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IV • La communication

Fiche pratique n° 2  VADE-MECUM DE L’ORGANISATION D’UNE CONFÉRENCE DE PRESSE

 


La décision d’organiser une conférence de presse doit être mûrement réfléchie avant de lancer les invitations.

Un tel événement nécessite en effet du temps, de l’argent ; on prend le risque de mettre la réputation de l’émetteur en danger, en cas d’échec (il n’y a rien de plus douloureux que d’organiser un rendez-vous avec la presse auquel les organisateurs sont plus nombreux que les journalistes… Cela démontre le peu d’intérêt pour le sujet et/ou le manque de préparation).

 

A - Les clés du succès

 

- Une information vraiment novatrice et complexe, nécessitant un dialogue entre l’émetteur et les journalistes.

- Un émetteur suffisamment fort, attractif et légitime pour retenir l’attention des journalistes.

- Un message en lien avec les préoccupations du public, des médias et une période choisie, propice à ce type d’information.

- Un maillage en journalistes du territoire considéré suffisamment dense pour regrouper X journalistes.

 

B - La préparation des interventions

 

- Prendre la parole en public n’est pas chose aisée, cela nécessite donc une préparation, une répétition.

- L’intervenant ne doit pas rédiger un discours, mais noter en style synthétique les points et arguments qui doivent être traités lors de son intervention.

- La règle d’or – un émetteur, un message, une cible – de toute communication doit être conservée dans le cadre d’une conférence de presse.

- Le message, toujours le même pendant la conférence, sera décliné sous différents angles pour répondre par anticipation aux questions et réflexions des journalistes.

- L’expression doit toujours être courtoise, précise, pédagogique et logique dans le déroulé de l’argumentaire.

 

C - Les phases préparatoires

 

- Déterminer un thème de conférence, court, clair et cohérent avec l’identité de l’émetteur.

- Constituer et valider un fichier presse en lien avec le thème.

- Rédiger une invitation précisant : le nom + le logo de la puissance invitante et de ses éventuels partenaires ; le nom et la fonction du ou des intervenants ; le jour ; l’horaire ; le lieu (avec plan si nécessaire) ; l’objet de la conférence ; un contact presse avec coordonnées.

- Choisir un lieu en lien avec ce que représente l’émetteur et/ou le thème de la conférence.

 

D - Choisir un « bon jour »

 

- Éviter le lundi (souvent jour de conférence de rédaction), le vendredi (jour de départ en week-end) et le mercredi (jour consacré aux enfants dans une profession très féminisée).

- Privilégier les versions petits-déjeuners de presse (permettant aux journalistes de venir directement de leur domicile sans passer par la rédaction et y rester) ou déjeuners de presse (moment convivial sans amputer sur le temps de travail).

- Bannir les périodes de vacances scolaires, de grève dans les transports, les jours fériés et les fêtes de fin d’année.

 

E - Inviter les journalistes

 

- Envoyer les invitations (avec carte-réponse) 10 jours avant le jour J (version papier et version électronique).

- Relancer individuellement pour apporter un complément d’information et convaincre les hésitants.

- En cas de réponse négative pour un problème d’agendas, proposer un entretien individuel.

- Envoyer un mail de confirmation la veille du point presse.

 

F - Le jour J

 

- Installer une signalétique facilitant l’accès au lieu.

- Vérifier la bonne marche du matériel de sonorisation et de projection.

- Prévoir un accueil avec pointage des invités + vestiaire.

- Installer les journalistes en demi-cercle face aux intervenants.

- Positionner des chevalets avec nom et fonction devant chaque intervenant.

- Prévoir des micros côté salle, pour le jeu de questions-réponses.

- Dans le cadre d’un déjeuner de presse, arrêter le service pendant l’intervention du principal intervenant.

 

G - Déroulé de la conférence de presse

 

- Remercier les journalistes de leur présence.

- Présenter les différents intervenants.

- Expliquer dans quel contexte s’inscrit le sujet de la conférence.

- Laisser peu de place aux monologues et favoriser les échanges avec les journalistes.

- Illustrer le propos avec la diffusion d’images, d’illustrations et de graphiques.

- La courtoisie et l’humour sont de règle en cas de questions « dérangeantes ».

 

H - Après la conférence de presse

 

- Diffuser le dossier de presse aux journalistes qui ne se sont pas déplacés.

- Envoyer un complément d’information, une photo, un logo… aux journalistes en ayant fait la demande.

- Prévenir l’organisme de surveillance des médias du thème traité en point presse et donc des retombées presse à surveiller.

- Constituer et diffuser en interne le press-book des retombées.

- Réaliser un point financier sur le coût réel de la conférence de presse.

 

Paul CONSTANS

Paul Constans Consultants

 

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