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Mettre en place une charte documentaire - Méthode et outils pour gérer les documents et les données

Numéro 326
Culture, Documentation, NTIC

Un ouvrage de Mme Katell Auguié  et Mme Coline Vialle
août 2018
ISBN13 : 978-2-8186-1448-8
ISBN version numérique : 978-2-8186-1449-5
102 Pages
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À la faveur des projets de dématérialisation et des attentes des usagers, la production de documents et de données numériques est de plus en plus importante. La création d'un service public de la donnée en 2016 et le nouveau régime de protection des données personnelles en 2018 témoignent de la nécessaire et urgente prise de conscience pour assurer leur gestion. En effet, il est aujourd'hui essentiel d'optimiser ou de mettre en place la gestion documentaire pour faciliter le partage des informations en interne, avec ses partenaires et avec les usagers, et de prévoir leur destruction ou leur archivage au bout d'un temps défini dès leur création.
L'élaboration d'une charte documentaire, complément essentiel de la charte informatique, permet donc de s'organiser, de définir les rôles et responsabilités des acteurs concernés, de rappeler le cadre législatif et réglementaire, et de mettre en place de bonnes pratiques.
Cet ouvrage, orienté sur le contexte organisationnel d'une collectivité territoriale, vous propose une aide pour préciser tous ces éléments et rédiger ou mettre à jour une charte documentaire.
Archiviste, qualiticien, chargé de projet informatique ou organisationnel, documentaliste, informaticien, vous trouverez ici les outils adaptés à votre situation.
Des encarts vous aideront à cibler l'essentiel dans chaque partie et un sommaire de charte ainsi qu'un exemple sont proposés en annexes.

1 - Organiser un projet de charte documentaire
- Définition du projet
- Animation du projet
- Définition des rôles et des responsabilités des acteurs impliqués
2 - Connaître et faire connaître la législation
- La législation sur les archives
- La législation sur le numérique
- La législation sur la communication des documents et des données
- Réutilisation des informations publiques et open data
- La protection des données personnelles ou sensibles
3 - Le cycle de vie des documents et données
- Caractéristiques des documents et des données
- Définition du cycle de vie
4 - Mettre en place de bonnes pratiques pour gérer les informations au quotidien
- La question du nommage
- Plan de classement, indexation
- Bonnes pratiques pour le travail collaboratif
- Éliminer et archiver en toute sécurité
- Le départ d'un agent d'un service
Annexes
Liste des acronymes utilisés
Webographie et bibliographie
Exemple de sommaire d'une charte documentaire
Charte d'utilisation des ressources informatiques de la ville d'Orvault

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