consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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II • Réussir sa prise de parole

Fiche pratique n° 4 L’ORGANISATION D’UNE JOURNÉE DES MAIRES PAR UN CONSEIL GÉNÉRAL

 

La France, avec ses 36 683 communes, est sans contestation possible la championne d’Europe en nombre de collectivités locales, regroupant plus de 40 % des communes de l’Union européenne.

Plus de 31 500 des communes de France ont moins de 2 000 habitants avec au total une population médiane de 425 habitants.

 

Partant de ce constat, il est évident que malgré les politiques de rapprochement et de regroupement des collectivités, une immense majorité des communes a un besoin impérieux d’avoir des relations très proches et régulières avec les services du conseil général concerné. Budget de fonctionnement réduit à son strict minimum, moyens humains limités pour entretenir un service de proximité et capacité d’investissement faible, font que les 4/5 des communes sont étroitement dépendantes des politiques départementales et régionales.

 

Action sociale, insertion, transport scolaire, voirie, cadastre, développement économique et bien d’autres politiques ne peuvent avoir du sens et donc une efficacité que dans le cadre d’une action mutualisée au niveau départemental.

 

C’est bien dans cette volonté constante que de rapprocher et de confronter les politiques du conseil général avec les attentes et les besoins des communes que de nombreux présidents de conseils généraux ont donné naissance à l’organisation d’une manifestation appelée « journée des maires », « salon des maires » ou bien encore « congrès des maires ».

 

A - Une journée des maires : un moment fédérateur

 

Le département de l’Yonne, avec ses 353 000 habitants et ses 455 communes, est un département très emblématique et représentatif de cette grande diversité des communes qui existe bien souvent en milieu rural, et précurseur dans l’organisation annuelle d’une journée des maires, au parc des expositions de la ville d’Auxerre.

 

À l’initiative du président du conseil général, cette grand-messe républicaine est devenue le rendez-vous incontournable des élus locaux, des directeurs de services du conseil général, de secrétaires généraux de mairies et des entreprises prestataires de services pour les collectivités territoriales.

 

L’organisation d’une « journée des maires » doit répondre à quatre ambitions :

- valorisation de l’action, de date à date, du conseil général (principales réalisations) et mise en perspective sur ce que peut et doit devenir le département ;

- montrer la cohérence de l’action sur l’ensemble du territoire départemental par grands programmes (éducation, insertion, culture…) ;

- expliquer pourquoi et comment un projet est devenu réalité ; quels en sont les bénéficiaires ; combien ça coûte… ;

- proposer des pistes de réflexion sur des sujets de société qui émergent et dont les réponses ne peuvent être simplistes.

 

B - Retroplanning de production

 

L’importance de l’événement nécessite un retroplanning maîtrisé pour mener à bien, dans le fond comme dans la forme, un rendez-vous qui doit répondre aux attentes de l’ensemble des publics concernés.

 

Temps 1 : Choix d’une date et d’un lieu

 

Le choix de la date doit tenir compte des vacances scolaires, des compétitions sportives, des périodes d’éventuelles élections, des tenues de la commission permanente du conseil général et de tout autre événement local ou départemental qui pourrait entrer en concurrence frontale avec la journée des maires.

Le choix du lieu répond dans un premier temps à des contraintes techniques (capacité d’accueil, espace restauration, espace exposants…) et budgétaires.

Le lieu retenu doit aussi être connu de tous et « idéalement » situé sur le département, c’est-à-dire à équidistance si possible des communes les plus excentrées sur le territoire départemental.

 

Temps 2 : Définition du programme

 

Comme pour tout événement, « l’affiche » doit être attractive et répondre autant que possible aux attentes et besoins du cœur de cible : les maires.

Un événement organisé à l’initiative du conseil général, qui a l’ambition de regrouper plusieurs centaines d’élus locaux, ne peut être pensé pour faire plaisir ou satisfaire l’ego des seuls conseillers généraux.

C’est la connaissance des réalités du terrain qui permet de constituer un programme de thématiques suffisamment attractif pour que les maires se déplacent en ayant finalement une meilleure connaissance des politiques départementales au service de la gestion des communes.

 

L’écriture du programme doit répondre aux questions suivantes :

- quels sont les problèmes des maires sur lesquels l’action du conseil général est conséquente ?

- quelles sont les nouvelles politiques du conseil général qui vont apporter des modifications significatives au fonctionnement, et donc au budget d’une mairie ?

- quels sont les sujets de société (sécurité, environnement, addictions…) et bien souvent les sujets de conversation des administrés, qui préoccupent les élus et qui nécessitent peut-être l’intervention d’experts ?

- quels sont les sujets anxiogènes comme le chômage des jeunes, qui en période de crise doivent trouver une réponse ou une proposition concrètes ?

 

Temps 3 : Choix et préparation des intervenants

 

Le principal intervenant d’une journée des maires est normalement le président du conseil général qui porte une volonté politique et qui est naturellement le mieux placé pour avoir une vision globale sur l’ensemble des politiques engagées.

Au-delà d’un discours de politique générale, le président du conseil général apportera du sens et de la cohésion à des actions qui, prises séparément, ne permettent pas d’avoir une vue d’ensemble sur le développement d’un territoire.

L’intervention pourra être illustrée par des visuels présentant les engagements et priorités financières du département :

- le rapport entre fonctionnement et investissement ;

- les missions obligatoires et non obligatoires ;

- le détail des investissements ;

- le détail du budget social (+/- 60 % du budget d’un conseil général) ;

- le détail de dépenses non obligatoires qui sont pourtant devenues avec le temps des actions « indispensables » ;

- les aides aux investissements communaux, et leur répartition sur le territoire ;

- une carte des implantations de services techniques du conseil général sur le département.

 

Les autres intervenants seront des conseillers généraux, présidents de commissions ou porteurs de projets, éventuellement en binôme avec des directeurs de services, qui apporteront un complément d’informations sur la mise en œuvre pratique de telle ou telle politique.

Enfin, certains experts, régionaux ou nationaux, peuvent s’exprimer dans le cadre d’une conférence ou d’une interview pour exprimer leur réflexion sur un sujet donné (ex. : la lutte contre les addictions pour les jeunes ou le développement des énergies propres) et témoigner de réalisations remarquables réalisées en France ou à l’étranger.

 

Comme pour toute construction d’un événement qui doit retenir l’attention du public, chaque intervenant doit s’exprimer dans un temps limité sous le contrôle d’un meneur de jeu, qui aura pour mission de relancer les plus timorés et d’interrompre les plus bavards. Le rythme dans les échanges et les prises de parole est primordial.

 

La prise de parole devant un public nombreux, environ 500 personnes pour un tel événement, n’est pas une chose aisée, surtout quand il s’agit de présenter une action au mécanisme souvent complexe et au montage financier contraignant pour les collectivités.

Il est donc indispensable de prévoir une séquence de répétition, généralement la veille au soir, dans l’enceinte qui servira de décor le jour J. C’est le meilleur moyen de repérer les éventuelles faiblesses du discours et dans tous les cas d’avoir une certaine sérénité face à un public attentif et exigeant.

Enfin, certains élus souhaitent une écriture finalisée de leur intervention, questions et réponses, même si c’est pour mieux s’en éloigner lors de leur passage sur scène.

 

Exemple de prise de parole par un conseiller général qui a mené une réflexion de fond sur la problématique du financement du transport scolaire en milieu rural. Ce service est d’une évidente nécessité étant donné l’étendue du territoire et le service rendu aux familles, et dans le même temps, il est impératif de revoir son financement.
Contrairement à ce qui existait il y a encore 5 ans, aujourd’hui 90 % des conseils généraux demandent une contribution financière aux familles utilisatrices de ce service.
 
Q : Le sujet de la gratuité totale du transport scolaire revient aussi régulièrement que la rentrée scolaire au mois de septembre ; pourquoi remettez-vous en cause ce principe de gratuité ?
R : Ce n’est justement pas une question de principe et encore moins de doctrine.
Avant de vous répondre, je voudrais que chacun ait une connaissance très précise de cette action du conseil général.
Le transport scolaire c’est :
- un budget annuel de 23 millions d’euros ;
- 26 000 élèves transportés chaque jour de classe ;
- 500 circuits ;
- 5 000 points d’arrêts ;
- un coût moyen par élève de 950 euros par an.
Le dernier point concernant les chiffres, c’est une augmentation de 8 % des derniers appels d’offres, une augmentation qui est la répercussion du coût du carburant.
 
Q : La gratuité totale est remise en cause par de nombreux départements, y compris sur des territoires ruraux… quelle est la situation aujourd’hui ?
R : En effet, ce poste budgétaire devient intenable et c’est ainsi que le Loiret ou la Corrèze par exemple ont modifié récemment leur politique tarifaire.
L’Yonne fait partie des derniers départements à pratiquer la gratuité totale ; la grande majorité des départements demandent un droit d’inscription aux familles.
 
Q : Peut-on considérer que ce droit d’inscription est aussi fait pour responsabiliser les familles ?
R : C’est vrai, et c’est ce que nous avons commencé à faire en créant successivement :
- un code de bonne conduite, incitant les enfants à respecter les chauffeurs et le matériel ;
- un règlement des transports scolaires, en vigueur dès 2012 ;
- et en instaurant le paiement, pour 10 euros, du duplicata de la carte de transport scolaire, que trop d’enfants négligeaient de conserver.
 
Q : Avant de découvrir vos propositions, quels sont les dangers qui guettent toutes les politiques de transport scolaire ?
R : À partir du moment où le service est 100 % gratuit, de nombreuses familles inscrivent leurs enfants par principe, sans pour autant utiliser ce mode de transport ; dans le même temps, nous lançons des appels d’offres sur le nombre d’enfants inscrits ; le résultat est que certains bus roulent au quart ou au tiers de leur capacité.
À partir de 2015, la mise aux normes d’accessibilité des bus pour les enfants handicapés doit être effective ; en bus accessible ou en transport individuel, l’impact budgétaire sera bien réel au service des 300 enfants handicapés qui doivent suivre une scolarité normale.
Enfin, la demi-journée d’enseignement supplémentaire, le mercredi ou le samedi matin, que souhaite instaurer le nouveau ministre de l’Éducation, va coûter entre 1,2 et 1,5 million d’euros supplémentaires par an.
 
Q : Pour contenir ce poste budgétaire que vous ne maîtrisez plus, quelle est votre recommandation ?
R : Pour continuer à maintenir ce service de transport scolaire sur l’ensemble du département, la solution est de mieux rationaliser les circuits en revenant sur la multiplication anarchique des points d’arrêts et demander un droit d’inscription aux familles.
 
Q : Quel sera le montant de ce droit d’inscription ?
R : Nous sommes actuellement en train de chiffrer différents scénarios. Rien n’est encore complètement arrêté, mais le nouveau dispositif entrera en vigueur pour la rentrée 2013-2014.
Actuellement, tout ce que je peux vous dire c’est que la part revenant aux familles dans le coût des transports scolaires devrait, comme dans l’Aube, tourner autour de 10 %.
L’assemblée départementale pourra moduler ce tarif en fonction du nombre d’enfants par famille ou du niveau de scolarité par exemple, sachant que le conseil général a une responsabilité particulière envers les collégiens.
 
Q : Avez-vous évalué l’efficacité d’un droit d’inscription d’un point de vue financier ?
R : Oui ; nous avons regardé ce qui se passe dans d’autres départements, qui ont tous constaté deux effets mécaniques et immédiats : dès qu’il est demandé un droit d’inscription aux familles, le taux d’inscription baisse d’environ 20 %, ce qui nous permettra de lancer des appels d’offres sur des bus de plus petite capacité et donc moins chers ; c’est la première économie ; la collecte du droit d’inscription apportera une contribution financière, tout en responsabilisant les familles.
 
Q : La dernière piste de travail n’est-elle pas de créer une régie des transports pour gérer directement ce service de proximité sans faire appel à des sous-traitants ?
R : C’est en effet une possibilité, et c’est pourquoi le conseil général a voté l’autorisation de créer une régie permettant de gérer en direct telle ou telle ligne… mais il faut savoir que cela demande des investissements humains et matériels très lourds.
Dans tous les cas nous avons une volonté politique très claire concernant le transport scolaire : c’est une politique de proximité au service des communes et des familles que nous devons sauver :
- nous voulons à la fois responsabiliser les familles
ET
- économiser sur les coûts de fonctionnement
POUR
- maintenir un service compétitif de qualité.

 

Sur la base de ce travail d’écriture, l’élu concerné aura toute latitude pour « sortir du cadre » tout en ayant la tranquillité d’esprit de retrouver le cours de son propos en cas d’un trou de mémoire sur un chiffre, ou d’une trop grande émotion face à l’assistance.

 


Temps 4 : Invitation, accueil et mise en scène

 

a) Le carton d’invitation

 

Le carton d’invitation – avec carte-réponse – doit être envoyé trois semaines avant la date de l’événement ; dans tous les cas assez tôt pour prendre date et éviter aux maires concernés d’organiser le même jour un événement d’importance dans leurs communes respectives.

L’invitation reprendra évidemment la date, le lieu et l’horaire mais aussi les principales thématiques abordées lors de la journée.

Une invitation en version électronique pourra aussi être envoyée au secrétaire général des petites mairies, qui gère l’agenda du maire.

Dans la semaine précédant la journée des maires, une relance téléphonique sera faite auprès des maires n’ayant pas renvoyé la carte-réponse.

 

b) L’accueil des élus

 

L’accueil des élus autour d’un café est le premier acte qui donnera la tonalité de la journée.

Les élus apprécient généralement d’avoir une inscription nominative auprès de points de contrôle suffisamment nombreux pour ne pas patienter trop longtemps ; chacun recevant à cette occasion un badge (prénom/nom/fonction/commune) et une sacoche comprenant bloc-notes, stylo et documents de synthèse.

Le président du conseil général prend soin d’accueillir chaque invité sur le pas de la porte.

 

c) Le lieu

 

La scène de l’amphithéâtre sera habillée aux couleurs du conseil général en insistant sur la qualité de la sonorisation et de l’éclairage, pour accompagner les différentes interventions et favoriser les échanges entre la scène et la salle.

Dans le cas d’une projection de films ou de slides sur grand écran, un moniteur de contrôle sera disposé sur la scène, face aux intervenants, pour que chacun puisse accorder son propos avec la diffusion des documents.

 

Temps 5 : Construction du village des services du conseil général et des exposants privés

 

L’installation d’un « village des services du conseil général », dont la gestion est généralement assurée par les directeurs et responsables de services, est toujours un grand succès.

C’est en effet un moment privilégié de rencontres entre élus locaux et fonctionnaires territoriaux pour échanger, demander une information technique, faire le point sur une action en cours ou exprimer un mécontentement sur un dossier très en retard.

Services de secours, cadastre, archives, tourisme, insertion, MDPH, structures économiques… autant de missions du conseil général en direction des communes qui pourront être présentées et valorisées de façon concrète et pédagogique en oubliant toute la rigidité technocratique.

 

Un autre espace pourra accueillir des entreprises du secteur privé qui sont des prestataires légitimes et réguliers des collectivités locales.

Travaux publics, élagage des arbres, transport scolaire, nettoyage, restauration… tous ces secteurs d’activité et bien d’autres ont des relations régulières avec les élus et les secrétaires généraux de mairies.

La commercialisation des stands dédiés au secteur privé pourra abonder le poste engendré par les dépenses du conseil général pour l’organisation d’une journée des maires.

 

Temps 6 : Relations presse et partenariats médias

 

Si l’organisation d’une journée des maires concerne en premier lieu les élus, les décisions et propositions exprimées par les conseillers généraux concernent in fine la vie quotidienne des administrés.

Il est donc normal de proposer aux médias locaux de couvrir tout ou partie des travaux et de favoriser leurs conditions de travail en aménageant un espace dédié aux journalistes.

La signature d’un partenariat média, généralement avec le leader de la presse quotidienne régionale, permettra de créer une opération teasing autour de l’événement, en programmant des sujets avant, pendant et après le jour J.

 

Temps 7 : Restauration

 

Dans un pays qui compte autant de fromages que de jours dans l’année, il n’est pas concevable de convier plusieurs centaines d’élus locaux pour une journée de travail sans respecter une pause déjeuner conséquente.

 

Sans être luxueux, le déjeuner doit être convivial et mettra à l’honneur des produits et spécialités régionales, ce qui répondra à trois objectifs :

- faire travailler les producteurs locaux ;

- entretenir un patrimoine culinaire régional ;

- utiliser le talent de cuisiniers confirmés ou en devenir.

 

Dans la forme, hormis la table d’honneur constituée autour du président du conseil général, le placement des invités sera libre, facilitant ainsi le regroupement par affinités personnelles ou électives.

Le service des plats, sous forme de buffet, permet de limiter le poste de frais de personnel tout en facilitant les échanges et rencontres entre les élus.

Le café est proposé, comme en début de matinée, sur le village des services du conseil général pour en favoriser la fréquentation.

Dans la plus pure tradition des banquets républicains, ce déjeuner est aussi l’occasion de réaliser un sondage grandeur réelle pour évaluer les satisfactions et les vicissitudes dans l’exercice du mandat de maire.

 

Temps 8 : Efficacité d’une journée des maires

 

Sans prendre le risque de créer une opération gadget ou limitée à des fins strictement électorales, une journée des maires doit avoir une continuité dans le temps en travaillant sur la visibilité et la lisibilité des actions actées lors de ce temps fort départemental.

De date à date, toutes les décisions opérationnelles et financières exprimées par le président du conseil général ou par les présidents de commissions doivent être traitées dans les supports habituels du conseil général.

Magazine, newsletter, site Internet, page Facebook, identité visuelle, tout sera mis au service de la notoriété et de la pédagogie des engagements pris devant les maires et qui doivent trouver une concrétisation dans la vie quotidienne des administrés.

L’organisation d’une journée des maires serait tout à fait contre-productive s’il ne s’agissait que d’une série d’effets d’annonces, devant les élus et les journalistes.

 

Il est par ailleurs souhaitable qu’une partie du temps de chaque journée soit consacrée au bilan du travail effectué depuis la précédente « journée ». Ce bilan de l’action est un point important du sérieux d’un tel dispositif et donc de son attractivité, année après année, auprès des maires.

 

En conclusion, une journée des maires bien menée est l’expression de l’interconnexion qui existe entre département et communes, de la vitalité et de l’efficacité des politiques locales ainsi qu’un hommage rendu à tous les maires de France pour leur engagement et leur dévouement.

 

Paul CONSTANS

Dirigeant de « Paul Constans Consultants »

 

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