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Gagnez en efficacité avec la méthode GTD !

Article du numéro 370 - 01 décembre 2008

Organisation

Observez votre bureau. Est-il encombré par une tonne de papiers, de dossiers importants à traiter de toute urgence ? Votre bureau est-il, lui aussi, rempli d'icônes et de dossiers ? Chaque jour, nous sommes bombardés d'informations. Votre solution ? La méthode GTD !

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Inventée par David Allen, la GTD 1 (Getting things done, ou « s'organiser pour réussir ») est une méthode révolutionnaire d'organisation personnelle qui remporte ­actuellement un franc succès aux USA. C'est une méthode pragmatique pour vous organiser aussi bien dans votre vie professionnelle que personnelle.

Dans son formidable livre, David Allen présente les fondements de la GTD :


- vider son esprit ;


- collecter et centraliser toutes ses données ;


- organiser les actions par contexte ;


- penser en terme de Next action ;


- découper en actions élémentaires ;


- réaliser une revue hebdomadaire.


Appliquer la méthode GTD

- Vider son esprit => C'est le grand principe de la GTD : pour se concentrer sur l'important, il faut pouvoir évacuer tout ce qui encombre notre cerveau !

Inscrire les tâches et vos idées sur papier ou sur informatique vous permet de :


- libérer votre esprit ;


- sauvegarder cette idée (et ne pas vous fier sur la mémoire humaine qui reste perfectible...) ;


- vous engager dans l'action et mettre en œuvre cette idée. Nos idées surviennent presque toujours à l'improviste. Pensez à disposer, où que vous soyez, d'outils pour les capturer : post-it, mails, etc.

- Collecter et centraliser toutes ses données


De plus en plus, notre vie professionnelle (et personnelle) devient parcellaire. Nous ­devons gérer l'ensemble de nos activités personnelles (traiter les factures, conduire les enfants à l'école, résilier notre abonnement téléphonique etc.), en plus de nos activités professionnelles (gérer notre boîte mail, conduire des entretiens, rédiger des lettres etc.). Bref, nous gérons souvent une multitude de tâches, le plus souvent en ­simultané : un véritable jonglage intellectuel !  Aussi, nous avons besoin de nous ­recentrer. La GTD se propose de tout centraliser dans une boîte de réception. Une fois votre boîte de réception vidée, vous ressentez un bien-être certain !

- Organiser les actions par contexte


Un contexte décrit où et comment une ­action peut être réalisée. David Allen postule en effet qu'une tâche doit être réalisée dans le contexte dans lequel vous êtes. Exemple : quand vous êtes dans une bibliothèque, vous ne pouvez pas passer d'appels téléphoniques importants (à moins de sortir...), mais vous pouvez rédiger une lettre.

Voici des exemples de contextes :


- @téléphone
- @ordinateur
- @internet
- @réunions
- @maison
- @ mails.


Ainsi, pas besoin de vous soucier d'une tâche si le contexte dans lequel vous êtes ne vous permet pas de la réaliser. Regrouper les ­actions par contexte permet dès lors d'accroître sa productivité personnelle. Nota : Pourquoi mettre un arobase devant le contexte ? Tout simplement parce que, lors d'une mise sous informatique, les dossiers ressortiront en premier !

- Penser en terme de « Next action »


Définition de Next action (première chose à faire) : « L'action concrète par laquelle on ­enclenchera le travail sur un sujet dès qu'on s'y (re) mettra : ex : si je m'y mettais maintenant, qu'est-ce que je ferais tout de suite ? » (Passer tel coup de téléphone, vérifier tel document, rédiger telle note...) ». Prenons un exemple pour bien comprendre cette notion : si vous devez porter votre voiture en réparation, la première chose à faire sera de téléphoner au garage (si possible, indiquez également le nom du garage ainsi que le numéro de téléphone).

- Découper en actions élémentaires


Par nature, nous avons la fâcheuse tendance à remettre à plus tard les actions compliquées souvent au vu de l'ampleur des tâches à réaliser. Découper les tâches en ­petits éléments permet de :


- simplifier ;


- se rendre compte de sa progression.


C'est en fait la technique bien connue des petits pas.

- Réaliser une revue hebdomadaire


Pour être constamment à jour dans vos tâches et vos projets, réalisez une revue hebdomadaire.

Si une tâche prend moins de deux minutes à réaliser, faites-la tout de suite !


S'outiller pour appliquer la méthode

Première bonne nouvelle : pour appliquer la méthode, pas besoin de se lancer dans l'acquisition d'outils coûteux. Un simple papier et un crayon suffisent. Toutefois, la GTD suscite une véritable mode avec une panoplie d'outils : hipster Pda (des feuilles de bristol maintenues par une pince), carnet moleskine (le retour du fameux carnet de notes d'Hemingway), applications pour Pda... Avec l'informatique, c'est encore plus pratique ! De nombreux logiciels gratuits existent pour mettre en œuvre la méthode GTD. Grâce au logiciel ThinkingRock 3 par exemple vous appliquerez la méthode GTD en toute simplicité.


Doc-Doc

À lire :


« S'organiser pour réussir : Getting Things Done (méthode GTD) » de David Allen Leduc. S. Éditions, 2008.

Sites


- Présentation de la méthode GTD


- Liste de discussion Yahoo groups


- Présentation de la méthode GTD sous la forme d'un pdf gratuit à télécharger

www.collectivitenumerique.fr propose une présentation de la méthode GTD + R qui est une adaptation de la méthode GTD avec un simple carnet Rhodia.