consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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II • Réussir sa prise de parole

Fiche pratique n° 2 PRÉPARATION, PRODUCTION ET ANIMATION D’UNE CONVENTION

 

L’organisation d’une convention doit avoir un effet mobilisateur autour de l’institution organisatrice si certaines conditions sont respectées pour en assurer le succès.

 

A - La légitimité de la puissance invitante

 

La légitimité de l’organisateur conditionne la crédibilité de la convention proposée.

Tout le monde peut avoir un avis sur tout, mais une collectivité comme une entreprise doit rester sur son champ de compétences et d’attributions pour organiser un dialogue d’experts et de professionnels sur un sujet donné.

Les résultats de travaux en cours, une proposition novatrice, une nouvelle façon d’aborder une problématique ou les résultats d’une étude sont autant de prétextes légitimes pour organiser une convention et proposer un état des lieux.

Le thème principal de la convention doit être assimilé de façon évidente à celui qui en est à l’initiative.

 

B - Un programme attractif

 

Le succès d’une convention repose essentiellement sur le thème principal, le programme et la qualité des intervenants.

Pour un événement qui nécessite un investissement important, financier et en temps passé, il est primordial de bien réfléchir au pouvoir d’attraction que peut avoir ce rendez-vous auprès du public visé.

À une époque où chacun reçoit un flot continu d’informations, le fait d’avoir l’ambition de déplacer 300 ou 500 personnes en une unité de lieu et de temps doit répondre à une attente forte du public considéré.

Thème d’actualité sur une préoccupation forte, réponses concrètes sur des sujets techniques, intervenants prestigieux pour ouvrir le débat et témoins du terrain pour apporter la preuve par l’exemple, sont autant d’éléments qui peuvent retenir l’attention et déclencher la mobilisation.

 

C - Le choix du site et de la date

 

Le site retenu devra être facile d’accès et surtout répondre aux besoins techniques de la convention : parking, auditorium, sonorisation, diffusion de films, espace restauration, sanitaires… tous ces lieux devant avoir une capacité d’accueil adaptée au public attendu avec une variante de 10 %.

Le choix d’une « mauvaise date » peut à elle seule ruiner tous vos espoirs de mobilisation : les vacances scolaires, le vendredi, jour de RTT, le mercredi, jour dédié aux enfants pour certains parents, les fêtes de fin d’année… sont autant de jours ou périodes à éviter.

Certains événements locaux ou régionaux (braderie de Lille, carnaval de Nice…) ont aussi pour faculté de mobiliser toute l’attention et les énergies pour tous les publics au détriment de tout autre événement.

 

D - Constitution de fichiers et invitation

 

Avant son exploitation, un fichier doit être validé et qualifié pour éviter toute déperdition. Fonction, adresse postale, mail, téléphone, autant d’éléments à vérifier qui permettront d’effectuer des relances efficaces.

Le dispositif d’invitation peut être organisé en trois temps :

- pré-invitation par mail, annonçant le thème de la convention et la date ;

- invitation et carte-réponse, précisant le(s) nom(s) et titres des représentants de la puissance invitante, le logo de l’institution, le thème principal, la date, l’heure de début et de fin, le lieu, le programme détaillé, les conditions d’accès et les nom et coordonnées d’un contact pour toute information complémentaire. Sur le carton-réponse sera précisée éventuellement la possibilité de venir accompagné et la présence au déjeuner ;

- rappel par mail, 48 heures avant la date de la convention.

Il est souvent nécessaire d’effectuer des relances téléphoniques pour mobiliser les hésitants et avoir une idée plus précise du nombre de participants.

 

E - Des films de témoignage et de « respiration »

 

À une époque où l’image est reine, la réalisation de petits films, d’une durée maximale de 5 minutes, permet de créer des moments de respiration dans les débats et d’apporter des témoignages du terrain.

La réalisation de ces films nécessite une préparation avec les personnes filmées, un repérage des lieux, une mise en musique pour donner du rythme et un montage très dynamique dans l’esprit d’un reportage de journal télévisé.

C’est enfin un bon moyen pour donner la parole à des intervenants qui ont un message à faire passer mais qui n’ont pas pour autant assez de légitimité pour être sur scène.

 


F - La préparation et répétition des intervenants

 

Mis à part les conférenciers professionnels qui multiplient les interventions à un rythme soutenu, il n’est ni naturel ni facile de prendre la parole en public.

Tout intervenant à donc intérêt à préparer sa prestation, non pas en rédigeant un discours fleuve, mais en notifiant les idées-forces de son intervention : thèmes abordés, chiffres clés, exemples du terrain…

Lors d’une répétition in situ, l’intervenant pourra roder son intervention, apprivoiser les lieux et compléter d’éventuelles lacunes.

Au même titre qu’une émission de télévision, la scène d’une convention doit être un spectacle bien préparé qui laisse peu de place à l’improvisation. Aussi, toutes les équipes techniques qui interviennent le jour J doivent être présentes sans exception.

 

G - Un animateur facilitateur et éventuellement censeur

 

La qualité des débats et donc l’attention du public imposent d’avoir un certain rythme dans les échanges.

Les monologues et interventions de plus de 8 minutes sont à bannir ; un dialogue permanent entre les intervenants et un animateur de débats est la seule solution pour éviter que tel ou tel intervenant ne monopolise la parole, pour faire réagir les uns aux propos des autres et pour donner la parole à la salle.

Le rôle de l’animateur est aussi de participer à la répétition pour pousser chaque intervenant sur ses positions et vérifier ainsi que chacun connaît sa partition.

Enfin, l’animateur aura pour devoir de « couper » une intervention de la salle qui serait en parfait décalage avec l’objet des débats ou qui serait discourtoise vis-à-vis d’un intervenant.

Le travail de l’animateur consiste aussi à rédiger un déroulé minuté de la convention qui prend en compte les discours au pupitre, les temps de paroles pour les tables rondes, la diffusion des films, la projection de documents techniques, les instants d’échanges entre la salle et la scène, les pauses et les temps de restauration.

Ce document sera le fil conducteur des équipes techniques (son, image et lumière), garantissant ainsi la qualité de la production.

 

H - Des prestataires éprouvés

 

Une convention est un événement qui se produit un jour donné à un instant T. Il est donc souhaitable de ne travailler qu’avec des prestataires techniques (sonorisation, restauration,…) ayant fait leurs preuves sur des opérations de moindre importance ou validés par une autre collectivité lors d’un événement similaire.

Le directeur de la communication en charge de l’événement pourrait se voir reprocher le fait d’avoir choisi une entreprise dont le savoir-faire ou les moyens humains et techniques ne seraient pas adaptés pour l’occasion.

Le choix final entre plusieurs offres doit se faire sur la base d’une note d’intention afin que chacun ait compris les enjeux de l’opération et sur un devis très détaillé, permettant ainsi de vérifier que tous les postes techniques sont pris en compte pour éviter tout dépassement budgétaire.

 

I - Accueil personnalisé

 

Comme dans toute rencontre, le premier mot et le premier regard de la première minute sont déterminants quant à la perception qu’un invité aura de la convention.

Le pointage des invités doit être quantitatif, avec un nombre d’hôtesses important pour éviter les files d’attente, et qualitatif, avec la remise de badges nominatifs et un personnel connaissant bien le déroulement de la convention pour apporter toute information complémentaire.

L’accueil devra accompagner le public tout au long de la journée, pour le canaliser, l’informer en permanence sur le programme de la journée, l’orienter vers l’espace-restaurant au bon moment, remettre des documents de travail, passer le micro pour le jeu des questions-réponses et accompagner les personnalités vers des fauteuils réservés.

Au-delà de l’accueil, une équipe sera dédiée au protocole si nécessaire, pour la prise en charge des personnalités, en lien avec les services de sécurité qui ont un cahier des charges spécifique.

 

J - La mise en scène d’une convention

 

Une convention est aussi un spectacle qui doit être mis en scène pour retenir l’attention :

- la scène sera habillée aux couleurs de l’institution et de l’événement (logos et code couleur) ; un habillage en plantes vertes peut faire office de « cache-misère » dans des salles peu avenantes ;

- l’éclairage doit valoriser les intervenants pour qu’ils soient visibles du fond de la salle sans pour autant les aveugler ;

- le mobilier de scène doit être confortable et fonctionnel en étant attentif aux femmes qui doivent être à l’aise y compris en jupe ;

- dans le cas d’une projection de films sur grand écran dans le dos des intervenants, un moniteur sera situé face aux intervenants pour éviter un torticolis en fin de journée ;

- enfin, un nombre suffisant de micros (base 1 pour 2 intervenants) doit permettre une fluidité des échanges.

 


K - Restauration adaptée au public et à l’événement

 

La partie restauration (petit-déjeuner d’accueil, déjeuner, dîner de clôture) ne doit pas être négligée et être un vrai moment de convivialité pour les intervenants et le public.

Selon le territoire (rural/urbain), l’objet de la convention et le public invité, le traiteur en charge de la prestation devra adapter le type de restauration (buffet libre, service à la table) et la nature des mets qui seront proposés.

Dans tous les cas, ce n’est ni le lieu ni le moment d’offrir un repas gastronomique, en total décalage avec une réunion à finalité professionnelle, financée sur un budget public.

Le dernier point important est de vérifier auprès du prestataire que le personnel est en nombre suffisamment important pour assurer un service rapide, sans empiéter sur la tenue des débats.

 

L - Restitution des actes de la convention

 

La véritable efficacité d’une convention est souvent d’être un point de départ pour la mise en œuvre d’une nouvelle politique dans le domaine traité.

Il est donc légitime d’éditer les actes de la convention, document de travail mis au service des intervenants, du public et des médias.

L’enregistrement des débats permettra d’en restituer l’essentiel pour une diffusion sous dix jours après la date de la convention.

Dans le cas d’une convention périodique, ce document de travail servira de base pour la construction d’une nouvelle édition, la sélection des intervenants, la réalisation de reportages et l’orientation des débats.

 

Paul CONSTANS

Paul Constans Consultants

 

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