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Achats : objectif, 20 % d'économie

Article du numéro 381 - 01 juin 2009

Finances

Acheter bien, ça peut faire gagner de l'argent. En cette période de crise, les responsables ressources seront sensibles à ces conseils d'un directeur des achats : avec un peu de méthode, on peut économiser jusqu'à 20% sur des marchés de fournitures.

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Voilà déjà quelques années que certains acteurs du secteur public ont développé une démarche économique au sein de leur commande publique. Au-delà d'un phénomène de mode, le contexte actuel fait qu'une bonne partie des autres est amenée à se poser la question de la mise en place d'une telle démarche. ­Cependant, le métier d'acheteur reste souvent quelque chose de flou dans leur esprit. Que fait vraiment un acheteur ? Quelle est sa valeur ajoutée ? Quels résultats contribue-t-il à obtenir ?


L'émergence du besoin

Avant de rentrer dans le vif du sujet, rappelons que l'achat vise à la satisfaction d'un réel besoin interne à travers une ressource externe acquise aux meilleures conditions qualité, coût, délai-service et développement durable et dans le respect du CMP (Code des marchés publics). Le point de départ de toute démarche achat est l'émission d'un besoin par un demandeur. Force est de constater la difficulté réelle à définir correctement son besoin. Mais au-delà de cette problématique centrale en termes d'achat, il est nécessaire également que le demandeur puisse toujours ­resituer son besoin par rapport aux objectifs qu'il (ou son service) doit atteindre afin de s'assurer du bien-fondé de sa demande. En effet, il est primordial de rompre avec la ­facilité de reconduire ce que l'on a toujours fait et d'être capable d'envisager de ne pas avoir à acheter.


Une démarche achat amont

Lorsque le besoin est avéré, alors l'acheteur peut lancer une démarche achat en amont de l'AAPC - avis d'appel public à la concurrence -, avec l'objectif de définir une stratégie achat qui doit se traduire en particulier par des objectifs réalistes en termes qualité, coût, délai-service, développement ­durable. Pour ce faire, il joue le rôle de chef de projet en réunissant autour de lui différentes compétences (prescripteurs, utilisateurs, rédacteur marchés, qualiticien), chacun ayant des actions à mener dans le respect d'un planning donné. Dans un premier temps, l'acheteur établit un historique le plus exhaustif possible de l'existant, en mettant à contribution les différents membres du groupe projet. L'objectif est de dégager les points forts et les points à améliorer, tant au niveau du marché que du titulaire. Ensuite, il consacre un temps certain à l'étude du marché fournisseur en rencontrant non seulement des fournisseurs mais encore des concurrents à l'achat, avec l'objectif de découvrir les meilleures pratiques. Il peut utiliser des trames d'entretien précises lui permettant d'optimiser le temps investi pour obtenir de l'information pertinente et exploitable. Il partage alors cet enrichissement au groupe projet pour qu'ensemble ils puissent challenger le besoin initialement exprimé et définir le juste nécessaire en tenant compte de ce que le marché peut offrir. C'est dans cette phase de remise en cause - tant du besoin qu'éventuellement de nos propres façons de travailler - que le potentiel d'économie est le plus élevé. Après avoir optimisé le besoin et toujours grâce au travail d'investigation sur le marché fournisseur, l'acheteur présente au groupe projet des objectifs réalistes en termes qualité, coût, délai-service, développement ­durable, sur lequel le groupe projet doit prendre position.


Contrôler la prestation attendue

En parallèle, ils définissent la façon de contrôler la prestation attendue en établissant une fiche contrôle réception et en ­définissant le processus de sa mise en place et de son exploitation en interne. Ceci permettra de gérer de manière factuelle le prochain titulaire du marché, dans une ­démarche d'amélioration continue. Dès ce stade, il faut prévoir les pénalités, voire les clauses de sortie du marché en cas d'insuffisance avérée du titulaire. De la stratégie ainsi définie doivent découler les seuils de candidature, les critères de choix des offres et leur pondération, permettant de dégager l'offre la plus performante pour satisfaire le besoin exprimé. Grâce encore à sa maîtrise du marché fournisseur, l'acheteur propose des questions pertinentes devant permettre de réellement différencier les soumissionnaires potentiels, avec l'objectif de tirer les offres vers le haut, en partant du juste nécessaire. Il amènera ainsi les soumissionnaires à s'engager sur des résultats mesurables et quantifiables, avec un système de pénalités. Pour faciliter à la fois l'analyse et pouvoir justifier le choix auprès de tous, l'acheteur préférera des questions fermées, voire semi-ouvertes, en les orientant « résultat » plutôt que « moyens ». Cette démarche achat amont s'achèvera par la définition de la forme juridique de la consultation et de l'allotissement ainsi que par le choix du canal de diffusion de l'AAPC pour une véritable mise en concurrence. Le temps pour mener à bien cette démarche achat amont est bien évidemment variable, en fonction, entre autres, du dossier et de la maturité achat de l'entité publique. Quoi qu'il en soit, il faut souvent compter plusieurs mois.


La procédure marché

L'objectif maintenant est de convertir la ­démarche achat amont en marché notifié pour permettre à l'utilisateur de satisfaire son besoin. Pour ce faire, il est préférable d'avoir des rédacteurs marchés maîtrisant parfaitement le Code des marchés publics et la jurisprudence ainsi qu'un processus optimisé de passation des marchés.


La négociation

L'acheteur peut bien évidemment envisager une phase de négociation dans les cas permis par le CMP. Mais celle-ci ne doit pas forcément avoir un caractère systématique. En effet, si tous les objectifs réalistes définis dans notre stratégie achat se retrouvent dans une offre, alors il n'y a pas lieu d'aller en négociation. Ce qui suppose bien évidemment d'avoir fait une réelle démarche achat amont. Dans le cas contraire, mieux vaut saisir l'opportunité de rencontrer les soumissionnaires. Ceci permet pour le moins de s'assurer de la justesse de leur offre. Qui plus est, en demandant, on obtient bien souvent une amélioration des conditions proposées initialement. Même si ce n'est pas optimal, c'est toujours mieux que rien... N'hésitez donc plus à vous lancer dans cette démarche qui devrait contribuer grandement à la maîtrise de vos coûts. Sur certains dossiers, vous pouvez espérer des gains de plusieurs dizaines de pour-cent...


Le management de la Performance du titulaire du marché

Le travail de l'acheteur se poursuit après la notification du marché, en particulier à travers la réunion de lancement qui lui permet de positionner clairement le marché passé, tant auprès des utilisateurs internes qu'auprès du titulaire. Ensuite, de manière régulière, il rencontre ce dernier, avec le qualiticien et des utilisateurs, non seulement pour faire un point sur l'exécution du marché - d'où l'importance des remontées terrain issues des contrôles réalisés par les utilisateurs à réception - mais encore pour étudier ensemble les pistes d'amélioration du marché existant.


Doc-Doc

À lire


- « Dépenses énergétiques : sortez couverts ! », La Lettre du cadre territorial n° 356, 1er avril 2008.


- « Savoir acheter : ça paye ! », La Lettre du cadre territorial n° 336, 15 avril 2007.


- « Les collectivités achètent-elles au bon prix ? », La Lettre du cadre territorial n° 319, 15 juin 2006.