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Cannes expérimente la dématérialisation

Article du numéro 411 - 15 novembre 2010

Administration électronique

Depuis 2007, la ville de Cannes s'emploie à supprimer le papier dans les échanges comptables avec sa trésorerie. Un processus en plusieurs étapes que nous dévoilent les responsables du projet.

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Éviter au maximum le papier, le supprimer étape après étape sur toute la chaîne comptable, dans la perspective de la moderniser et l'optimiser : le travail a commencé en 2007 pour la ville de Cannes. Le tout premier acte de cette pièce a consisté à dématérialiser les protocoles de paie en passant par Hélios, le progiciel comptable des trésoreries. Un travail initial qui a permis aux services concernés de se doter des moyens informatiques permettant la gestion de flux dématérialisés et d'appréhender ces nouvelles méthodes de travail.
De ce fait, l'échange des données comptables entre la collectivité et sa trésorerie a été standardisé. Une fois la dématérialisation des protocoles de paie effectuée, la ville s'est alors portée candidate pour expérimenter le nouveau protocole d'échange standard PES V2, qui permet la transmission informatique des pièces dématérialisées vers le comptable public.


Un processus de validation balisé

Une collaboration étroite a alors commencé avec le pôle dématérialisation de la Direction générale des finances publiques et le fournisseur du logiciel financier, pour tester et valider la démarche. Les données, constituées de mandats, titres et bordereaux, n'ont pas toutes été intégrées d'un coup dans le protocole de dématérialisation. Le travail initial a été réalisé sur les mandats et les titres. Cela a nécessité un important travail de réflexion sur la saisie d'informations supplémentaires obligatoires. En cas d'incohérence dans la saisie, le nouveau flux est rejeté : la charte interne de création des tiers a dû être redéfinie en conséquence.
Et une fois que les tests se sont avérés concluants, la ville de Cannes a obtenu la validation de cette étape : les mandats et titres ont été dématérialisés. Sur une période de sûreté de 15 jours, les transferts de données ont été doublés d'un envoi des documents en version papier au comptable public, afin de s'assurer du bon fonctionnement du système. Comme aucune anomalie n'a été détectée, le papier a été définitivement abandonné.


L'aspect juridique en question

Restait les bordereaux : ils étaient les dernières pièces encore éditées pour être signées. La ville a donc fait l'acquisition d'un parapheur électronique, qui lui permettra de ne plus avoir à imprimer de papier à l'étape de la signature. Pour l'instant, la ville réalise ses tests en interne, rien n'est encore validé avec le pôle dématérialisation. « Nous sommes aujourd'hui dans une phase d'ajustement » explique Jean-Claude Aidaoui, directeur adjoint des finances et du budget, qui encadre le projet. « Nous voulons avoir la certitude que si demain un titre dématérialisé était attaqué, nous pourrons prouver au juge que le titre a bien été signé électroniquement. Pour cela il faut que nous soyons sûrs que le titre comporte toutes les mentions obligatoires telles que les prévoit la réglementation. Nous travaillons donc sur cet aspect juridique actuellement. »
Ce point-là va donc faire l'objet d'une attention particulière : la direction départementale des finances publiques vérifiera d'abord la validité juridique du bordereau, puis donnera son accord. Le pôle dématérialisation fera ensuite des tests comme pour les mandats et les titres, en envoyant des flux de bordereaux pour vérifier qu'aucune anomalie n'apparaisse ; puis il donnera son feu vert. Ensuite, il sera possible de mettre en production le bordereau : l'adjoint aux finances utilisera le parapheur électronique, puis les bordereaux seront envoyés par flux informatique au comptable. Comme cela a été fait pour les mandats et titres, un doublon papier suivra chaque exemplaire sur les deux ou trois premières semaines avant de passer en dématérialisation totale. La ville de Cannes espère adopter la signature électronique des bordereaux d'ici la fin de l'année.


La numérisation des factures, un gain de temps

Reste une dernière étape : la dématérialisation des pièces justificatives comme les délibérations, les factures, les marchés... Celle-ci a été entamée sur un point : la dématérialisation des factures. Pour l'instant, très peu de fournisseurs peuvent transmettre des factures électroniques. L'objectif serait d'arriver à les faire transiter peu à peu, mais en attendant, c'est une nouvelle tâche affectée au service qui centralise la réception des factures, le secrétariat général. Actuellement en test auprès deux services de la ville, la nouvelle méthode consiste à scanner les factures reçues et à les transmettre par informatique. « Le bilan est concluant » se réjouit Jean-Claude Aidaoui. « Les factures sont transmises dans la journée et peuvent être traitées immédiatement par le service. C'est un véritable avantage, sachant que le délai de paiement est de 30 jours seulement. Les services excentrés par rapport à la mairie principale gagnent un à deux jours : le gain est significatif en terme de temps et de souplesse de travail. »

Lorsque la numérisation des factures sera étendue à tous les services, les originaux seront directement scannés et archivés, évitant ainsi toute perte. Ensuite, la signature informatique certifiera ces factures embarquées dans le flux. Après ce premier essai concluant et une fois que l'étape de la dématérialisation des bordereaux sera terminée, une réflexion plus globale sur l'automatisation du traitement des pièces justificatives pourra être entamée. Et si pour l'instant, seul le service Exécution budgétaire est impacté par ces nouvelles méthodes de travail, l'administration sensibilise les autres services en rédigeant des notes explicatives, pour le jour où toutes les pièces justificatives seront dématérialisées. La Direction de l'évaluation de la performance accompagnera alors ce changement, ces derniers pas d'un travail de fond, qui aura pris plusieurs années pour éclore et moderniser l'administration de la ville.


Le protocole d'échange standard (PES) en chiffres

La dématérialisation des titres, mandats et bordereaux suit maintenant la version 2 du protocole d'échange standard. Elle permet de transmettre simultanément aux données comptables toutes les pièces justificatives s'y rattachant. Ce nouveau protocole enrichi a été expérimenté en 2007 par quelques collectivités pilotes comme le fait actuellement la ville de Cannes. En 2009, 150 collectivités étaient entrées dans le processus, elles seraient plus de 300 en 2010.
Selon le ministère du Budget, dans la fonction publique, le volume de papier annuel échangé entre ordonnateur et comptable serait de 1 milliard de feuilles A4, soit 2 500 tonnes de papier, représentant un coût de 27 millions d'euros. Les coûts de papier, d'édition et de stockage des bulletins de paie, pour les 1,6 million d'agents territoriaux, atteignent environ 11 520 000 euros par an. Il faut ajouter à cela le coût de loyer des « archives » des chambres régionales des comptes, s'élevant à 200 à 300 euros de loyer annuel la tonne, soit 1,2 à 1,8 million d'euros par an : une large partie de ces coûts pourrait être réduite grâce à la dématérialisation.


À lire
- « Archivage : objectif dématérialisation ! », La Lettre du Cadre Territorial - n° 381, 1er juin 2009.
- « Document électronique : quelle valeur probatoire ? », La Lettre du Cadre Territorial, n° 375, 1er mars 2009.

Pour aller plus loin
« La dématérialisation des échanges avec le représentant de l'État et le comptable public », un ouvrage de la collection Dossiers d'Experts des éditions Territorial. Sommaire, commande ou téléchargement sur http://librairie.territorial.fr, rubrique « Dossiers d'Experts ».