de la gestion d’une collectivité au sens des dispositions précitées. »
Il est intéressant de noter que n’ont pas été sanctionnés les vœux manuscrits envoyés par le maire à chaque famille et accompagnés d’un cadeau, dès lors que cette pratique était traditionnelle dans la commune (1). Même chose pour la carte de vœux – accompagnée d’une invitation à un buffet et un spectacle –, dans la mesure où cet acte de communication relève du fonctionnement habituel de la collectivité (2). Le juge a par contre confirmé la réintégration, dans le compte de campagne, d’une partie des dépenses liées à une réception de vœux, au motif que ces dépenses avaient doublé par rapport à l’année précédente et qu’elles n’étaient pas étrangères à la campagne électorale (3).
Selon la jurisprudence, l’envoi de cartes de vœux au début de l’année, soit trois mois avant le scrutin, ne constitue pas, en tant que tel, de la propagande électorale (4). Plusieurs conditions doivent néanmoins être respectées :
- l’envoi doit s’inscrire dans le cadre de la politique de communication habituelle de la ville (5) ;
- les cartes de vœux ne doivent contenir aucune allusion aux élections (6).
Il est donc recommandé :
- d’adresser les cartes dans les mêmes conditions que les années précédentes (autant de destinataires, mêmes catégories de population, tarifs comparables…) ;
- de ne pas oublier qu’il s’agit de communication institutionnelle, et que c’est par conséquent la ville qui communique et non le candidat ;
- de dépersonnaliser le message, en privilégiant des formules telles que « l’ensemble du conseil municipal » ou « la ville » plutôt que « le maire » ou « l’équipe municipale », même si ces précautions peuvent sembler excessives.
(1) CE, 27 février 2002, Élections municipales de Curbans, req. n° 235153.
(2) CE, 11 février 2002, Élections municipales de Saint-Mitre-les-Remparts, req. n° 234810 et 234905.
(3) Lire à ce sujet la réponse ministérielle, QE n° 40267, JOAN, 6 mars 2000, p. 1496.
(4) CE, 29 décembre 1995, Élections cantonales de La Côte radieuse.
(5) TA Grenoble, Élections cantonales de mars 1992, Montélimar 2.
(6) TA, 19 décembre 1995, Élections municipales de juin 1995, Roquebrune Cap Martin.


 

I - En conclusion

 

L’organisation des cérémonies (un terme un rien pompeux d’ailleurs…) de vœux est souvent vécue comme contraignante dans les services dédiés au protocole. C’est en effet un temps fort en termes d’organisation et une charge lourde pour ceux qui y travaillent.

On insistera plutôt sur les enjeux d’aujourd’hui : essayer de privilégier des vœux qui ont du sens, une forte valeur symbolique, des messages (« rendre les vœux » aux habitants), plutôt qu’aller vers de trop lourdes réceptions qui seraient contre-productives. On a souvent de ces manifestations l’idée de moments très institutionnels, solennels (cela n’est pas inutile…) quand il faut au contraire y mettre de la simplicité, de la convivialité, du rythme en essayant de s’inscrire dans « l’air du temps ».

Cela ne se traduit pas nécessairement par une suppression sans contrepartie, mais par une possible réorientation avec des symboles simples – valorisation des talents locaux, préparation collective, organisation décentralisée…, et ce sans perdre l’identité propre à chaque collectivité. Il convient d’être attentif à l’image donnée mais sincère dans sa démarche, pour que les vœux soient en correspondance avec l’équipe de l’exécutif et bien sûr avec la population. Ce sont là les ingrédients du succès…

 

Bruno Cohen-Bacrie

Directeur de la communication de la ville d’Echirolles

 

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