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Archivage : objectif dématérialisation !

Article du numéro 381 - 01 juin 2009

Boîte à outils

Avec le développement inéluctable de l'e-administration et des téléprocédures, se posent les problématiques de validité, de collecte et de conservation des documents à long terme. A l'heure de la dématérialisation, l'archivage électronique est à l'ordre du jour.

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« À partir du moment où les ­documents produits sous forme électronique ne sont plus imprimés ou créés à partir d'un original papier, il est nécessaire de garantir l'intégrité et la validité des fichiers existants pour éviter tout risque de falsification, la traçabilité des opérations, la surveillance et la migration des supports et des formats, la réplication de l'information et l'interopérabilité des échanges. Autrement dit, il est ­indispensable d'envisager la collecte et la conservation des données dès la création de l'application informatique », explique Françoise Banat-Berger, conservatrice du patrimoine aux Archives de France, qui accompagne les collectivités dans la mise en œuvre des nouvelles modalités d'archivage.


Des exemples encore rares

La problématique de l'archivage électroniques'est posée avec la dématérialisation du contrôle de légalité, puis des flux comptables et de la gestion électronique des dossiers, ­notamment ­médico-sociaux des personnes âgées et handicapées, que des collectivités territoriales de plus en plus nombreuses décident de numériser. Les exemples d'archivage électronique des documents ­télétransmis sont encore rares. Les conseils généraux des ­Yvelines et de l'Aube, pionniers de la ­déma­térialisation complète avec la télétransmission d'actes soumis au contrôle de ­légalité et la suppression des originaux papiers, sont deux collectivités précurseurs en matière d'archivage électronique. Ils collaborent, et ont mis en place une plateforme d'archivage électronique permettant de recevoir, de conserver et de restituer l'ensemble des documents électroniques qui n'ont plus d'originaux ­papier, avec l'ob­jectif de conserver les données sur des supports durables et d'en ­assurer la ­communication  auprès du public sous leur forme électronique.


Dans l'Aube : un service mutualisé pour 433 communes

« Quand une collectivité décide de dématérialiser complètement une procédure pour des raisons économiques, elle n'a pas d'autre alternative que d'aller jusqu'au bout de son obligation de conservation, souligne Françoise Banat-Berger, la ­démarche est complexe et implique de nouvelles compétences, une complémentarité entre informaticiens et archivistes et l'intégration de nouvelles technologies parfois coûteuses ».


La mairie de Vichy est d'ailleurs en quête d'un système d'archivage électronique sur mesure avant de se lancer dans la ­dématérialisation. « Aujourd'hui, ce qui nous bloque, c'est l'antériorité du fond ­documentaire. Nous aimerions trouver une ­solution d'archivage qui nous permette à la fois d'intégrer des archives déjà existantes dans notre ­logiciel spécialisé CINDOC et d'archiver et d'indexer simultanément les nouveaux actes », témoigne Pierre ­Dervieux, directeur des affaires générales. Pour les petites et moyennes collectivités, la solution peut passer par la mise en place de services de dématérialisation et d'archivage mutualisé, comme celui proposé par le conseil ­général de l'Aube à 433 communes - dont 421 adhérentes à l'extranet - qui bénéficient des outils et des services de création et de gestion des archives électroniques.


Une plateforme d'archivage pour le département de l'Aube

Hervé Mollet,
directeur des technologies de l'informatique et de la communication

Depuis septembre 2008, l'Aube a totalement supprimé l'original papier de ses délibérations pour ne conserver qu'un support signé électroniquement, seul document opposable. « Nous avons donc mis en place un SAE (système d'archivage électronique caractérisé par deux serveurs distants garantissant la sécurité et l'intégrité des documents, plateforme permettant de réceptionner les documents électroniques dématérialisés, de vérifier la signature électronique et surtout l'horodatage », expliquent Hervé Mollet, directeur des technologies de l'informatique et de la communication et Philippe Ricard, DSI adjoint. Le CG10 vient également de créer un comité d'archivage électronique chargé d'une mission transversale avec l'ensemble des services départementaux pour préparer les versements des documents électroniques aux archives départementales selon des protocoles de transfert et de conservation des actes à définir.


Contacts : Hervé Mollet et Philippe Ricard, 03 25 42 52 62


CG93 : un marché pour la dématérialisation, la numérisation et l'archivage

Valéry Molet,
DGA « pôle ressource » - 01 43 93 92 25 - vmolet@cg93.fr

Engagé dans une démarche éco-responsable avec notamment l'objectif de diminuer drastiquement le volume « papier », le conseil général de Seine-Saint-Denis a opté pour une dématérialisation de l'ensemble de ses procédures, la numérisation et l'archivage électronique des dossiers de la collectivité. Valery Molet, DGA « pôle ressources » précise : « Nous avons lancé un marché global sur 4 ans pour un montant de 700 000 euros pour mettre en œuvre les opérations suivantes :


- dématérialisation financière dans le cadre du projet Hélios ;


- transmission électronique des rapports et des délibérations et des pièces soumises au contrôle de légalité dans le cadre du projet ACTES ;


- dématérialisation des procédures internes GED (gestion électronique des documents) incluant un système de parapheur électronique ;


- archivage numérique des courriers nous permettant d'augmenter considérablement notre capacité de stockage et de sauvegarde ;


- sans oublier l'archivage numérique et électronique à vocation patrimoniale qui reste un enjeu important ».
En parallèle, le CG93 a passé un marché spécifique avec un ESAT (atelier protégé de travailleurs handicapés) pour numériser plus de 55 000 dossiers de personnes âgées et handicapées stockés depuis dix ans.


Archivage : le CG 78 à la pointe des nouvelles technologies

Le département des Yvelines souhaite favoriser l'accessibilité du plus grand nombre à ses archives par des technologies innovantes. La numérisation massive des documents permet la consultation sur place dans des salles de lecture sans papier et par internet. Les archives départementales ont développé en partenariat avec l'INRIA et l'INSA des applications informatiques innovantes : accès automatique aux documents manuscrits numérisés, plateforme d'annotations collectives et installation de postes de lecture avec interface stylo.


Contact : archives départementales des Yvelines - 01 39 07 78 78 - contact@cg78.fr


Dématérialisation des travaux de CAO en Dordogne : archivage simplifié

Le conseil général de la Dordogne a, fin 2008, dématérialisé les travaux de sa commission d'appels d'offres. La plupart des procédures sont à présent gérées au moyen d'un logiciel de la société Edisys : de la préparation de l'ordre du jour et l'envoi des convocations aux élus au procès-verbal de la commission et à la notification des décisions aux entreprises. Cette dématérialisation simplifie l'archivage des données d'autant que ces archives doivent être conservées dix ans dans les murs de la collectivité avant d'être transférées aux archives départementales.


Contact : Françoise Baudry, service des marchés publics - 05 53 45 49 29 - f.baudry@dordogne.fr


En chiffres :

Plus de 8 millions d'actes soumis au contrôle de légalité (350 contrôleurs) sont produits chaque année par 80 000 acteurs (mairies, conseils régionaux, conseils généraux, lycées, collèges).


Doc-Doc

Pour aller plus loin

« La gestion des archives »,


« La dématérialisation des échanges avec le représentant de l'État et le comptable public »,


des ouvrages de la collection Dossiers d'Experts des éditions Territorial. Sommaires, commande ou téléchargement, rubrique « Dossiers d'Experts ».