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Le bureau de Poste électronique

Article du numéro 95 - 02 février 2009   - Réf. 95-2

Meilleures pratiques territoriales

Le concept : Sans quitter votre bureau, sans vous déplacer au bureau de poste, vous pouvez envoyer vos courriers simples, recommandés ou fax aussi simplement qu'un mail. Vos documents sont alors transmis à un centre de traitement pour y être imprimés et mis sous plis. Ils sont ensuite remis à la Poste et distribués par les facteurs. Terminé, les longues impressions de vos publipostages ou factures, les bourrages d'imprimantes, les mises sous plis et le temps perdu pour déposer vos documents à la Poste.

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Auteur de cette fiche Web: Eric Dehove

Bien que payant, mais compte tenu du gain de temps généré, ce service est vite rentabilisé. Plusieurs sites internet proposent ce type de service : Les plus connus : Flydoc (groupe Esker), Maileva (groupe La Poste)


Exemple de FLYDOC

Etape 1 : Inscription au service et installation de l'imprimante virtuelle

L'inscription au service est obligatoire sous forme de pack pré payé ou par contrat d'entreprise (facturation mensuelle sur la consommation réelle du service). L'enregistrement de l'inscription permet alors d'installer l'imprimante virtuelle Flydoc dans la liste de vos imprimantes (vous recevez un mail avec l'adresse où vous pouvez télécharger l'imprimante virtuelle). Vous pourrez alors utiliser le service depuis votre logiciel de traitement de texte ou votre logiciel de gestion .




Etape 2 : Comment envoyer un courrier avec l'imprimante Flydoc ?

L'imprimante FlyDoc est un service en ligne qui vous offre la possibilité d'envoyer vos courriers (ou fax) directement depuis votre ordinateur en utilisant le logiciel de traitement de texte de votre choix. Créez normalement votre courrier dans votre traitement de texte. Pour envoyer des courriers en nombre, utilisez la fonction de fusion/publipostage disponible dans votre éditeur (voir fiche sur le publipostage avec Word), puis imprimez votre courrier sur l'imprimante FlyDoc.

Quelques règles à respecter :

=> L'adresse de votre correspondant doit être placée à un endroit précis pour que le système puisse l'analyser et récupérer automatiquement les données. Pour cela un modèle de document vous est proposé. Il vous suffit d'écrire l'adresse dans le cadre.

=> Votre courrier peut faire plusieurs pages, le système se base sur la reconnaissance de la zone adresse pour gérer les changements de destinataires

1°) Le modèle de document vierge:

2°) Exemple du modèle de document une fois l'adresse saisie:



Etape 3 : Imprimez votre document

Dans votre logiciel de gestion, Sélectionnez votre imprimante Flydoc installée



Votre courrier est téléchargé sur le site d'impression et il ne vous reste plus qu'à saisir quelques paramètres, vérifier que votre adresse a bien été reconnue et valider le travail demandé

1 - Type d'envoi : Courrier / Fax , unitaire ou en nombre

2 - Validation de l'adresse
Vérifiez que l'adresse de votre correspondant a correctement été détectée.
L'utilisation du modèle d'impression vous garanti une bonne reconnaissance

3 - Option d'envoi

Pour le choix du type d'impression : recto ou recto/verso , couleur ou noir/blanc, avec un fond de page (pour votre entête de page), ...
Pour le type d'envoi : simple ou en recommandé, immédiat ou différé, ...
Pour le nombre d'exemplaire, avec l'ajout d'une pièce jointe, ...

4 - Pré visualisation de votre courrier

Vous pouvez visualiser le courrier tel qu'il sera imprimé et envoyé à votre correspondant


Etape 4 : Suivi de vos courriers

Après avoir validé votre demande d'impression , vous pouvez suivre sur le site de Flydoc les travaux soumis et savoir s'ils sont en attente d'impression, imprimés, remis à la poste. Le site archive gratuitement vos envois sur une période de 2 mois. Vous pouvez également suivre les courriers par destinataires, établir des rapports statistiques de suivi, ...


Conclusion

Le service est simple, efficace et peut vous faire gagner beaucoup de temps.

A retenir

=> Gain de temps : impression, dépôt des courriers à la poste, .... quelques clics et 5 minutes seulement pour imprimer et envoyer 500 courriers publipostés, simples ou recommandés !

=> Moins de papier (c'est bon pour la planète !!)

=> L'adresse du destinataire doit toujours être dans la zone réservée (le mieux est d'utiliser le modèle disponible)

=> Un suivi complet des courriers transmis (impression, remise à la poste, ...)

=> Connexion Internet indispensable


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