consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • L’installation du conseil municipal

Fiche pratique n° 3 LE PROTOCOLE À METTRE EN ŒUVRE DANS LES CLSPD

 

Les CLSPD (conseils locaux de sécurité et de prévention de la délinquance – parfois pilotés à l’échelon intercommunal – jouent un rôle important dans un domaine, la sécurité ou tranquillité publique, bien connue des Français et qui fait partie de leurs préoccupations quotidiennes. Ces instances se tiennent à un rythme relativement espacé, ce qui augmente l’enjeu d’en réussir la tenue, ce d’autant qu’elles rassemblent des personnalités locales de premier plan : maires, adjoints délégués, représentant de l’État, de l’Éducation nationale, de la justice… La décision de création d’un conseil local communal appartient au conseil municipal.

Dès lors, et parce qu’il s’agit d’une question sensible pour les exécutifs locaux, il est indispensable de créer les conditions pour que ces instances se déroulent dans le respect d’un protocole nécessairement minutieux.

 

1. Le rôle et les attributions du CLSPD

 

Le CLSPD est une instance de concertation entre institutions et organismes publics et privés concernés par la prévention et la lutte contre l’insécurité, au sein de laquelle s’organisent la réflexion et l’action conduites au titre de la stratégie territoriale de sécurité et de prévention de la délinquance. La loi du 5 mars 2007 place en effet le maire au cœur de la prévention de la délinquance(*). Elle lui donne les moyens « d’anticiper ou de détecter les évolutions de la délinquance ». Le maire devient le « pivot » de la politique de prévention, dont il coordonne la mise en œuvre. Il peut partager le secret professionnel avec les acteurs sociaux, saisir le juge pour mise sous tutelle des prestations familiales, effectuer un « rappel à l’ordre » à l’encontre d’un administré, y compris mineur, pour trouble à l’ordre public…

 

Le CLSPD est présidé par le maire ou son représentant, et animé le plus souvent par un coordinateur.

Il comprend en particulier :

- le préfet et le procureur de la République, ou leurs représentants ;

- le président du conseil départemental, ou son représentant ;

- des représentants des services de l’État désignés par le préfet ;

- le cas échéant, le président de l’établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre, compétent en matière de dispositifs locaux de prévention de la délinquance et auquel la commune appartient, ou son représentant ;

- des représentants d’associations, établissements ou organismes œuvrant notamment dans les domaines de la prévention, de la sécurité, de l’aide aux victimes, du logement, des transports collectifs, de l’action sociale ou des activités économiques, désignés par le président du conseil local de sécurité et de prévention de la délinquance après accord des responsables des organismes dont ils relèvent.

« En tant que de besoin et selon les particularités locales, des maires des communes et des présidents des établissements publics de coopération intercommunale intéressés ainsi que des personnes qualifiées peuvent être associés aux travaux du conseil. » (article D.132-8 du Code de la sécurité intérieure).

Sa composition est arrêtée par les maires soit au cas par cas en fonction des situations à traiter, soit de manière fixe. En toute hypothèse, elle comporte des représentants des partenaires les plus concernés et notamment des représentants de l’État, du parquet et de l’éducation.

 

Pour créer une telle instance(*), il est recommandé de prendre contact avec le préfet et le procureur de la République, membres de droit du conseil local. S’il apparaît qu’une démarche intercommunale est de nature à rendre plus efficace l’action à mener, des contacts sont également à prendre avec les maires concernés. Le chef de circonscription de police et/ou le commandant de groupement de gendarmerie départementale pourront être consultés.

 

Remarques
- La formation restreinte peut être réunie pour assurer le pilotage des différents groupes de travail et d’échange d’informations à vocation territoriale ou thématique, proposer des orientations et des diagnostics, évoquer des événements particuliers ou urgents.
- Du fait de sa composition comme de ses attributions, le CLSPD joue un rôle important en matière de sécurité publique et plus largement dans la vie locale. C’est une instance intéressante à valoriser par des actions de communication appropriées (magazine municipal, relations presse…)


 


Article D.132-7 du Code de la sécurité intérieure
« [Le CLSPD] favorise l’échange d’informations entre les responsables des institutions et organismes publics et privés concernés et peut définir des objectifs communs pour la préservation de la sécurité et de la tranquillité publiques.
Il assure l’animation et le suivi du contrat local de sécurité lorsque le maire et le préfet, après consultation du procureur de la République et avis du conseil, ont estimé que l’intensité des problèmes de délinquance sur le territoire de la commune justifiait sa conclusion.
Il est consulté sur la définition, la mise en œuvre et l’évaluation des actions de prévention de la délinquance prévues dans le cadre de la contractualisation entre l’État et les collectivités territoriales en matière de politique de la ville
[…]. »


 

2. Connaître le protocole associé

 

Il n’existe pas à proprement parler de guide protocolaire du CLSPD. Un certain nombre de règles de fonctionnement – formalisées comme pour le conseil municipal dans un règlement intérieur(*) – définissent ses modalités d’organisation. Lors des premières réunions, un état des lieux général de la situation peut ainsi être réalisé. La réunion plénière est ainsi l’occasion de faire le point sur les problèmes rencontrés et les actions déjà mises en place.

Le CLSPD se réunit au moins deux fois par an sur convocation écrite de son président. En outre, il « se réunit de droit à la demande du préfet ou de la majorité de ses membres » (article D.132-9 du CSI). Sauf en cas d’urgence, les convocations sont adressées au moins 15 jours avant la date de réunion. Les réunions peuvent être plus fréquentes. Mais, comme il ne s’agit pas de « se réunir pour se réunir », leur fréquence dépendra des actions programmées et de l’organisation de l’action collective. Dans le cas le plus courant de la réunion plénière, on veillera à suivre un certain nombre de recommandations. À défaut de véritable protocole, il s’agit à tout le moins de donner de cette instance – qui accueille des personnalités importantes – une bonne image, qui soit valorisable pour la commune organisatrice. Et ce d’autant plus, nous l’avons vu, qu’un CLSPD se distingue par sa relative rareté.

 

a) Accueil des personnalités et placement

 

On y portera une attention toute particulière s’agissant d’une instance qui accueille des représentants des différents corps, qu’il s’agisse de la justice, de la police, de l’État ou des élus locaux ou intercommunaux. Au-delà de l’émargement de rigueur, la notion d’accueil consiste à identifier les personnalités annoncées, à ne pas les laisser « déambuler » pour les guider vers la salle choisie, à les amener vers leurs places respectives. Un procureur de la République (ou son représentant) appréciera sûrement d’être reconnu et traité avec les égards minimaux dus à son rang. Il s’agit là d’une question qui tient plus de la préséance ou de la courtoisie républicaine que du seul protocole. Des chevalets en papier ou cartonnés indiqueront le nom et le titre précis de chacun des membres siégeant en « tribune » dans le cas, par exemple, d’une salle du conseil municipal. On veillera au passage à disposer de plusieurs chevalets d’avance pour pouvoir indiquer les noms de personnalités qui seraient venues au dernier moment.

Il est à signaler que lors des périodes électorales nationales ou européennes, le corps préfectoral est tenu à un devoir de réserve l’empêchant durant cette période d’apparaître ou de représenter l’État lors de ce type de réunion dont le caractère public ne fait pas de doute. Autrement dit, si vous souhaitez un CLSPD valorisable en termes de communication, il faut avoir en tête cette contrainte qui sera d’autant plus respectée que le thème de la sécurité est sensible. Il y a peu de chance qu’un représentant de l’État fasse le choix de se montrer et de s’exprimer sur un thème aussi sensible que la sécurité dans ces périodes.

Les élu(e)s et membres du CLSPD seront installés dans la salle en tenant compte de leur statut.

Pour la préséance, le mandat national prime sur le mandat local : ainsi un député-maire occupe la place du député et non du maire même s’il intervient au nom de sa commune.

Le placement des autorités peut utilement tenir compte du mode de représentation de cette instance en trois grands collèges, ce qui rendra plus gérable cette question. Par souci de cohérence et de lisibilité, on rapprochera ainsi les membres des différents collèges.

Outre son président, ainsi que le préfet et le procureur de la République, ou leurs représentants, qui sont membres de droit, les membres du conseil sont en effet répartis en trois collèges :

- le premier est composé, dans le cas d’un conseil communal, d’élus désignés par le maire, ou, dans le cas d’un conseil intercommunal, d’élus désignés conjointement par les maires des communes membres, ainsi que, le cas échéant, du président de l’établissement public de coopération intercommunale ;

- le deuxième est composé de chefs des services de l’État, ou leurs représentants, désignés par le préfet. Sont notamment représentés à ce titre les services de la police et de la gendarmerie nationales. Le préfet peut également désigner, en concertation avec le procureur de la République, des personnalités qualifiées ;

- le troisième est composé de représentants des professions confrontées aux manifestations de la délinquance, de responsables de services sociaux ainsi que de représentants des associations œuvrant dans le domaine de la prévention, de la sécurité ou de l’aide aux victimes. Ces membres sont désignés par le président, en accord, le cas échéant, avec les autorités ou organismes dont ils relèvent.

 

À noter
Prévoir blocs avec feuilles, stylos et bouteilles d’eau est toujours bienvenu. Ces « attentions » ne gâchent rien !


 

b) Choix de la salle

 

C’est un point qui ne figure pas nécessairement au règlement intérieur mais qui a symboliquement toute son importance. Il n’est pas rare pour un CLSPD de tenir les réunions en mairie dans la salle du conseil (ou dans l’EPCI où a lieu le conseil communautaire) souvent adaptée en termes de disposition. Au-delà, ce type de salle convient bien pour les réunions plénières – rares – qui ont une dimension symbolique non négligeable. L’hôtel de ville, c’est le lieu de l’assemblée délibérante.

 

c) Organisation

 

- Le plan de table en U : comme son nom l’indique, il s’agit de disposer les tables en forme de U. Généralement, le maire et le représentant de l’État siégeront dans la partie horizontale du U afin d’avoir une vue d’ensemble sur tous les participants avec qui ils doivent échanger. Ce plan de table présente l’avantage de placer tous les membres à portée de vue les uns des autres, ce qui est plus convivial et plus efficace, dans une configuration n’excédant pas une cinquantaine de participants ;

- Le plan de table en T : ce plan de table s’adapte parfaitement aux CLSPD en petit comité ou restreint, les membres sont tous regroupés au même endroit et le dialogue en est donc rendu plus aisé. Cette disposition est un peu moins conviviale que le plan de table en U car certains participants tournent le dos à d’autres, ce qui n’est pas idéal.

 

d) Secrétariat

 

Les textes prévoient que le secrétariat soit assuré sous l’égide du président. Dans le cas souhaitable où il existe un coordonnateur du CLSPD, il est possible que ce secrétariat soit pris en charge par son équipe.

Intérêt de cette disposition : disposer de comptes rendus adressés, noter les présences, qualifier cette instance en la mettant au bon niveau en termes de positionnement. Le procès-verbal de séance sera utilement adressé accompagné d’un courrier du maire (par exemple) à l’ensemble des membres.

 

e) Communication, relations presse

 

Le conseil local de sécurité et de prévention de la délinquance est une instance qui traite de données sensibles certes, mais dont la tenue de réunions plénières deux fois par an représente un temps fort en termes de communication. La présence de la presse locale peut représenter un moyen de valoriser la tenue de cette assemblée. Il sera toutefois recommandé d’avertir, par exemple, le représentant de l’État et/ou celui de la Justice de la présence de la presse pour ne pas le mettre en porte-à-faux. Dans l’hypothèse où la confidentialité empêcherait cette présence, on peut prévoir un point presse en sortie de réunion où ne seront dévoilées que les grandes lignes de ce qui a été dit.

La sécurité et la prévention de la délinquance étant des thèmes souvent trop peu traités dans la communication locale, il serait dommage de ne pas se saisir de ces instances pour communiquer. Mais toute communication devra se faire avec doigté, s’agissant de questions sensibles qui se prêtent mal à la caricature.

La communication faite du CLSPD doit donc être maîtrisée. Elle passe par des ordres du jour équilibrés qui évitent l’empilage des questions pour éviter de « noyer l’essentiel ». Exemple : un point complet de la politique de prévention de la commune peut constituer un point unique à l’ordre du jour si on entend bien le valoriser. Un ordre du jour surchargé perdrait en efficacité. Le choix de libellés compréhensibles a également son importance. Un PowerPoint efficace et pédagogique facilitera la qualité d’une présentation.

 

À noter
Les séances plénières gagnent à être valorisées. Tel n’est pas le cas des groupes restreints qui exigent, eux, confidentialité et sérénité.


 

3. L’enjeu de l’accompagnement

 

Toute dynamique collective se révèle difficile à instaurer et à maintenir si elle ne s’appuie pas sur un accompagnement technique et un suivi permanent d’évaluation… Ils assurent le lien entre les partenaires de la politique locale de prévention-sécurité en facilitant leur rapprochement et en stimulant leur synergie… Déjà, dans de nombreux cas, les maires et les EPCI – souvent en relation étroite avec les représentants de l’État – ont placé à leurs côtés des coordonnateurs. Fonctionnaires territoriaux ou personnels contractuels, leurs dénominations (coordonnateurs, chargés de mission, chefs de projet…) et leurs attributions (CLS, CCPD, politiques de la ville, contrat éducatif local…) sont multiples. Ils ont acquis un savoir-faire dans le domaine de la sécurité et de la prévention de la délinquance et ont ainsi coordonné des actions menées au titre des CLS, de la politique de la ville ou de dispositifs connexes. La création du CLSPD doit être l’occasion de réorganiser les équipes dont disposent les maires à cet effet en regroupant prévention et sécurité. En conclusion, réussir la tenue d’un CLSPD est aussi l’affaire des professionnels qui, au-delà du protocole au sens premier, contribuent à professionnaliser et qualifier ces assemblées. C’est donc là aussi un enjeu important.

 

Les textes à connaître
- Loi n° 2007-297 du 5 mars 2007 relative à la prévention de la délinquance,
- Décret n° 2007-1126 du 23 juillet 2007 relatif au conseil local et au conseil intercommunal de sécurité et de prévention de la délinquance,
- Loi n° 2011-267 du 14 mars 2011 d’orientation et de programmation pour la performance de la sécurité intérieure,
- Localement : Arrêté municipal fixant la composition du CLSPD – Considérations générales (définition, rôle, finalités, objectifs, etc.).


 

Bruno Cohen-Bacrie

Directeur de la communication de la ville d’Echirolles

 

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