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I • Les invitations

Fiche pratique n° 3 LES VŒUX AU PERSONNEL – L’EXEMPLE DU CONSEIL GÉNÉRAL DE L’YONNE

 

Les collectivités sont souvent les plus gros employeurs de leur territoire. Exerçant des centaines de métiers, elles ont dû mettre en place des politiques de communication interne innovantes, destinées à présenter aux agents les enjeux auxquels elles sont confrontées et ainsi donner du sens au travail de chacun(*). La plupart des outils sont médiatisés (journal interne, intranet…), mais comme toujours lorsqu’il s’agit de relations humaines, la communication interpersonnelle garde toute son importance. Visites de services, cérémonies d’accueil, séminaires de formation constituent des événements qui rythment la vie territoriale.

 

Aucun n’est cependant autant attendu que la traditionnelle cérémonie des vœux au personnel. Organisée dans beaucoup de collectivités, elle est un des seuls moments (avec peut-être la cérémonie des médailles du travail) où se retrouvent des agents venus d’horizons divers.

C’est l’occasion pour les élus et la direction générale de faire un bilan de l’année écoulée et de donner les grandes directives pour les mois à venir.

 

A savoir
Destinée à l’interne et organisée de façon régulière, la cérémonie des vœux au personnel constitue une dépense de communication qui n’est pas soumise aux contraintes du Code électoral (notamment l’article L. 52-1). Dans le mouvement actuel de restriction des dépenses de communication, certaines collectivités ont arrêté leurs cérémonies de vœux aux associations, à la population ou aux élus. Rares sont cependant les mairies ou les départements qui ont remis en cause leur cérémonie aux agents.
Dans l’Yonne, après une interruption de deux ans (et son triste remplacement par une vidéo postée sur Youtube…), la cérémonie des vœux au personnel a été remise au goût du jour par le nouveau président du conseil général qui souhaitait « renouer avec une communication interne de proximité, basée sur l’échange et la convivialité ».
La manifestation a néanmoins été modernisée et allégée et correspond mieux à l’air du temps et aux aspirations des élus et du personnel.


 

A - Date et lieu

 

La cérémonie se déroule généralement tout début janvier. L’idéal est de la caler dans la seconde semaine après le retour des congés, ce qui permet d’effectuer si nécessaire des relances d’invitation et de travailler sous une pression moindre.

Le jour et l’heure choisis sont à étudier avec soin, surtout dans une collectivité aux effectifs fortement féminisés et répartis sur une centaine de sites éloignés, comme c’est souvent le cas dans les départements.

Dans l’Yonne, le choix a été de caler le déroulement un mercredi en fin d’après-midi pour privilégier la venue du personnel TOS qui travaille dans les restaurants scolaires. Cette option s’est avérée cependant peu pratique pour les jeunes mamans.

Pour faciliter la mixité géographique et de métier, un lieu unique a été choisi. On aurait pu imaginer d’organiser plusieurs petites manifestations sur le territoire départemental, ce qui aurait eu comme avantage de faciliter le contact direct entre les élus et les agents, mais aurait été plus compliqué à caler sur l’agenda du président (lui-même étant convié à de nombreuses cérémonies de ce type).

Une année, la cérémonie des vœux a eu lieu au parc des expositions « Auxerrexpo », mais celui-ci a été parfois jugé intimidant par certains.

En 2013, la manifestation s’est déroulée dans le gymnase d’un collège d’Auxerre, signe de valorisation des agents travaillant dans les établissements scolaires.

 

B - Le film

 

Pour rythmer la cérémonie et apporter un peu de vie dans une manifestation très convenue, il a été décidé par la direction de la communication de réaliser en amont un petit film.

Tournée tout au long de l’année et complété avant les fêtes, sa forme a évolué entre 2011 (date du retour de la manifestation) et 2013.

En 2011, la vidéo d’une dizaine de minutes retraçait en images (film et photographies) les grandes réalisations, mois par mois.

En 2012, de façon plus ambitieuse, il faisait intervenir des agents présentant les nouveautés de l’année dans les cinq pôles du département. Le choix des intervenants (pas de directeurs ou même de chefs de service) avait été entériné par le directeur général des services.

Enfin, en 2013, le film était articulé autour de six séquences mettant en scène la discussion d’un président de commission avec un agent sur un site emblématique (agence territoriale routière pour évoquer la viabilité hivernale, une unité territoriale de solidarité pour le nouveau schéma de l’enfance, etc.). Le film réalisé par la direction de la communication comprenait à chaque fois un habillage soigné inspiré directement du graphisme du carton d’invitation.

 


C - Le carton d’invitation

 

Pour faciliter l’appropriation de la cérémonie et valoriser la relation personnelle établie entre les élus et les agents, il a semblé indispensable de réaliser une « vraie » invitation papier adressée nominativement à chacun.

 

Ce document était complété par un carton de retour à renvoyer par courrier interne directement au président à l’adresse de son cabinet ou bien à une boîte aux lettres électronique créée spécifiquement pour l’occasion (vœux2013@cg89.fr). La diffusion du carton a eu lieu début décembre pour un retour souhaité la première semaine après les vacances d’hiver ce qui laissait un peu de temps pour faire des relances via l’intranet.

 

D - L’exposition

 

Afin de rendre le site recevant la cérémonie plus convivial et personnel, il a été imaginé une exposition de photographies mettant en scène les différents métiers du département. C’était aussi l’occasion pour les personnes invitées de se déplacer dans la salle et de commenter les prises de vue de chacun. En 2012, une autre exposition présentait les meilleurs dessins de presse publiés dans le mensuel départemental.

 

E - Les discours

 

Pour ne pas lasser le public, la cérémonie des vœux du conseil général de l’Yonne s’est articulée autour de deux discours longs d’un quart d’heure chacun.

Celui tout d’abord du directeur général des services présentant aux élus et au président les grandes réalisations de l’année. Puis après la projection du film illustratif évoqué plus haut, le président répondait aux vœux du DGS en présentant ceux de l’exécutif, en félicitant les fonctionnaires pour les grandes réalisations de l’année écoulée et en évoquant les défis à relever, ensemble, pour l’année à venir.

 

F - Le cocktail

 

L’époque n’est plus aux buffets somptuaires. Dans l’Yonne, ce sont désormais de simples et traditionnelles gougères qui sont servies avec un crémant de Bourgogne ou un jus d’orange. De façon générale, les produits du terroir sont naturellement à privilégier et la consommation d’alcool à surveiller.

La pratique des « pots » n’est pas interdite par le Code du travail, mais l’employeur a des obligations en matière de sécurité et de protection des salariés. Si la collectivité met à disposition des salariés de l’alcool, elle doit s’assurer, pendant et à la suite du pot, que la santé physique des agents n’est pas mise en péril, par exemple par un état d’ébriété.

Si le salarié, en état d’ivresse à la suite d’un pot, cause un accident qui lui porte préjudice ou porte préjudice à un tiers, la responsabilité civile du maire pourra alors être engagée sur le fondement du non-respect de son obligation de sécurité. Le dédommagement qui en découle sera fonction du préjudice subi par la victime.

Le maire ou le président pourra également être poursuivi pénalement pour homicide involontaire ou encore non-assistance à personne en danger, par exemple.

 

G - Rétroplanning et budget

 

- Novembre 2012 : choix du lieu et réalisation du carton d’invitation ;

- 9 décembre 2012 : envoi des cartons d’invitation aux 1 800 agents ;

- 4 janvier 2013 : date limite du retour du carton d’invitation au cabinet du président ;

- À partir du 5 janvier : relances par l’intranet ;

- 9 janvier 2013 : cérémonie des vœux :

* 17h00 : accueil par les élus et le président du conseil général,

* 17h15 : discours du directeur général des services,

* 17h30 : projection sur grand écran du film « Regards croisés sur le département »,

* 17h45 : discours du président du conseil général,

* 18h00 : cocktail autour de l’exposition,

* 19h30 : fin.

 

Nombre de personnes accueillies : 450.

Budget :

- Impression des cartons d’invitation : 500 euros (conception graphiste de la direction de la communication) ;

- Location de la salle : néant (dans le gymnase d’un collège) ;

- Sono et projection vidéo : néant (une action du service culturel départemental) ;

- Film : 1 500 euros ;

- Cocktail : 500 euros ;

- Exposition : 500 euros.

 

Fabrice JOBARD

Directeur de la communication du conseil général de l’Yonne

Formateur en protocole

 

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