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Formation : un bon plan est un plan organisé

Article du numéro 416 - 15 février 2011

Management - Pratique

L'élaboration d'un plan de formation n'est pas qu'un exercice technique, même si cet aspect doit être maîtrisé. Il doit servir de référence managériale aux dirigeants territoriaux et être un outil d'aide à l'emploi et à la carrière pour les agents.

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La loi du 19 février 2007 sur « la formation professionnelle tout au long de la vie » octroie aux différents acteurs (de l'agent à la DRH en passant par les managers) une plus forte responsabilisation dans le développement des compétences dans sa collectivité ; chacun devenant ainsi acteur de sa carrière dans un processus de professionnalisation.

Les éléments de la loi offrent l'application d'outils multiples comme : la catégorisation des actions de formation, le DIF, la VAE, la REP, le livret individuel de formation ou encore le bilan de compétence, etc.

Cependant pour mettre en œuvre habilement l'ensemble de ces dispositifs, il devient incontournable d'élaborer un plan de formation. En effet, à travers tous ces dispositifs, les collectivités qui sont passées progressivement d'une gestion administrative du personnel à une GRH, doivent entamer une nouvelle étape en introduisant la notion de GPEC, dont le plan de formation devient un outil incontournable.


Un outil au service des agents et des dirigeants

Si pour les directions des ressources humaines, la priorité est de mettre en œuvre la loi, il y a tout de même un travail plus fastidieux à entreprendre que de repenser le dispositif de formation vers une logique de management et de développement des compétences, nécessitant parfois une revisite de l'ensemble des outils RH.

Pour les managers comme pour les agents, c'est une coélaboration redéfinissant la façon de travailler ensemble. C'est un revirement dans la méthode managériale, le manager devient développeur de compétence et l'agent acteur de son avenir.

Enfin, pour les dirigeants et les élus, cela devient un dispositif stratégique, formalisé et structurant répondant aux besoins futurs de chaque collectivité en fonction de leur situation socio-économique. Il devient outil d'atteinte des objectifs en matière de politique RH portée dans un projet d'administration.


Définir d'abord une politique formation

La politique formation est la formalisation des orientations de la formation déclinée en objectifs et ce en lien avec la stratégie de la collectivité, les projets, l'organisation des services, l'évolution des besoins de la population, les compétences des agents et la culture de la collectivité. Elle sert à donner du sens et de la cohérence aux actions menées.

Pour cela, il faut déterminer une logique qui compose la politique de formation. Elle s'exprime en termes de domaines ou d'actions de formations prioritaires, selon si nous sommes sur une logique de compétence, de résultat, de services rendus à la population ou d'implication des agents. Cette logique donne une meilleure visibilité en matière de politique formation. Néanmoins, elle ne sera efficace que si sa communication est faite et le programme lisible et accessible par tous. Enfin, un dispositif d'évaluation de la politique formation devra être parallèlement élaboré.

Le plan de formation devient alors un outil décliné de la politique de formation, il détermine les actions à mener. Il mobilise les différents acteurs de la collectivité autour de la formation et des objectifs qu'elle poursuit.


Élaborer un plan de formation

Le plan de formation est le document qui cadre la politique de formation de la collectivité :
- il est élaboré à partir d'une analyse des écarts entre les compétences requises et les compétences disponibles dans les services en lien avec la stratégie de la collectivité ;
- il indique, pour chacune des actions, les publics et les objectifs de formation ;
- il fixe également la réponse aux demandes individuelles de formation des agents ;
- il peut être annuel, pluriannuel, triennal ou quinquennal, présenté sous forme de calendrier ;
- il présente le budget prévisionnel de la formation.

Enfin, c'est le document de référence pour l'élaboration des programmes annuels de formation décliné dans les services et ou directions qui recensent et hiérarchisent les actions de formation qui seront organisées dans l'année.


Employabilité et performance

Les enjeux majeurs de cette loi portent sur le développement de la professionnalisation et des compétences. La mobilité est un autre enjeu pour les collectivités, entre pénurie d'emploi dans certains secteurs, départ à la retraite, reclassement, transfert de compétences entre collectivités ou État-collectivités, dans un contexte où l'économie des collectivités est ébranlée.

De plus, cela répond à de nouvelles notions d'employabilité pour les agents, où la notion de performance entre dans le langage courant et des indicateurs émergent dans de multiples tableaux de bord. À cela s'ajoute l'ouverture des facilités d'accès aux autres fonctions publiques, rendant le marché de l'emploi plus concurrentiel. Ainsi l'agent doit développer des compétences pour conserver ou obtenir un emploi, dans sa fonction ou dans une autre fonction, à son niveau hiérarchique ou à un autre niveau. Ce qui suppose d'identifier  les emplois de demain (les emplois émergents et les profils requis), ses compétences et ses capacités d'adaptation personnelles, les moyens de formation et d'acquisition de compétences disponibles, les opportunités de carrières et de mobilité et ses aptitudes à la mobilité géographique et fonctionnelle.

Enfin, c'est un enjeu de service public où l'attente des citoyens devient de plus en plus exigeante, quant aux prestations rendues et à leurs qualités, nécessitant une amélioration quasi continue des services, qui ne peut s'opérer sans l'amélioration des compétences. Le plan de formation devient alors un outil managérial d'amélioration continue de la compétence.


Les points clés du plan de formation

1. Élaborer la stratégie de la formation en fonction de la stratégie de la collectivité.
2. Recueillir, exploiter et évaluer le plan de l'année n-1 ou le bilan social rubrique formation.
3. Élaborer un référentiel formation (lien entre le répertoire des métiers de sa collectivité et les actions de formation nécessaire par métier).
4. Définir des objectifs individuels et collectifs lors des entretiens annuels d'évaluation et y associer les besoins de formation nécessaires à l'atteinte de ceux-ci, devant respecter l'ordre d'une hiérarchie descendante.
5. Recueillir les besoins des agents lors des entretiens annuels.
6. Analyser les besoins et convertir en programme de formation.
7. Prioriser les actions de formation en fonction de la stratégie de la collectivité.
8. Établir un plan pluriannuel orienté par un schéma directeur indiquant les grandes priorités articulées avec un plan opérationnel annuel détaillé (par direction ou service).
9. Selon la taille de la collectivité et son mode de management, choisir le mode de préparation du Plan le plus approprié (consolidation de la remontée des besoins du terrain et/ou fixation d'orientations directives centrales, l'idéal étant un panachage des deux approches).
10. Mettre en forme le plan, généralement en 4 partie (le contexte de la collectivité ; la déclinaison des objectifs en lien avec le programme ; la répartition des actions chronologiquement ; la budgétisation).
11. Budgétiser le plan.
12. Présenter le plan aux instances.
13. Faire valider le plan par la DG et les élus.
14. Communiquer sur le plan.
15. Élaborer un outil de suivi et d'évaluation (tableaux de bord formation).
16. Mettre en œuvre le plan
17. Évaluer le plan (de l'agent à celui de l'apprentissage global de la collectivité) ; d'un point de vue pédagogique (acquisition de compétences) ; application (mise en œuvre sur le poste de travail) ; résultats (performance de la formation).


DocDoc

Pour aller plus loin
"De la formation au management des compétences"
Un ouvrage des Éditions Territorial. Sommaire et commande sur http://librairie.territorial.fr

Pour se former
« Construire un plan de formation »
Les 14 et 15 mars, Paris
Contact : Soumiya El Amiri, 04 76 65 99 81, soumiya.el-amiri@territorial.fr